Политика за поверителност

1. Кога Caballus е администратор или обработващ лични данни

Caballus е администратор на личните данни, използвани за обслужване на акаунти, администриране на абонаменти, защита и подобряване на Clearslot, комуникация с потребители, предоставяне на поддръжка, спазване на закона и управление на нашата дейност.

Когато бизнес клиент на Clearslot (Организатор) използва Услугата, за да събира или управлява информация за свои клиенти, потенциални клиенти, служители, поканени лица или лица, които правят резервации (Резервиращи лица), Организаторът обикновено определя защо и как се използва тази информация. Организаторът е администраторът, а Caballus действа като негов обработващ лични данни съгласно Допълнението на Clearslot за обработване на данни.

Резервиращите лица следва първо да отправят въпросите си за поверителността на резервация, формуляр или съобщение от Организатора към съответния Организатор. Ще съдействаме на Организатора във връзка с исканията, както изисква законодателството за защита на данните.

Някои доставчици, особено доставчиците на платежни услуги и на интеграции, разрешени от клиента, обработват данни и като самостоятелни или съвместни администратори съгласно собствените си уведомления за поверителност.

2. Лични данни, които обработваме

В зависимост от начина, по който използвате Clearslot, обработваме:

• Данни за акаунта и организацията: име, имейл адрес, телефонен номер, профилна снимка, организация, роля, език, часова зона, настройки на акаунта и идентификатори.
• Данни за резервации и контакти: име и данни за контакт на Резервиращото лице, фирма, часова зона, заявена услуга, час на срещата, участници, статус, бележки, причина за отмяна, отговори в персонализирани формуляри и свързани комуникации.
• Данни за наличност и интеграции: правила за наличност, идентификатори и метаданни на календари, подробности за събития, връзки за видеоконференции, идентификатори на свързани акаунти, разрешения и токени, необходими за работата на дадена интеграция.
• Данни за абонаменти и трансакции: план, адрес за фактуриране и данъчна информация, идентификатори на клиенти/акаунти в Stripe, сума, валута и статус на плащането, възстановявания на суми и метаданни за оспорени плащания. Caballus не получава от Stripe пълните номера на платежни карти.
• Съдържание: текст на страниците за резервации, изображения, брандиране, формуляри, правила за маршрутизиране, качени материали и съобщения, предоставени чрез Услугата.
• Данни за допустимостта на предприятията и премахването на медийно съдържание: факти за установяването, непублични решения на оператора и препратки към доказателства, както и необходимите данни за принадлежността и премахването на медийно съдържание. Те не се публикуват в уведомленията на Организатора и се съхраняват съгласно посочените по-долу правила за акаунтите и приложимото запазване по правни причини.
• Комуникации за поддръжка и делови комуникации: съобщения, прикачени файлове, обратна връзка и записи за начина, по който е обработено дадено искане.
• Технически данни и данни за сигурност: IP адрес, информация за устройството и браузъра, времеви отметки, идентификатори на сесии, събития за удостоверяване и сигурност, журнали на заявки, информация за грешки и сигнали за предотвратяване на злоупотреби.
• Данни за използването: действия в продукта и състояние на функциите/конфигурацията, необходими за неговата работа, отстраняване на проблеми и подобряване. При стартирането не използваме поведенческа реклама от трети страни или бисквитки за незадължителен анализ.

Clearslot не е предназначен за въвеждане на номера на платежни карти в полета на формуляри, пароли, тайни за удостоверяване, държавни идентификационни номера, специални категории лични данни или данни за престъпления. При стартирането Организаторите не трябва да изискват или предоставят такава информация или да използват Clearslot за регулирани процеси в областта на здравеопазването.

Задължителните полета за акаунта, сигурността и фактурирането са необходими за предоставяне на заявената услуга или изпълнение на правни задължения. Ако не ги попълните, може да не сме в състояние да създадем акаунта, да обработим плащане или да предоставим функцията. Незадължителните полета в профила и незадължителните интеграции са доброволни. Организаторът решава кои полета за резервация са необходими и трябва да обясни последиците от непредоставянето им; отказът да се даде незадължителен отговор не трябва да се представя като отказ от всички права на поверителност.

3. Откъде получаваме данните

Получаваме данни:

• пряко от потребители на акаунти, Резервиращи лица и лица, които се свързват с нас;
• от Организатора, който конфигурира страница за резервации или добавя членове на екипа, контакти или резервации;
• от свързана услуга, когато потребител активира интеграция, например Stripe или Google Calendar;
• автоматично от устройства, браузъри и нашите системи за сигурност и приложения; и
• от публични източници, податели на сигнали, доставчици на услуги или органи, когато това е необходимо за предотвратяване на злоупотреба, разследване на сигнал или спазване на закона.

4. Защо използваме данните и на какви правни основания

Когато Caballus е администратор, използваме лични данни, както следва:

Когато обработваме данни за резервации или изпращаме оперативни съобщения за резервации единствено за Организатор, следваме неговите документирани инструкции съгласно Допълнението за обработване на данни (DPA). Тези инструкции не представляват отделно правно основание по ОРЗД: Организаторът трябва да определи и оповести своето собствено основание. Приемането на бизнес Условията или потвърждаването, че сте запознати с това Уведомление, не представлява съгласие за маркетинг или съгласие от името на Резервиращите лица.

Когато се позоваваме на легитимни интереси, разглеждаме необходимостта и въздействието на обработването и не използваме това основание, когато правата на дадено лице имат преимущество пред нашите интереси. Можете да поискате допълнителна информация за оценка на баланса на интересите, която се отнася до Вас.

Ако поискаме съгласие, можете да го оттеглите по всяко време. Оттеглянето не засяга по-ранното законосъобразно обработване.

5. Кой получава лични данни

Разкриваме само разумно необходимото на следните получатели:

Stripe може да действа като обработващ лични данни, самостоятелен администратор или съвместен администратор в зависимост от платежната дейност. За свързания платежен акаунт на Организатор Stripe сключва договор и пряко с Организатора. Google обработва данни съгласно собствените си условия, когато потребител активира интеграцията с него.

Можем също да разкриваме данни на професионални консултанти и одитори при задължение за поверителност; на купувач, инвеститор или правоприемник при действителна корпоративна сделка; на компетентни органи, когато законът го изисква; и на друго лице, когато това е необходимо за защита на права, безопасността или Услугата.

Не продаваме лични данни. Не ги споделяме за поведенческа реклама, проследяваща дейността в различни контексти.

Актуалният списък на обработващите лични данни, използвани за Лични данни на Клиента, се намира в списъка на подобработващите към нашето DPA. Файловете с шрифтове за уебсайта се предоставят от собствените домейни на Clearslot; зареждането на страница не изпраща заявка за шрифт към Google.

При свързване с Google Calendar/Meet осъществяваме достъп до информацията за календара и събитията, необходима за наличност, синхронизация и създаване на срещи, заявени от потребителя. Използването и прехвърлянето от наша страна на информация, получена чрез API на Google, спазват Google API Services User Data Policy, включително изискванията ѝ за Ограничено използване. Не използваме тази информация за реклама или за обучение на модели с общо предназначение. Можете да прекъснете интеграцията в Clearslot и да отмените достъпа чрез своя акаунт в Google; самото прекъсване не изтрива записи, които вече са създадени законосъобразно, или записи, съхранявани от Организатора.

6. Международни трансфери

Основната ни база данни и изчислителните ресурси за приложението се хостват в Европейското икономическо пространство, а шифрованите архивни копия се съхраняват във Франция. Това не е ангажимент цялото обработване да се извършва в ЕС или ЕИП. Cloudflare, Stripe, Google Workspace и незадължителните интеграции с Google включват глобално обработване, включително в Съединените щати. Resend съхранява и обработва съдържанието на имейлите и данните за доставката главно в Съединените щати; изборът на регион за изпращане в ЕС не променя това местоположение на съхранение. Споразумението на Scaleway също допуска трансфери извън ЕС при съответни гаранции, въпреки че нашите архивни копия се съхраняват във Франция.

[Списъкът на подобработващите към DPA](/dpa) описва функциите на доставчиците, местоположенията и договорните гаранции за трансферите. Свързаните акаунти в Google се подчиняват на условията и гаранциите, приложими към тези акаунти; допълнението за Workspace на самия Caballus не обхваща всеки акаунт в Google на Организатор.

Когато ОРЗД ограничава трансфер извън ЕИП, съответният трансфер трябва да бъде обхванат от приложим механизъм, например решение за адекватност, Рамката за защита на личните данни между ЕС и САЩ за допустим сертифициран получател или надлежно сключени Стандартни договорни клаузи с допълнителни мерки, когато са необходими. Механизмът зависи от получателя и обработването, а не само от марката му. Свържете се със [email protected] за приложимите гаранции и копие от тях, при законосъобразни заличавания за защита на поверителна информация и правата на други лица.

7. Колко дълго съхраняваме данните

Съхраняваме лични данни само толкова дълго, колкото е необходимо за целта, за която са събрани, включително за предоставяне на Услугата, следване на инструкциите на Организатора, поддържане на сигурността, спазване на закона, разрешаване на спорове и прилагане на споразумения.

Графикът за съхранение при стартирането е:

Изтриването от доставчик може да отнеме допълнително време след премахване на данните от активно използване. Допълнението за Workspace на Google допуска до 180 дни за завършване на изтриването, след като данните станат невъзстановими чрез услугата; прекратяването на споразумението за Workspace може първо да включва период за възстановяване до 30 дни. Остатъчните копия остават защитени и не трябва да се използват за обичайни делови цели. Предаваме приложимите инструкции за изтриване; закриването на един акаунт в Clearslot не прекратява нашите споделени акаунти при доставчиците и не изтрива автоматично записи, държани независимо от Stripe или от свързани услуги на Организатора.

Организаторът може да определи по-кратко или по-дълго съхранение за собствените си записи за резервации, когато Услугата допуска това. Caballus може да запази минимален запис за потискане след изтриването, за да спази отказ от комуникации или да предотврати повторно създаване на акаунт, използван за злоупотреби.

Това са графици по подразбиране, а не основание за забавяне на обвързваща инструкция за изтриване или на по-кратък законов срок. Изискуемите срокове за извличане на данните и ограниченията за съхранението от обработващи лични данни продължават да се уреждат от DPA и приложимото право.

Можем да запазим съответните данни по време на задължение за запазване по правни причини, спор или разследване. Когато това задължение отпадне, обичайният график се възобновява.

8. Закриването на акаунт не означава незабавно изтриване на всеки запис

Закриването на акаунт отнема достъпа и започва приложимия процес на изтриване или деидентификация. То не изтрива непременно всеки запис незабавно. Например можем да съхраняваме фактури и записи за трансакции, изисквани по закон; доказателства за сигурност; записи, необходими за защита на Резервиращи лица или разрешаване на спорове; исторически препратки към резервации, които трябва да останат съгласувани; и шифровани архивни копия до автоматичното им изтичане.

Когато Caballus действа като обработващ лични данни, Организаторът контролира инструкциите за изтриване при условията на DPA. Резервиращо лице, което иска изтриване, следва първо да се свърже с Организатора. Приложимите инструкции за изтриване трябва да бъдат повторно приложени към възстановени данни, преди възстановените услуги да бъдат отново достъпни.

9. Вашите права във връзка със защитата на данните

При спазване на условията и изключенията в приложимото право може да имате право:

• на достъп до личните си данни и информация за тяхното използване;
• на коригиране на неточни данни;
• на изтриване на данни;
• на ограничаване на обработването;
• да възразите срещу обработване, основано на легитимни интереси, или срещу директен маркетинг;
• да получите данните в преносим формат; и
• да оттеглите съгласие.

За да упражните право във връзка с акаунт в Clearslot или със собственото обработване на Caballus, се свържете със [email protected]. За да упражните право във връзка със страница за резервации или записи на Организатор, се свържете с този Организатор. Може да ни е нужна информация за проверка на самоличността и правомощията. Упълномощените представители трябва да докажат своите правомощия.

За искания, уреждани от ОРЗД, отговаряме без ненужно забавяне и обикновено в рамките на един месец от получаването. Ако сложността или броят на исканията изисква допустимо по закон удължаване, обясняваме това в рамките на първия месец. Исканията обикновено са безплатни; всеки отказ или такса трябва да отговаря на законовите условия, а ние обясняваме причината и наличните права за подаване на жалба.

Можете по всяко време да възразите срещу използването на личните Ви данни за директен маркетинг. Ще преустановим това използване. Можете също да възразите по причини, свързани с Вашата конкретна ситуация, срещу обработване, основано на легитимни интереси; тогава прилагаме проверките и изключенията, изисквани от закона.

Можете да подадете жалба до надзорния орган за защита на данните по мястото, където живеете, работите или смятате, че е извършено нарушение. Можете също да предявите иск пред съд. Бихме оценили възможността първо да разгледаме Вашето притеснение.

10. Бисквитки и съхранение на устройства

Clearslot използва бисквитки или подобно съхранение на устройства, необходими за:

• поддържане на сесиите за вход и запомняне на състоянието на сигурността;
• защита на формуляри и заявки срещу подправяне, ботове и злоупотреби;
• запазване на езика или съществени предпочитания за интерфейса; и
• маршрутизиране и защита на трафика чрез Cloudflare.

Когато промоционално съобщение може да бъде затворено, предпочитание в браузъра запомня този избор за 30 дни. Това е предпочитание за затваряне на съобщението, а не съгласие за маркетинг или идентификатор за рекламно проследяване.

Тези технологии се използват, защото са необходими за предоставяне или защита на услугата, която заявявате, а не за реклама. Блокирането им може да попречи на влизането, резервациите или други основни функции.

При стартирането не поставяме незадължителни бисквитки за анализ или реклама. Ако това се промени, ще актуализираме това Уведомление и ще поискаме съгласие, когато е приложимо, преди да ги поставим.

11. Сигурност

Използваме технически и организационни мерки, предназначени да защитават личните данни пропорционално на риска. Те включват TLS при пренос, ограничен административен достъп, контрол на удостоверяването и сесиите, мерки за мрежова и приложна сигурност, регистриране и наблюдение, управление на уязвимости и актуализации, шифровани архивни копия извън основната площадка, управление на тайни и документирани процедури за инциденти и възстановяване.

Никоя интернет услуга не е напълно сигурна. Клиентите трябва да защитават своите идентификационни данни за достъп, да конфигурират подходящо достъпа на потребителите и да ни уведомяват своевременно на [email protected] при подозрение за компрометиране.

12. Деца

Лица под 18 години не могат да имат акаунт в Clearslot. Услугата не е насочена към деца.

Дете под 13 години не трябва да изпраща формуляр за резервация; упълномощен възрастен трябва да направи резервация, която се отнася до това дете. Това е продуктово ограничение, а не твърдение, че 13 години е единна възраст за съгласие в ЕС. Организатор, който разрешава срещи за деца или във връзка с деца, е отговорен за подходящо правно основание, прозрачност, съобразена с възрастта, правомощия на родител или настойник, когато се изискват, свеждане на данните до минимум и всички други гаранции. Забраната при стартирането за чувствителна информация се прилага еднакво и за информацията за деца.

13. Автоматизирани решения

Използваме технически сигнали за откриване на спам, измами, превземане на акаунти и забранена употреба и за определяне на приоритетите при проверка. Държавата, определена чрез IP адреса, и сигналите за Tor от нашия мрежов доставчик могат да доведат до отказ на заявки към продукта; липсващи или противоречиви данни за установяването на предприятието или окончателната държава за фактуриране могат да задържат достъпа до проверка от оператора. Географският отказ сам по себе си не блокира трайно организацията. Упълномощен персонал на Caballus проверява трайните решения за допустимост и блокиране. Свържете се със [email protected], за да поискате проверка от човек, да изразите становището си или да оспорите решение. Предоставяме всяка допълнителна информация и гаранции, изисквани от приложимото право.

14. Информация за Европейския съюз

Caballus е регистрирано в Ирландия дружество. За обработването, при което Caballus е администратор, информацията за цели, правни основания, получатели, съхранение и права, изисквана от членове 13 и 14 от ОРЗД, е изложена по-горе. Можете да подадете жалба до надзорния орган за защита на данните по мястото, където живеете, работите или смятате, че е извършено нарушение.

Когато Организатор контролира данните на Резервиращите лица, той трябва да предостави своя собствена пълна информация за поверителност. Слоестото уведомление на страницата за резервации посочва този Организатор и съдържа връзка към неговото уведомление. Caballus не използва съгласието като правно основание само защото потребител потвърждава, че е запознат с това Уведомление.

15. Езици и задължителни права

Информацията за поверителност трябва да бъде разбираема за хората, към които сме насочени. Локализираните уведомления описват същото обработване и същите права; те не са отделни бизнес договори. Разпоредбата за английски език в нашите Бизнес условия не отменя това задължение за прозрачност или Вашите задължителни права на поверителност. Свържете се с нас, ако уведомлението е неясно или установите грешка в превода.

16. Промени и контакт

Можем да актуализираме това Уведомление, за да отразим промени в закона, доставчиците или Услугата. Ще публикуваме текущата версия и ще предоставяме допълнително уведомление за съществени промени, когато е уместно.

Въпроси за поверителността и искания за упражняване на права: [email protected]

Поддръжка: [email protected]

Пощенски адрес: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland