Privacybeleid

1. Wanneer Caballus verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is

Caballus is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die worden gebruikt om accounts te beheren, abonnementen te administreren, Clearslot te beveiligen en te verbeteren, met gebruikers te communiceren, ondersteuning te bieden, aan wettelijke verplichtingen te voldoen en onze bedrijfsvoering te verzorgen.

Wanneer een zakelijke klant van Clearslot (Organisator) de Dienst gebruikt om informatie over klanten, potentiële klanten, medewerkers, genodigden of personen die boeken (Boekers) te verzamelen of te beheren, bepaalt de Organisator doorgaans waarom en hoe die informatie wordt gebruikt. De Organisator is verwerkingsverantwoordelijke en Caballus handelt als diens verwerker onder het Clearslot-addendum inzake gegevensverwerking (DPA).

Boekers moeten privacyvragen over een boeking, formulier of bericht van een Organisator eerst aan de betreffende Organisator richten. Wij helpen de Organisator met verzoeken zoals de gegevensbeschermingswetgeving vereist.

Sommige leveranciers, met name betalingsleveranciers en aanbieders van door klanten geautoriseerde integraties, verwerken gegevens ook als afzonderlijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken onder hun eigen privacyverklaringen.

2. Persoonsgegevens die wij verwerken

Afhankelijk van uw gebruik van Clearslot verwerken wij:

• Account- en organisatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, profielfoto, organisatie, rol, taal, tijdzone, accountinstellingen en identificatoren.
• Boekings- en contactgegevens: naam en contactgegevens van de Boeker, bedrijf, tijdzone, gevraagde dienst, afspraaktijd, deelnemers, status, notities, annuleringsreden, antwoorden op aangepaste formulieren en bijbehorende communicatie.
• Beschikbaarheids- en integratiegegevens: beschikbaarheidsregels, agenda-identificatoren en metadata, evenementgegevens, vergaderlinks, identificatoren van gekoppelde accounts, machtigingen en tokens die nodig zijn om een integratie te laten werken.
• Abonnements- en transactiegegevens: abonnement, factuuradres en belastinggegevens, Stripe-klant-/accountidentificatoren, betalingsbedrag, valuta, status, terugbetalingen en metadata over terugboekingen. Caballus ontvangt geen volledige betaalkaartnummers van Stripe.
• Inhoud: tekst op boekingspagina's, afbeeldingen, huisstijl, formulieren, routeringsregels, geüploade materialen en berichten die via de Dienst worden verstrekt.
• Gegevens over bedrijfsbevoegdheid en het verwijderen van media: vestigingsfeiten, niet-openbare besluiten van de operator en verwijzingen naar bewijs, plus noodzakelijke gegevens over de toewijzing en verwijdering van media. Ze worden niet gepubliceerd in kennisgevingen van de Organisator en volgen de onderstaande regels voor accountbewaring en toepasselijke juridische bewaring.
• Ondersteuning en zakelijke communicatie: berichten, bijlagen, feedback en gegevens over de afhandeling van een verzoek.
• Technische en beveiligingsgegevens: IP-adres, apparaat- en browserinformatie, tijdstempels, sessie-identificatoren, authenticatie- en beveiligingsgebeurtenissen, aanvraaglogboeken, foutinformatie en signalen tegen misbruik.
• Gebruiksgegevens: handelingen in het product en de functie-/configuratiestatus die nodig zijn om het product te laten werken, problemen op te lossen en het te verbeteren. Bij de lancering gebruiken wij geen gedragsgerichte advertenties van derden of niet-noodzakelijke analytische cookies.

Clearslot is niet bedoeld voor betaalkaartnummers in formuliervelden, wachtwoorden, authenticatiegeheimen, door de overheid uitgegeven identificatienummers, bijzondere categorieën persoonsgegevens of gegevens over strafbare feiten. Organisatoren mogen bij de lancering dergelijke informatie niet opvragen of verstrekken, of Clearslot gebruiken voor gereguleerde zorgprocessen.

Verplichte account-, beveiligings- en factuurvelden zijn nodig om de gevraagde dienst te leveren of wettelijke verplichtingen na te komen. Als u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij mogelijk het account niet aanmaken, een betaling niet verwerken of de functie niet aanbieden. Optionele profielvelden en integraties zijn vrijwillig. Een Organisator bepaalt welke boekingsvelden noodzakelijk zijn en moet uitleggen wat de gevolgen zijn als deze niet worden ingevuld. Het weigeren van een optioneel antwoord mag niet worden voorgesteld als het afzien van alle privacyrechten.

3. Waar gegevens vandaan komen

Wij ontvangen gegevens:

• rechtstreeks van accountgebruikers, Boekers en personen die contact met ons opnemen;
• van de Organisator die een boekingspagina instelt of teamleden, contacten of boekingen toevoegt;
• van een gekoppelde dienst wanneer een gebruiker een integratie activeert, zoals Stripe of Google Calendar;
• automatisch van apparaten, browsers en onze beveiligings- en applicatiesystemen; en
• uit openbare bronnen, van melders, dienstverleners of autoriteiten wanneer dit nodig is om misbruik te voorkomen, een melding te onderzoeken of aan de wet te voldoen.

4. Waarom wij gegevens gebruiken en onze rechtsgronden

Wanneer Caballus verwerkingsverantwoordelijke is, gebruiken wij persoonsgegevens als volgt:

Wanneer wij boekingsgegevens verwerken of operationele boekingsberichten uitsluitend namens een Organisator versturen, volgen wij diens gedocumenteerde instructies onder de DPA. Die instructies vormen geen afzonderlijke AVG-rechtsgrond: de Organisator moet zelf een rechtsgrond bepalen en bekendmaken. Instemmen met zakelijke Voorwaarden of kennisnemen van deze verklaring verleent geen marketingtoestemming of toestemming namens Boekers.

Wanneer wij ons op gerechtvaardigde belangen beroepen, beoordelen wij de noodzaak en gevolgen van de verwerking en gebruiken wij deze grond niet als de rechten van een persoon zwaarder wegen dan onze belangen. U kunt meer informatie vragen over een voor u relevante belangenafweging.

Als wij om toestemming vragen, kunt u die op elk moment intrekken. Intrekking heeft geen gevolgen voor eerdere rechtmatige verwerking.

5. Wie persoonsgegevens ontvangt

Wij verstrekken aan de volgende ontvangers alleen wat redelijkerwijs noodzakelijk is:

Stripe kan afhankelijk van de betalingsactiviteit optreden als verwerker, onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke of gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke. Voor een gekoppeld betaalaccount van een Organisator sluit Stripe ook rechtstreeks een overeenkomst met de Organisator. Google verwerkt gegevens onder zijn eigen voorwaarden wanneer een gebruiker de integratie activeert.

Wij kunnen gegevens ook verstrekken aan professionele adviseurs en auditors onder geheimhouding; aan een koper, investeerder of opvolger bij een daadwerkelijke bedrijfstransactie; aan bevoegde autoriteiten wanneer de wet dit vereist; en aan een ander persoon wanneer dit nodig is om rechten, veiligheid of de Dienst te beschermen.

Wij verkopen geen persoonsgegevens. Wij delen ze niet voor gedragsgerichte advertenties over verschillende contexten heen.

De actuele lijst van verwerkers voor Persoonsgegevens van de Klant staat in de subverwerkersbijlage bij onze DPA. Lettertypebestanden worden vanaf de eigen domeinen van Clearslot geleverd; het laden van een pagina stuurt geen lettertypeverzoek naar Google.

Voor een Google Calendar-/Meet-koppeling benaderen wij de agenda- en evenementinformatie die nodig is voor door de gebruiker gevraagde beschikbaarheid, synchronisatie en het aanmaken van vergaderingen. Ons gebruik en onze doorgifte van informatie die via Google-API's is ontvangen, voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Wij gebruiken deze informatie niet voor advertenties of het trainen van modellen voor algemene doeleinden. U kunt de integratie in Clearslot verbreken en de toegang via uw Google-account intrekken; verbreken wist niet op zichzelf reeds rechtmatig aangemaakte gegevens of gegevens die de Organisator bewaart.

6. Internationale doorgifte

Onze primaire applicatiedatabase en rekeninfrastructuur worden in de Europese Economische Ruimte gehost en versleutelde back-ups worden in Frankrijk opgeslagen. Dit is geen toezegging dat alle verwerking in de EU of EER plaatsvindt. Cloudflare, Stripe, Google Workspace en optionele Google-integraties omvatten wereldwijde verwerking, waaronder in de Verenigde Staten. Resend slaat e-mailinhoud en aflevergegevens voornamelijk in de Verenigde Staten op en verwerkt deze daar; het kiezen van een EU-verzendregio verandert die opslaglocatie niet. De overeenkomst van Scaleway staat ook doorgiften buiten de EU met waarborgen toe, hoewel onze back-upopslag in Frankrijk staat.

De [subverwerkersbijlage bij de DPA](/dpa) beschrijft functies, locaties en contractuele doorgiftewaarborgen van leveranciers. Gekoppelde Google-accounts vallen onder de voorwaarden en waarborgen die voor die accounts gelden; het eigen Workspace-addendum van Caballus dekt niet elk Google-account van een Organisator.

Wanneer de AVG doorgifte buiten de EER beperkt, moet de betrokken doorgifte worden gedekt door een toepasselijk mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-US Data Privacy Framework voor een daarvoor in aanmerking komende gecertificeerde ontvanger, of ingevulde standaardcontractbepalingen met aanvullende maatregelen waar nodig. Het mechanisme hangt af van de ontvanger en de verwerking, niet alleen van de merknaam. Neem contact op via [email protected] voor de toepasselijke waarborgen en een kopie, met rechtmatige weglatingen ter bescherming van vertrouwelijke informatie en rechten van anderen.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, waaronder het leveren van de Dienst, het volgen van instructies van de Organisator, het handhaven van beveiliging, het voldoen aan de wet, het oplossen van geschillen en het handhaven van overeenkomsten.

Bij de lancering geldt het volgende bewaarschema:

Verwijdering door leveranciers kan extra tijd kosten nadat gegevens uit actief gebruik zijn verwijderd. Het Workspace-addendum van Google staat tot 180 dagen toe om de verwijdering te voltooien nadat gegevens via de dienst niet meer herstelbaar zijn; beëindiging van de Workspace-overeenkomst kan eerst een herstelperiode van maximaal 30 dagen meebrengen. Resterende kopieën blijven beschermd en mogen niet voor gewone bedrijfsdoeleinden worden gebruikt. Wij geven toepasselijke verwijderingsinstructies door; het sluiten van één Clearslot-account beëindigt onze gedeelde leveranciersaccounts niet en wist niet automatisch gegevens die Stripe of gekoppelde diensten van een Organisator onafhankelijk bewaren.

Een Organisator kan voor eigen boekingsgegevens een kortere of langere bewaartermijn instellen voor zover de Dienst dit toestaat. Caballus kan na verwijdering een minimaal blokkeringsrecord bewaren om een afmelding te respecteren of het opnieuw aanmaken van een misbruikaccount te voorkomen.

Dit zijn standaardschema's, geen reden om een bindende verwijderingsinstructie of een kortere wettelijke termijn uit te stellen. Vereiste opvraagtermijnen en beperkingen op bewaring door verwerkers blijven beheerst door de DPA en toepasselijke wetgeving.

Wij kunnen relevante gegevens bewaren tijdens een juridische bewaarmaatregel, geschil of onderzoek. Wanneer die maatregel eindigt, wordt het gewone schema hervat.

8. Accountsluiting wist niet onmiddellijk elk gegeven

Het sluiten van een account trekt toegang in en start het toepasselijke verwijderings- of de-identificatieproces. Dit wist niet noodzakelijk onmiddellijk elke registratie. Zo kunnen wij wettelijk vereiste factuur- en transactiegegevens, beveiligingsbewijs, gegevens voor bescherming van Boekers of geschilbeslechting, historische boekingsverwijzingen die consistent moeten blijven en versleutelde back-upkopieën tot automatische afloop bewaren.

Wanneer Caballus als verwerker optreedt, bepaalt de Organisator de verwijderingsinstructies onder de DPA. Een Boeker die om verwijdering vraagt, moet eerst contact opnemen met de Organisator. Toepasselijke verwijderingsinstructies moeten opnieuw op herstelde gegevens worden uitgevoerd voordat herstelde diensten worden heropend.

9. Uw gegevensbeschermingsrechten

Onder voorbehoud van voorwaarden en uitzonderingen in toepasselijke wetgeving kunt u recht hebben op:

• toegang tot uw persoonsgegevens en informatie over het gebruik ervan;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van gegevens;
• beperking van verwerking;
• bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen of tegen direct marketing;
• ontvangst van gegevens in een overdraagbaar formaat; en
• intrekking van toestemming.

Neem voor een recht betreffende een Clearslot-account of de eigen verwerking van Caballus contact op via [email protected]. Neem voor een recht betreffende een boekingspagina of gegevens van een Organisator contact op met die Organisator. Wij kunnen informatie nodig hebben om identiteit en bevoegdheid te verifiëren. Gemachtigde vertegenwoordigers moeten hun bevoegdheid aantonen.

Voor verzoeken onder de AVG reageren wij zonder onnodige vertraging en normaal binnen één maand na ontvangst. Als de complexiteit of het aantal verzoeken een wettelijk toegestane verlenging vereist, leggen wij dat binnen die eerste maand uit. Verzoeken zijn doorgaans kosteloos; een weigering of vergoeding moet aan de wettelijke voorwaarden voldoen en wij leggen de reden en beschikbare klachtmogelijkheden uit.

U kunt op elk moment bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing. Wij stoppen dat gebruik. U kunt ook om redenen die verband houden met uw specifieke situatie bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigde belangen; wij passen dan de wettelijk vereiste afwegingen en uitzonderingen toe.

U kunt een klacht indienen bij de gegevensbeschermingstoezichthouder waar u woont, werkt of meent dat een overtreding heeft plaatsgevonden. U kunt ook een gerechtelijke vordering instellen. Wij stellen het op prijs eerst de kans te krijgen uw bezorgdheid te behandelen.

10. Cookies en opslag op apparaten

Clearslot gebruikt cookies of soortgelijke opslag op apparaten die nodig zijn om:

• aanmeldsessies te behouden en beveiligingsstatus te onthouden;
• formulieren en verzoeken tegen vervalsing, bots en misbruik te beschermen;
• taal- of essentiële interfacevoorkeuren te bewaren; en
• verkeer via Cloudflare te routeren en te beveiligen.

Wanneer een promotionele melding kan worden gesloten, onthoudt een browservoorkeur die keuze 30 dagen. Dit is een sluitingsvoorkeur, geen marketingtoestemming of identificator voor advertentietracking.

Deze technologieën worden gebruikt omdat zij nodig zijn om de door u gevraagde dienst te leveren of te beveiligen, niet voor advertenties. Blokkering kan aanmelding, boekingen of andere kernfuncties verhinderen.

Bij de lancering plaatsen wij geen niet-noodzakelijke analytische of advertentiecookies. Als dit verandert, werken wij deze verklaring bij en vragen wij waar vereist toestemming voordat wij zulke cookies plaatsen.

11. Beveiliging

Wij gebruiken technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens naar verhouding van het risico te beschermen. Deze omvatten TLS tijdens overdracht, beperkte beheertoegang, authenticatie- en sessiecontroles, netwerk- en applicatiebeveiliging, logregistratie en monitoring, kwetsbaarheids- en patchbeheer, versleutelde externe back-ups, beheer van geheimen en gedocumenteerde incident- en herstelprocedures.

Geen internetdienst is volledig veilig. Klanten moeten toegangsgegevens beschermen, gebruikerstoegang passend instellen en vermoedelijke compromittering onmiddellijk melden via [email protected].

12. Kinderen

Personen jonger dan 18 mogen geen Clearslot-account hebben. De Dienst is niet op kinderen gericht.

Een kind jonger dan 13 mag geen boekingsformulier indienen; een bevoegde volwassene moet een boeking over dat kind maken. Dit is een productbeperking, geen bewering dat 13 in de gehele EU een uniforme toestemmingsleeftijd is. Een Organisator die afspraken voor of over kinderen toestaat, is verantwoordelijk voor een passende rechtsgrond, leeftijdsgeschikte transparantie, bevoegdheid van een voogd waar vereist, gegevensminimalisatie en alle overige waarborgen. Het verbod op gevoelige informatie bij de lancering geldt ook voor informatie over kinderen.

13. Geautomatiseerde besluiten

We gebruiken technische signalen om spam, fraude, accountovername en verboden gebruik op te sporen en controles te prioriteren. Het van het IP-adres afgeleide land en Tor-signalen van onze netwerkprovider kunnen productverzoeken weigeren; ontbrekende of tegenstrijdige informatie over de bedrijfsvestiging of het definitieve factureringsland kan de toegang opschorten tot de operator deze heeft beoordeeld. Een geografische weigering blokkeert een organisatie op zichzelf niet permanent. Bevoegd Caballus-personeel beoordeelt blijvende besluiten over toelating en blokkering. Neem contact op met [email protected] om menselijke beoordeling te vragen, uw standpunt te geven of een besluit aan te vechten. We bieden aanvullende informatie en waarborgen die het toepasselijke recht vereist.

14. Informatie over de Europese Unie

Caballus is een in Ierland opgerichte vennootschap. Voor verwerking waarvoor Caballus verwerkingsverantwoordelijke is, staan de door artikelen 13 en 14 AVG vereiste gegevens over doelen, rechtsgronden, ontvangers, bewaring en rechten hierboven. U kunt klagen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming waar u woont, werkt of meent dat een overtreding plaatsvond.

Wanneer een Organisator verantwoordelijk is voor Boekergegevens, moet die zelf volledige privacyinformatie verstrekken. De gelaagde verklaring op een boekingspagina identificeert die Organisator en verwijst naar diens verklaring. Caballus gebruikt toestemming niet als rechtsgrond uitsluitend omdat een gebruiker kennisneemt van deze verklaring.

15. Talen en dwingende rechten

Privacyinformatie moet begrijpelijk zijn voor de personen op wie wij ons richten. Gelokaliseerde verklaringen beschrijven dezelfde verwerking en rechten; zij zijn geen afzonderlijke zakelijke overeenkomsten. De bepaling over Engels in onze zakelijke Voorwaarden doet geen afbreuk aan deze transparantieplicht of uw dwingende privacyrechten. Neem contact op als een verklaring onduidelijk is of u een vertaalfout ontdekt.

16. Wijzigingen en contact

Wij kunnen deze verklaring bijwerken vanwege wijzigingen in wetgeving, leveranciers of de Dienst. Wij plaatsen de actuele versie en geven waar passend aanvullende kennisgeving van belangrijke wijzigingen.

Privacyvragen en verzoeken betreffende rechten: [email protected]

Ondersteuning: [email protected]

Postadres: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland