Pravila privatnosti

1. Kada je Caballus voditelj ili izvršitelj obrade

Caballus je voditelj obrade osobnih podataka koji se upotrebljavaju za upravljanje računima i pretplatama, zaštitu i poboljšanje Clearslota, komunikaciju s korisnicima, pružanje podrške, poštovanje zakona i upravljanje našim poslovanjem.

Kada poslovni korisnik Clearslota (Organizator) upotrebljava Uslugu za prikupljanje ili upravljanje informacijama o svojim klijentima, potencijalnim klijentima, zaposlenicima, pozvanim osobama ili osobama koje rezerviraju (Osobe koje rezerviraju), Organizator obično odlučuje zašto i kako se te informacije upotrebljavaju. Organizator je voditelj obrade, a Caballus djeluje kao njegov izvršitelj obrade prema Dodatku o obradi podataka Clearslota.

Osobe koje rezerviraju trebaju pitanja o privatnosti rezervacije, obrasca ili poruke Organizatora najprije uputiti relevantnom Organizatoru. Organizatoru ćemo pomoći u postupanju po zahtjevima kako nalažu propisi o zaštiti podataka.

Neki pružatelji usluga, osobito pružatelji platnih usluga i integracija koje je odobrio korisnik, također obrađuju podatke kao zasebni ili zajednički voditelji obrade prema vlastitim obavijestima o privatnosti.

2. Osobni podaci koje obrađujemo

Ovisno o tome kako upotrebljavate Clearslot, obrađujemo:

• Podatke o računu i organizaciji: ime, adresu e-pošte, telefonski broj, profilnu sliku, organizaciju, ulogu, jezik, vremensku zonu, postavke računa i identifikatore.
• Podatke o rezervacijama i kontaktima: ime i kontaktne podatke Osobe koja rezervira, društvo, vremensku zonu, zatraženu uslugu, vrijeme termina, sudionike, status, bilješke, razlog otkazivanja, odgovore u prilagođenim obrascima i povezanu komunikaciju.
• Podatke o raspoloživosti i integracijama: pravila raspoloživosti, identifikatore i metapodatke kalendara, pojedinosti događaja, poveznice za konferencije, identifikatore povezanih računa, dopuštenja i tokene potrebne za rad integracije.
• Podatke o pretplatama i transakcijama: plan, adresu za naplatu i porezne informacije, identifikatore korisnika/računa u Stripeu, iznos, valutu i status plaćanja, povrate novca i metapodatke o povratu sredstava po osporavanju plaćanja. Caballus od Stripea ne prima potpune brojeve platnih kartica.
• Sadržaj: tekst stranica za rezervacije, slike, vizualni identitet, obrasce, pravila usmjeravanja, učitane materijale i poruke dostavljene putem Usluge.
• Evidencije prihvatljivosti poslovanja i povlačenja medija: činjenice o poslovnom nastanu, nejavne odluke operatera i upućivanja na dokaze te potrebne evidencije o pripadnosti i povlačenju medija. Ne objavljuju se u obavijestima Organizatora i podliježu pravilima zadržavanja računa i primjenjivog čuvanja zbog pravnih obveza navedenima u nastavku.
• Komunikaciju za podršku i poslovnu komunikaciju: poruke, privitke, povratne informacije i evidenciju postupanja po zahtjevu.
• Tehničke i sigurnosne podatke: IP adresu, informacije o uređaju i pregledniku, vremenske oznake, identifikatore sesija, događaje autentifikacije i sigurnosti, zapise zahtjeva, informacije o pogreškama i signale za sprječavanje zlouporabe.
• Podatke o upotrebi: radnje poduzete u proizvodu i stanje funkcija/konfiguracije potrebne za njegov rad, otklanjanje poteškoća i poboljšanje. Pri pokretanju ne upotrebljavamo bihevioralno oglašavanje trećih strana ni kolačiće za neobveznu analitiku.

Clearslot nije namijenjen unosu brojeva platnih kartica u polja obrazaca, lozinki, tajnih podataka za autentifikaciju, identifikacijskih brojeva koje izdaju državna tijela, posebnih kategorija osobnih podataka ili podataka o kaznenim djelima. Organizatori pri pokretanju ne smiju tražiti ni slati takve informacije niti upotrebljavati Clearslot za regulirane zdravstvene radne procese.

Obvezna polja za račun, sigurnost i naplatu potrebna su za pružanje zatražene usluge ili ispunjavanje zakonskih obveza. Ako ih ne ispunite, možda nećemo moći otvoriti račun, obraditi plaćanje ili pružiti funkciju. Neobvezna profilna polja i neobvezne integracije dobrovoljni su. Organizator odlučuje koja su polja za rezervaciju nužna i mora objasniti posljedice njihova neispunjavanja; odbijanje neobveznog odgovora ne smije se prikazivati kao odricanje od svih prava na privatnost.

3. Odakle podaci dolaze

Podatke primamo:

• izravno od korisnika računa, Osoba koje rezerviraju i osoba koje nas kontaktiraju;
• od Organizatora koji postavlja stranicu za rezervacije ili dodaje članove tima, kontakte ili rezervacije;
• od povezane usluge kada korisnik uključi integraciju, primjerice Stripe ili Google Calendar;
• automatski iz uređaja, preglednika te naših sigurnosnih i aplikacijskih sustava; i
• iz javnih izvora, od prijavitelja, pružatelja usluga ili tijela kada je to potrebno za sprječavanje zlouporabe, istraživanje prijave ili poštovanje zakona.

4. Zašto upotrebljavamo podatke i naše pravne osnove

Kada je Caballus voditelj obrade, osobne podatke upotrebljavamo na sljedeći način:

Kada obrađujemo podatke o rezervacijama ili šaljemo operativne poruke o rezervacijama isključivo za Organizatora, slijedimo njegove dokumentirane upute prema DPA-u. Te upute nisu zasebna pravna osnova prema GDPR-u: Organizator mora utvrditi i objaviti vlastitu osnovu. Prihvaćanje poslovnih Uvjeta ili potvrda da ste upoznati s ovom Obaviješću ne predstavlja marketinšku privolu ni privolu u ime Osoba koje rezerviraju.

Kada se oslanjamo na legitimne interese, razmatramo nužnost i učinak obrade i ne upotrebljavamo tu osnovu ako prava osobe prevladavaju nad našim interesima. Možete zatražiti dodatne informacije o procjeni ravnoteže interesa koja se odnosi na vas.

Ako tražimo privolu, možete je povući u bilo kojem trenutku. Povlačenje ne utječe na raniju zakonitu obradu.

5. Tko prima osobne podatke

Sljedećim primateljima otkrivamo samo ono što je razumno potrebno:

Stripe može djelovati kao izvršitelj obrade, neovisni voditelj obrade ili zajednički voditelj obrade, ovisno o platnoj aktivnosti. Za povezani račun Organizatora za plaćanje Stripe također sklapa ugovor izravno s Organizatorom. Google obrađuje podatke prema vlastitim uvjetima kada korisnik uključi njegovu integraciju.

Podatke možemo otkriti i stručnim savjetnicima i revizorima uz obvezu povjerljivosti; kupcu, ulagaču ili pravnom sljedniku u stvarnoj korporativnoj transakciji; nadležnim tijelima kada to nalaže zakon; te drugoj osobi kada je to potrebno za zaštitu prava, sigurnosti ili Usluge.

Ne prodajemo osobne podatke. Ne dijelimo ih za bihevioralno oglašavanje koje povezuje aktivnosti u različitim kontekstima.

Aktualni popis izvršitelja obrade koji se upotrebljavaju za Osobne podatke korisnika nalazi se u popisu podizvršitelja obrade uz naš DPA. Datoteke fontova web-stranice poslužuju se s vlastitih domena Clearslota; učitavanje stranice ne šalje Googleu zahtjev za font.

Za povezivanje s Google Calendarom/Meetom pristupamo informacijama o kalendaru i događajima potrebnima za raspoloživost, sinkronizaciju i stvaranje sastanaka koje je korisnik zatražio. Naša upotreba i prijenos informacija primljenih putem Google API-ja u skladu su s pravilima Google API Services User Data Policy, uključujući zahtjeve Limited Use. Te informacije ne upotrebljavamo za oglašavanje ni obuku modela opće namjene. Integraciju možete prekinuti u Clearslotu i opozvati pristup putem svojeg Google računa; sam prekid povezivanja ne briše zapise koji su već zakonito nastali ni zapise koje drži Organizator.

6. Međunarodni prijenosi

Naša primarna aplikacijska baza podataka i računalni resursi smješteni su u Europskom gospodarskom prostoru, a šifrirane sigurnosne kopije pohranjuju se u Francuskoj. To nije obveza da se sva obrada odvija u EU-u ili EGP-u. Cloudflare, Stripe, Google Workspace i neobvezne integracije Googlea uključuju globalnu obradu, uključujući u Sjedinjenim Američkim Državama. Resend pohranjuje i obrađuje sadržaj e-pošte i podatke o isporuci prvenstveno u Sjedinjenim Američkim Državama; odabir regije slanja u EU-u ne mijenja tu lokaciju pohrane. Sporazum Scalewaya također dopušta prijenose izvan EU-a uz zaštitne mjere, iako su naše sigurnosne kopije pohranjene u Francuskoj.

[Popis podizvršitelja obrade uz DPA](/dpa) opisuje funkcije pružatelja usluga, lokacije i ugovorne zaštitne mjere za prijenose. Povezani računi Googlea podliježu uvjetima i zaštitnim mjerama primjenjivima na te račune; dodatak za Workspace samog Caballusa ne obuhvaća svaki Google račun Organizatora.

Ako GDPR ograničava prijenos izvan EGP-a, relevantni prijenos mora biti pokriven primjenjivim mehanizmom, primjerice odlukom o primjerenosti, Okvirom za zaštitu podataka između EU-a i SAD-a za prihvatljivog certificiranog primatelja ili sklopljenim Standardnim ugovornim klauzulama s dodatnim mjerama kada su potrebne. Mehanizam ovisi o primatelju i obradi, a ne samo o nazivu njegova brenda. Za primjenjive zaštitne mjere i njihov primjerak kontaktirajte [email protected], uz dopuštena zacrnjivanja radi zaštite povjerljivih informacija i prava drugih osoba.

7. Koliko dugo čuvamo podatke

Osobne podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za svrhu za koju su prikupljeni, uključujući pružanje Usluge, slijeđenje uputa Organizatora, održavanje sigurnosti, poštovanje zakona, rješavanje sporova i provedbu sporazuma.

Raspored čuvanja pri pokretanju je:

Brisanje kod pružatelja usluga može potrajati dodatno vrijeme nakon što se podaci uklone iz aktivne upotrebe. Googleov dodatak za Workspace dopušta do 180 dana za dovršetak brisanja nakon što podaci postanu nepovratni putem usluge; završetak ugovora za Workspace može najprije uključivati razdoblje oporavka do 30 dana. Preostale kopije ostaju zaštićene i ne smiju se upotrebljavati za uobičajene poslovne svrhe. Prosljeđujemo primjenjive upute za brisanje; zatvaranje jednog Clearslot računa ne raskida naše zajedničke račune kod pružatelja usluga niti automatski briše zapise koje neovisno drži Stripe ili povezane usluge Organizatora.

Organizator može odrediti kraće ili dulje čuvanje svojih zapisa o rezervacijama kada Usluga to dopušta. Caballus nakon brisanja može zadržati minimalni zapis za isključivanje kako bi poštovao odjavu ili spriječio ponovno stvaranje računa koji se upotrebljava za zlouporabu.

To su zadani rasporedi, a ne razlog za odgodu obvezujuće upute za brisanje ili kraćeg zakonskog roka. Obvezna razdoblja za preuzimanje podataka i ograničenja čuvanja kod izvršitelja obrade i dalje uređuju DPA i primjenjivo pravo.

Možemo sačuvati relevantne podatke tijekom obveze zadržavanja iz pravnih razloga, spora ili istrage. Kada obveza zadržavanja prestane, nastavlja se uobičajeni raspored.

8. Zatvaranje računa nije trenutačno brisanje svakog zapisa

Zatvaranje računa ukida pristup i započinje primjenjivi postupak brisanja ili uklanjanja identifikacijskih podataka. Ono ne briše nužno svaki zapis odmah. Primjerice, možemo zadržati račune i transakcijske zapise potrebne prema zakonu; sigurnosne dokaze; zapise potrebne za zaštitu Osoba koje rezerviraju ili rješavanje sporova; povijesne reference rezervacija koje moraju ostati dosljedne; te šifrirane sigurnosne kopije do automatskog isteka.

Kada Caballus djeluje kao izvršitelj obrade, Organizator upravlja uputama za brisanje u skladu s DPA-om. Osoba koja rezervira i traži brisanje treba najprije kontaktirati Organizatora. Primjenjive upute za brisanje moraju se ponovno primijeniti na oporavljene podatke prije ponovnog otvaranja obnovljenih usluga.

9. Vaša prava na zaštitu podataka

Uz uvjete i iznimke iz primjenjivog prava, možete imati prava na:

• pristup svojim osobnim podacima i primanje informacija o njihovoj upotrebi;
• ispravak netočnih podataka;
• brisanje podataka;
• ograničenje obrade;
• prigovor obradi na temelju legitimnih interesa ili izravnom marketingu;
• primanje podataka u prenosivom formatu; i
• povlačenje privole.

Za ostvarivanje prava u vezi s Clearslot računom ili vlastitom obradom Caballusa kontaktirajte [email protected]. Za ostvarivanje prava u vezi sa stranicom za rezervacije ili zapisima Organizatora kontaktirajte tog Organizatora. Možda će nam trebati informacije za provjeru identiteta i ovlaštenja. Ovlašteni predstavnici moraju dokazati svoje ovlaštenje.

Na zahtjeve koje uređuje GDPR odgovaramo bez nepotrebnog odgađanja i u pravilu u roku od mjesec dana od primitka. Ako složenost ili broj zahtjeva zahtijeva zakonom dopušteno produljenje, objašnjavamo ga unutar tog prvog mjeseca. Zahtjevi su u pravilu besplatni; svako odbijanje ili naknada mora ispunjavati zakonske uvjete, a mi objašnjavamo razlog i dostupna prava na pritužbu.

U bilo kojem trenutku možete prigovoriti upotrebi svojih osobnih podataka za izravni marketing. Prestat ćemo s tom upotrebom. Također možete, zbog razloga koji se odnose na vašu posebnu situaciju, prigovoriti obradi na temelju legitimnih interesa; tada primjenjujemo zakonom propisane kriterije i iznimke.

Možete podnijeti pritužbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka tamo gdje živite, radite ili smatrate da je došlo do povrede. Možete podnijeti i tužbu sudu. Cijenili bismo priliku da najprije riješimo vašu zabrinutost.

10. Kolačići i pohrana na uređaju

Clearslot upotrebljava kolačiće ili sličnu pohranu na uređaju koji su nužni za:

• održavanje sesija prijave i pamćenje sigurnosnog stanja;
• zaštitu obrazaca i zahtjeva od krivotvorenja, botova i zlouporabe;
• zadržavanje jezika ili bitnih postavki sučelja; i
• usmjeravanje i zaštitu prometa putem Cloudflarea.

Kada se promotivna poruka može zatvoriti, postavka preglednika pamti taj odabir 30 dana. To je postavka zatvaranja poruke, a ne privola za marketing ili identifikator za praćenje oglašavanja.

Te se tehnologije upotrebljavaju jer su nužne za pružanje ili zaštitu usluge koju tražite, a ne za oglašavanje. Njihovo blokiranje može onemogućiti prijavu, rezervaciju ili druge temeljne funkcije.

Pri pokretanju ne postavljamo neobvezne analitičke ili oglašivačke kolačiće. Ako se to promijeni, ažurirat ćemo ovu Obavijest i zatražiti privolu gdje je primjenjivo prije njihova postavljanja.

11. Sigurnost

Upotrebljavamo tehničke i organizacijske mjere namijenjene zaštiti osobnih podataka razmjerno riziku. One uključuju TLS tijekom prijenosa, ograničen administrativni pristup, kontrole autentifikacije i sesija, mrežne i aplikacijske sigurnosne kontrole, zapisivanje i nadzor, upravljanje ranjivostima i zakrpama, šifrirane sigurnosne kopije na izdvojenoj lokaciji, upravljanje tajnim podacima te dokumentirane postupke za incidente i obnovu.

Nijedna internetska usluga nije potpuno sigurna. Korisnici moraju štititi pristupne podatke, pravilno postaviti korisnički pristup i bez odgađanja nas obavijestiti na [email protected] o sumnji na kompromitaciju.

12. Djeca

Osobe mlađe od 18 godina ne smiju imati Clearslot račun. Usluga nije namijenjena djeci.

Dijete mlađe od 13 godina ne smije poslati obrazac za rezervaciju; ovlaštena odrasla osoba mora izvršiti rezervaciju koja se odnosi na to dijete. To je ograničenje proizvoda, a ne tvrdnja da je 13 godina jedinstvena dob za privolu u EU-u. Organizator koji dopušta termine za djecu ili u vezi s djecom odgovoran je za odgovarajuću pravnu osnovu, transparentnost primjerenu dobi, ovlaštenje skrbnika gdje je potrebno, smanjenje količine podataka i sve druge zaštitne mjere. Zabrana osjetljivih informacija pri pokretanju jednako se primjenjuje na informacije o djeci.

13. Automatizirane odluke

Koristimo tehničke signale za otkrivanje neželjene pošte, prijevara, preuzimanja računa i zabranjene uporabe te određivanje prioriteta pregleda. Zemlja izvedena iz IP adrese i Tor signali našeg pružatelja mreže mogu odbiti zahtjeve prema proizvodu; nedostajuće ili proturječne informacije o poslovnom nastanu ili konačnoj zemlji naplate mogu zaustaviti pristup do pregleda operatera. Geografsko odbijanje samo po sebi ne blokira organizaciju trajno. Ovlašteno osoblje Caballusa pregledava trajne odluke o prihvatljivosti i blokiranju. Obratite se na [email protected] kako biste zatražili ljudski pregled, iznijeli svoje stajalište ili osporili odluku. Pružamo dodatne informacije i zaštitne mjere koje zahtijeva primjenjivo pravo.

14. Informacije za Europsku uniju

Caballus je društvo osnovano u Irskoj. Za obradu kod koje je Caballus voditelj obrade prethodno su navedene informacije o svrhama, pravnim osnovama, primateljima, čuvanju i pravima koje zahtijevaju članci 13. i 14. GDPR-a. Možete podnijeti pritužbu nadzornom tijelu za zaštitu podataka tamo gdje živite, radite ili smatrate da je došlo do povrede.

Kada Organizator upravlja podacima Osoba koje rezerviraju, mora pružiti vlastite potpune informacije o privatnosti. Slojevita obavijest na stranici za rezervaciju navodi tog Organizatora i povezuje na njegovu obavijest. Caballus ne upotrebljava privolu kao pravnu osnovu samo zato što korisnik potvrđuje da je upoznat s ovom Obaviješću.

15. Jezici i obvezna prava

Informacije o privatnosti moraju biti razumljive osobama kojima se obraćamo. Lokalizirane obavijesti opisuju istu obradu i ista prava; nisu zasebni poslovni ugovori. Odredba o engleskom jeziku u našim Poslovnim uvjetima ne nadjačava tu obvezu transparentnosti ni vaša obvezna prava na privatnost. Kontaktirajte nas ako je obavijest nejasna ili ako uočite pogrešku u prijevodu.

16. Promjene i kontakt

Ovu Obavijest možemo ažurirati kako bismo odrazili promjene zakona, pružatelja usluga ili Usluge. Objavit ćemo aktualnu verziju i dodatno obavijestiti o bitnim promjenama gdje je primjereno.

Pitanja o privatnosti i zahtjevi za ostvarivanje prava: [email protected]

Podrška: [email protected]

Poštanska adresa: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland