Zásady ochrany osobných údajov

1. Kedy je Caballus prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom

Caballus je prevádzkovateľom osobných údajov používaných na prevádzku účtov, správu predplatného, ochranu a zlepšovanie Clearslot, komunikáciu s používateľmi, podporu, dodržiavanie práva a riadenie našej činnosti.

Keď podnikový zákazník Clearslot (Organizátor) používa Službu na zber alebo správu informácií o zákazníkoch, potenciálnych zákazníkoch, pracovníkoch, pozvaných alebo osobách, ktoré rezervujú (Rezervujúci), spravidla rozhoduje o účele a spôsobe použitia. Organizátor je prevádzkovateľom a Caballus jeho sprostredkovateľom podľa Dodatku Clearslot o spracúvaní údajov (DPA).

Rezervujúci majú otázky o súkromí rezervácie, formulára alebo správy Organizátora najprv adresovať príslušnému Organizátorovi. Pri žiadostiach mu pomáhame podľa práva ochrany osobných údajov.

Niektorí poskytovatelia, najmä platobní a poskytovatelia integrácií povolených zákazníkom, spracúvajú údaje aj ako samostatní alebo spoloční prevádzkovatelia podľa vlastných oznámení.

2. Osobné údaje, ktoré spracúvame

Podľa používania Clearslot spracúvame:

• Údaje účtu a organizácie: meno, e-mail, telefón, profilový obrázok, organizáciu, rolu, jazyk, časové pásmo, nastavenia účtu a identifikátory.
• Rezervačné a kontaktné údaje: meno a kontakt Rezervujúceho, spoločnosť, časové pásmo, požadovanú službu, čas stretnutia, účastníkov, stav, poznámky, dôvod zrušenia, odpovede vo vlastných formulároch a súvisiacu komunikáciu.
• Údaje dostupnosti a integrácií: pravidlá dostupnosti, identifikátory a metadáta kalendára, údaje udalostí, konferenčné odkazy, identifikátory prepojených účtov, oprávnenia a tokeny potrebné pre integráciu.
• Údaje predplatného a transakcií: plán, fakturačnú adresu a daňové informácie, identifikátory zákazníka/účtu Stripe, sumu, menu, stav, refundácie a metadáta spätných zúčtovaní. Caballus od Stripe nedostáva úplné čísla platobných kariet.
• Obsah: text rezervačných stránok, obrázky, značku, formuláre, pravidlá smerovania, nahrané materiály a správy poskytnuté cez Službu.
• Záznamy o oprávnenosti podniku a stiahnutí médií: skutočnosti o usadení, neverejné rozhodnutia prevádzkovateľa a odkazy na dôkazy a potrebné záznamy o príslušnosti a stiahnutí médií. Nezverejňujú sa v oznámeniach Organizátora a riadia sa nižšie uvedenými pravidlami uchovávania účtu a prípadného uchovania z právnych dôvodov.
• Podpornú a obchodnú komunikáciu: správy, prílohy, spätnú väzbu a záznamy vybavenia žiadostí.
• Technické a bezpečnostné údaje: IP adresu, informácie o zariadení a prehliadači, časové pečiatky, identifikátory relácií, udalosti autentifikácie a bezpečnosti, protokoly požiadaviek, chyby a signály proti zneužívaniu.
• Údaje používania: úkony v produkte a stav funkcií/nastavení potrebný na prevádzku, diagnostiku a zlepšenie. Pri spustení nepoužívame behaviorálnu reklamu tretích strán ani nepovinné analytické súbory cookie.

Clearslot nie je navrhnutý na čísla kariet vo formulároch, heslá, autentifikačné tajomstvá, štátne identifikačné čísla, osobitné kategórie údajov ani údaje o trestných činoch. Pri spustení Organizátori nesmú tieto údaje žiadať alebo zadávať ani používať Clearslot na regulované zdravotnícke postupy.

Povinné polia účtu, bezpečnosti a fakturácie sú potrebné na požadovanú službu alebo právne povinnosti. Bez nich nemusíme vedieť vytvoriť účet, spracovať platbu či poskytnúť funkciu. Voliteľné profilové polia a integrácie sú dobrovoľné. Organizátor určuje nevyhnutné rezervačné polia a vysvetľuje následky ich nevyplnenia; odmietnutie voliteľnej odpovede nemožno prezentovať ako vzdanie sa všetkých práv na súkromie.

3. Odkiaľ údaje pochádzajú

Údaje dostávame:

• priamo od používateľov účtov, Rezervujúcich a osôb, ktoré nás kontaktujú;
• od Organizátora nastavujúceho stránku alebo pridávajúceho členov tímu, kontakty či rezervácie;
• z prepojenej služby, keď používateľ aktivuje integráciu, ako Stripe alebo Google Calendar;
• automaticky zo zariadení, prehliadačov a našich bezpečnostných a aplikačných systémov; a
• z verejných zdrojov, od oznamovateľov, poskytovateľov alebo orgánov, ak treba predchádzať zneužitiu, vyšetriť oznámenie či dodržať právo.

4. Účely použitia a právne základy

Keď je Caballus prevádzkovateľom, osobné údaje používa takto:

Pri spracúvaní rezervácií alebo odosielaní prevádzkových správ výlučne pre Organizátora dodržiavame jeho zdokumentované pokyny podľa DPA. Nie sú samostatným právnym základom GDPR: Organizátor musí určiť a oznámiť vlastný základ. Prijatie Obchodných podmienok či potvrdenie Oznámenia nie je súhlasom na marketing ani súhlasom v mene Rezervujúcich.

Pri oprávnených záujmoch posudzujeme nevyhnutnosť a vplyv spracúvania a tento základ nepoužijeme, ak práva osoby prevažujú. Môžete žiadať viac informácií o príslušnom vyvažovaní záujmov.

Ak žiadame súhlas, môžete ho kedykoľvek odvolať. Odvolanie neovplyvní predchádzajúce zákonné spracúvanie.

5. Komu údaje poskytujeme

Nasledujúcim príjemcom poskytujeme len primerane potrebné údaje:

Stripe môže podľa platobnej činnosti pôsobiť ako sprostredkovateľ, samostatný alebo spoločný prevádzkovateľ. Pri prepojenom platobnom účte Organizátora Stripe uzatvára aj priamu zmluvu s Organizátorom. Google spracúva údaje podľa vlastných podmienok po aktivácii integrácie.

Údaje môžeme poskytnúť tiež odborným poradcom a audítorom viazaným mlčanlivosťou; kupujúcemu, investorovi alebo nástupcovi pri skutočnej podnikovej transakcii; príslušným orgánom, ak to vyžaduje právo; a iným osobám, ak treba chrániť práva, bezpečnosť alebo Službu.

Osobné údaje nepredávame ani nezdieľame na behaviorálnu reklamu sledujúcu osoby medzi rôznymi kontextmi.

Aktuálny zoznam sprostredkovateľov pre Osobné údaje zákazníka je v zozname ďalších sprostredkovateľov DPA. Súbory písiem sa poskytujú z vlastných domén Clearslot; načítanie stránky neposiela požiadavku na písmo Googlu.

Pri Google Calendar/Meet pristupujeme ku kalendárovým a udalostným údajom potrebným na dostupnosť, synchronizáciu a tvorbu stretnutí podľa požiadavky používateľa. Používanie a prenos údajov z Google API spĺňa Google API Services User Data Policy, vrátane požiadaviek Limited Use. Údaje nepoužívame na reklamu či trénovanie modelov na všeobecné účely. Integráciu môžete odpojiť v Clearslot a odvolať prístup v účte Google; odpojenie samo nevymaže zákonne vytvorené záznamy ani záznamy Organizátora.

6. Medzinárodné prenosy

Hlavná aplikačná databáza a výpočtové zdroje sú v Európskom hospodárskom priestore, šifrované zálohy vo Francúzsku. Nie je to záväzok, že všetko spracúvanie je v EÚ alebo EHP. Cloudflare, Stripe, Google Workspace a voliteľné Google integrácie zahŕňajú globálne spracúvanie vrátane Spojených štátov. Resend ukladá a spracúva e-mailový obsah a doručovacie údaje predovšetkým v Spojených štátoch; voľba odosielacieho regiónu EÚ nemení miesto uloženia. Zmluva Scaleway povoľuje tiež chránené prenosy mimo EÚ, hoci naše zálohy sú vo Francúzsku.

[Zoznam ďalších sprostredkovateľov DPA](/dpa) opisuje funkcie, miesta a zmluvné ochranné opatrenia. Prepojené Google účty podliehajú vlastným podmienkam a opatreniam; vlastný Workspace dodatok Caballus nepokrýva každý Google účet Organizátora.

Ak GDPR obmedzuje prenos mimo EHP, musí byť pokrytý platným mechanizmom, napríklad rozhodnutím o primeranosti, EU-US Data Privacy Framework pre oprávneného certifikovaného príjemcu alebo uzatvorenými štandardnými zmluvnými doložkami s doplňujúcimi opatreniami, kde treba. Mechanizmus závisí od príjemcu a spracúvania, nielen od značky. O platné opatrenia a kópiu požiadajte na [email protected]; kópia môže obsahovať zákonné zakrytia častí textu na ochranu dôverných údajov a práv iných.

7. Ako dlho údaje uchovávame

Údaje uchovávame len na čas potrebný na účel zberu, vrátane Služby, pokynov Organizátora, bezpečnosti, zákona, sporov a presadzovania dohôd.

Harmonogram pri spustení:

Výmaz u poskytovateľov môže po odstránení z aktívneho používania trvať dlhšie. Google Workspace dodatok povoľuje až 180 dní na dokončenie výmazu po tom, čo sú údaje cez službu neobnoviteľné; skončenie Workspace zmluvy môže najprv zahŕňať obnovovacie obdobie do 30 dní. Zvyšné kópie zostávajú chránené a nesmú slúžiť bežným obchodným účelom. Posúvame platné pokyny; uzavretie jedného Clearslot účtu neukončí naše spoločné účty poskytovateľov ani automaticky nevymaže záznamy nezávisle uchovávané Stripe alebo prepojenými službami Organizátora.

Organizátor môže nastaviť kratšie alebo dlhšie uchovávanie vlastných rezervácií, ak to Služba umožňuje. Caballus môže po výmaze ponechať minimálny blokovací záznam na dodržanie odmietnutia alebo zabránenie obnove zneužívajúceho účtu.

Sú to predvolené harmonogramy, nie dôvod zdržať záväzný pokyn na výmaz či kratšiu zákonnú lehotu. Povinné lehoty získania údajov a obmedzenia uchovávania sprostredkovateľom upravuje DPA a platné právo.

Relevantné údaje môžeme zachovať počas právneho zadržania, sporu alebo vyšetrovania. Po skončení zadržania pokračuje bežný harmonogram.

8. Uzavretie účtu nie je okamžitý výmaz každého záznamu

Uzavretie ruší prístup a začína príslušný výmaz alebo odstránenie identifikácie. Nemusí vymazať všetko ihneď. Môžeme ponechať zákonom vyžadované faktúry/transakcie, bezpečnostné dôkazy, záznamy na ochranu Rezervujúcich alebo riešenie sporov, historické referencie rezervácií vyžadujúce konzistentnosť a šifrované zálohy do automatického vypršania.

Keď je Caballus sprostredkovateľom, Organizátor riadi pokyny podľa DPA. Rezervujúci má najprv kontaktovať Organizátora. Pred otvorením obnovených služieb sa musia platné pokyny na výmaz znovu vykonať na obnovených údajoch.

9. Vaše práva na ochranu osobných údajov

Za podmienok a výnimiek platného práva môžete mať právo na:

• prístup k osobným údajom a informácie o použití;
• opravu nepresných údajov;
• výmaz;
• obmedzenie spracúvania;
• namietanie spracúvania na základe oprávnených záujmov alebo priameho marketingu;
• získanie údajov v prenosnom formáte; a
• odvolanie súhlasu.

Pre účet Clearslot alebo vlastné spracúvanie Caballus kontaktujte [email protected]. Pre stránku či záznamy Organizátora kontaktujte jeho. Môžeme vyžadovať overenie totožnosti a oprávnenia. Splnomocnení zástupcovia musia preukázať oprávnenie.

Na žiadosti GDPR odpovedáme bez zbytočného odkladu, spravidla do jedného mesiaca od prijatia. Ak zložitosť alebo počet žiadostí vyžaduje povolené predĺženie, vysvetlíme ho v prvom mesiaci. Žiadosti sú spravidla bezplatné; odmietnutie alebo poplatok musia spĺňať právne podmienky a vysvetlíme dôvody aj práva na sťažnosť.

Kedykoľvek môžete namietať používanie údajov na priamy marketing. Také použitie zastavíme. Z dôvodov týkajúcich sa vašej konkrétnej situácie môžete namietať aj spracúvanie založené na oprávnených záujmoch; potom uplatníme zákonné testy a výnimky.

Sťažovať sa môžete dozornému orgánu v mieste bydliska, práce alebo domnelého porušenia. Môžete tiež podať žalobu. Oceníme možnosť riešiť obavu najprv sami.

10. Cookies a úložisko zariadenia

Clearslot používa cookies alebo podobné úložisko potrebné na:

• udržiavanie prihlasovacích relácií a bezpečnostného stavu;
• ochranu formulárov a požiadaviek proti falšovaniu, botom a zneužitiu;
• uchovanie jazyka alebo základných nastavení rozhrania; a
• smerovanie a ochranu premávky cez Cloudflare.

Ak možno zavrieť propagačnú výzvu, nastavenie prehliadača si voľbu pamätá 30 dní. Ide o nastavenie zavretia, nie súhlas s marketingom ani reklamný sledovací identifikátor.

Technológie sú potrebné na poskytovanie či zabezpečenie požadovanej služby, nie reklamu. Blokovanie môže znemožniť prihlásenie, rezervácie alebo iné kľúčové funkcie.

Pri spustení nepoužívame nepotrebné analytické či reklamné cookies. Pri zmene aktualizujeme Oznámenie a pred ich nastavením požiadame o súhlas, kde treba.

11. Bezpečnosť

Používame technické a organizačné opatrenia primerané riziku: TLS pri prenose, obmedzený administratívny prístup, autentifikačné a relačné kontroly, zabezpečenie siete a aplikácie, protokolovanie a monitorovanie, správu zraniteľností a aktualizácií, šifrované zálohy mimo lokality, správu tajomstiev a zdokumentované incidentné a obnovovacie postupy.

Žiadna internetová služba nie je úplne bezpečná. Zákazníci musia chrániť prihlasovacie údaje, správne nastaviť prístup a podozrenie na kompromitáciu ihneď oznámiť na [email protected].

12. Deti

Osoby mladšie ako 18 rokov nesmú mať účet Clearslot. Služba nie je zameraná na deti.

Dieťa mladšie ako 13 rokov nesmie odoslať rezervačný formulár; rezerváciu týkajúcu sa dieťaťa musí urobiť oprávnený dospelý. Je to obmedzenie produktu, nie tvrdenie, že 13 je jednotný vek súhlasu v EÚ. Organizátor umožňujúci stretnutia pre deti alebo o deťoch zodpovedá za primeraný základ, vekovo vhodnú transparentnosť, oprávnenie opatrovníka kde treba, minimalizáciu údajov a všetky ostatné ochranné opatrenia. Zákaz citlivých informácií pri spustení platí aj pre deti.

13. Automatizované rozhodnutia

Používame technické signály na odhaľovanie spamu, podvodov, prevzatia účtu a zakázaného používania a na určenie priority kontroly. Krajina odvodená z IP adresy a signály Tor nášho sieťového poskytovateľa môžu odmietnuť požiadavky na produkt; chýbajúce alebo rozporné informácie o usadení podniku či konečnej fakturačnej krajine môžu pozastaviť prístup do kontroly prevádzkovateľom. Samotné geografické odmietnutie organizáciu trvalo nezablokuje. Oprávnení pracovníci Caballus preskúmavajú trvalé rozhodnutia o oprávnenosti a blokovaní. Na [email protected] môžete požiadať o ľudské preskúmanie, vyjadriť svoj názor alebo napadnúť rozhodnutie. Poskytujeme ďalšie informácie a záruky vyžadované platným právom.

14. Informácie pre Európsku úniu

Caballus je spoločnosť registrovaná v Írsku. Pri spracúvaní ako prevádzkovateľ sú vyššie uvedené účely, základy, príjemcovia, uchovávanie a práva vyžadované článkami 13 a 14 GDPR. Sťažnosť môžete podať dozornému orgánu pre ochranu údajov v mieste bydliska, práce či domnelého porušenia.

Ak Organizátor riadi údaje Rezervujúcich, musí poskytnúť vlastné úplné informácie o súkromí. Vrstvené oznámenie na stránke ho identifikuje a odkazuje na jeho oznámenie. Caballus nepoužíva súhlas ako základ len preto, že používateľ potvrdí toto Oznámenie.

15. Jazyky a kogentné práva

Informácie o súkromí musia byť zrozumiteľné osobám, na ktoré sa zameriavame. Lokalizované oznámenia opisujú rovnaké spracúvanie a práva; nie sú samostatnými obchodnými zmluvami. Anglická jazyková doložka Obchodných podmienok neruší túto transparentnosť ani vaše kogentné práva na súkromie. Kontaktujte nás pri nejasnostiach alebo chybe prekladu.

16. Zmeny a kontakt

Oznámenie môžeme aktualizovať pri zmene práva, poskytovateľov či Služby. Zverejníme aktuálnu verziu a pri významných zmenách vhodné dodatočné oznámenie.

Otázky o súkromí a žiadosti o práva: [email protected]

Podpora: [email protected]

Poštová adresa: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland