Polityka prywatności

1. Kiedy Caballus jest administratorem lub podmiotem przetwarzającym

Caballus jest administratorem danych osobowych używanych do prowadzenia kont, obsługi subskrypcji, zabezpieczania i ulepszania Clearslot, komunikacji z użytkownikami, udzielania wsparcia, przestrzegania prawa i zarządzania naszą działalnością.

Gdy klient biznesowy Clearslot (Organizator) korzysta z Usługi, aby zbierać lub zarządzać informacjami o swoich klientach, potencjalnych klientach, pracownikach, zaproszonych osobach lub osobach dokonujących rezerwacji (Rezerwujący), to Organizator zazwyczaj decyduje, dlaczego i jak informacje są wykorzystywane. Organizator jest administratorem, a Caballus działa jako jego podmiot przetwarzający na podstawie Aneksu dotyczącego przetwarzania danych Clearslot (DPA).

Rezerwujący powinni najpierw kierować pytania o prywatność dotyczące rezerwacji, formularza lub wiadomości Organizatora do danego Organizatora. Pomagamy Organizatorowi obsługiwać żądania zgodnie z wymaganiami prawa ochrony danych.

Niektórzy dostawcy, zwłaszcza dostawcy płatności i integracji autoryzowanych przez klienta, przetwarzają dane również jako odrębni administratorzy lub współadministratorzy, zgodnie z własnymi informacjami o prywatności.

2. Dane osobowe, które przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Clearslot przetwarzamy:

• Dane konta i organizacji: imię i nazwisko, adres email, numer telefonu, zdjęcie profilowe, organizację, rolę, język, strefę czasową, ustawienia konta i identyfikatory.
• Dane rezerwacji i kontaktowe: imię i nazwisko oraz dane kontaktowe Rezerwującego, firmę, strefę czasową, żądaną usługę, termin spotkania, uczestników, status, notatki, powód anulowania, odpowiedzi w niestandardowych formularzach i powiązaną komunikację.
• Dane dostępności i integracji: reguły dostępności, identyfikatory i metadane kalendarzy, szczegóły wydarzeń, linki do konferencji, identyfikatory połączonych kont, uprawnienia i tokeny potrzebne do działania integracji.
• Dane subskrypcji i transakcji: plan, adres rozliczeniowy i informacje podatkowe, identyfikatory klienta/konta Stripe, kwotę płatności, walutę, status, zwroty i metadane obciążeń zwrotnych. Caballus nie otrzymuje od Stripe pełnych numerów kart płatniczych.
• Treści: teksty stron rezerwacji, obrazy, elementy marki, formularze, reguły kierowania, przesłane materiały i wiadomości dostarczone przez Usługę.
• Rejestry kwalifikacji przedsiębiorstwa i usuwania mediów: fakty dotyczące siedziby, niepubliczne decyzje operatora i odwołania do dowodów oraz niezbędne rejestry przynależności i usuwania mediów. Nie są publikowane w informacjach Organizatora i podlegają wskazanym niżej zasadom przechowywania konta oraz odpowiedniego zachowania danych z przyczyn prawnych.
• Komunikację biznesową i z pomocą techniczną: wiadomości, załączniki, opinie i dokumentację sposobu rozpatrzenia sprawy.
• Dane techniczne i bezpieczeństwa: adres IP, informacje o urządzeniu i przeglądarce, znaczniki czasu, identyfikatory sesji, zdarzenia uwierzytelniania i bezpieczeństwa, dzienniki żądań, informacje o błędach i sygnały zapobiegania nadużyciom.
• Dane użytkowania: czynności w produkcie i stan funkcji/konfiguracji potrzebny do jego obsługi, rozwiązywania problemów i ulepszania. W chwili uruchomienia nie stosujemy reklam behawioralnych stron trzecich ani niekoniecznych analitycznych plików cookie.

Clearslot nie jest przeznaczony do umieszczania numerów kart w formularzach, haseł, sekretów uwierzytelniania, urzędowych numerów identyfikacyjnych, szczególnych kategorii danych ani danych dotyczących przestępstw. Przy uruchomieniu Organizatorzy nie mogą żądać ani przesyłać tych informacji ani używać Clearslot do regulowanych procesów opieki zdrowotnej.

Wymagane pola konta, bezpieczeństwa i rozliczeń są niezbędne do świadczenia żądanej usługi lub spełnienia obowiązków prawnych. Bez ich podania możemy nie móc utworzyć konta, przetworzyć płatności ani udostępnić funkcji. Opcjonalne pola profilu i integracje są dobrowolne. Organizator ustala, które pola rezerwacji są konieczne, i musi wyjaśnić skutki ich niepodania; odmowa udzielenia opcjonalnej odpowiedzi nie może być przedstawiana jako rezygnacja ze wszystkich praw do prywatności.

3. Skąd pochodzą dane

Otrzymujemy dane:

• bezpośrednio od użytkowników kont, Rezerwujących i osób, które się z nami kontaktują;
• od Organizatora konfigurującego stronę rezerwacji lub dodającego członków zespołu, kontakty albo rezerwacje;
• od połączonej usługi po włączeniu integracji przez użytkownika, takiej jak Stripe lub Google Calendar;
• automatycznie z urządzeń, przeglądarek oraz naszych systemów bezpieczeństwa i aplikacji; oraz
• ze źródeł publicznych, od zgłaszających, dostawców usług lub organów, gdy jest to potrzebne do zapobiegania nadużyciom, zbadania zgłoszenia lub przestrzegania prawa.

4. Dlaczego korzystamy z danych i nasze podstawy prawne

Gdy Caballus jest administratorem, wykorzystujemy dane osobowe następująco:

Przetwarzając dane rezerwacji lub wysyłając operacyjne wiadomości o rezerwacjach wyłącznie dla Organizatora, stosujemy jego udokumentowane instrukcje zgodnie z DPA. Instrukcje te nie są odrębną podstawą prawną w rozumieniu RODO: Organizator musi określić i ujawnić własną podstawę. Akceptacja Warunków biznesowych lub potwierdzenie zapoznania się z tą Informacją nie oznacza zgody na marketing ani zgody udzielonej w imieniu Rezerwujących.

Opierając się na prawnie uzasadnionych interesach, rozważamy konieczność i skutki przetwarzania i nie stosujemy tej podstawy, jeśli prawa osoby przeważają nad naszymi interesami. Możesz poprosić o dalsze informacje dotyczące odnoszącego się do Ciebie testu równowagi.

Jeśli prosimy o zgodę, możesz wycofać ją w dowolnym momencie. Wycofanie nie wpływa na wcześniejsze zgodne z prawem przetwarzanie.

5. Kto otrzymuje dane osobowe

Ujawniany zakres ograniczamy do informacji rozsądnie niezbędnych następującym odbiorcom:

Stripe może działać jako podmiot przetwarzający, niezależny administrator lub współadministrator zależnie od czynności płatniczej. W przypadku połączonego konta płatniczego Organizatora Stripe zawiera też bezpośrednią umowę z Organizatorem. Google przetwarza dane według własnych warunków, gdy użytkownik włączy jego integrację.

Możemy też udostępniać dane profesjonalnym doradcom i audytorom zobowiązanym do poufności; nabywcy, inwestorowi lub następcy w rzeczywistej transakcji korporacyjnej; właściwym organom, gdy wymaga tego prawo; oraz innym osobom, gdy jest to konieczne do ochrony praw, bezpieczeństwa lub Usługi.

Nie sprzedajemy danych osobowych. Nie udostępniamy ich do reklamy behawioralnej między różnymi kontekstami.

Aktualna lista podmiotów przetwarzających Dane osobowe klienta znajduje się w wykazie podwykonawców przetwarzania w naszym DPA. Pliki czcionek strony są dostarczane z własnych domen Clearslot; wczytanie strony nie wysyła żądania czcionki do Google.

Dla połączenia Google Calendar/Meet uzyskujemy dostęp do informacji kalendarza i wydarzeń koniecznych do żądanej przez użytkownika dostępności, synchronizacji i tworzenia spotkań. Nasze używanie i przekazywanie informacji otrzymanych przez API Google jest zgodne z Polityką danych użytkowników usług API Google, w tym wymaganiami ograniczonego użycia. Nie używamy tych informacji do reklam ani trenowania modeli ogólnego zastosowania. Możesz odłączyć integrację w Clearslot i cofnąć dostęp na koncie Google; samo odłączenie nie usuwa wcześniej legalnie utworzonych dokumentów ani dokumentów przechowywanych przez Organizatora.

6. Transfery międzynarodowe

Nasza główna baza danych aplikacji i zasoby obliczeniowe są hostowane w Europejskim Obszarze Gospodarczym, a zaszyfrowane kopie są przechowywane we Francji. Nie jest to zobowiązanie, że całe przetwarzanie odbywa się w UE lub EOG. Cloudflare, Stripe, Google Workspace oraz opcjonalne integracje Google obejmują przetwarzanie globalne, także w Stanach Zjednoczonych. Resend przechowuje i przetwarza treść emaili oraz dane dostarczania głównie w Stanach Zjednoczonych; wybór unijnego regionu wysyłki nie zmienia miejsca przechowywania. Umowa Scaleway pozwala też na zabezpieczone transfery poza UE, mimo że nasze kopie są przechowywane we Francji.

[Wykaz podwykonawców przetwarzania DPA](/dpa) opisuje funkcje dostawców, lokalizacje i umowne zabezpieczenia transferów. Połączone konta Google podlegają warunkom i zabezpieczeniom dotyczącym tych kont; własny aneks Workspace Caballus nie obejmuje każdego konta Google Organizatora.

Jeżeli RODO ogranicza transfer poza EOG, taki transfer musi być objęty właściwym mechanizmem, np. decyzją stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony, ramami ochrony danych UE–USA dla uprawnionego certyfikowanego odbiorcy lub zawartymi standardowymi klauzulami umownymi z dodatkowymi środkami, gdy są wymagane. Mechanizm zależy od odbiorcy i przetwarzania, nie tylko nazwy marki. Skontaktuj się z [email protected] w sprawie właściwych zabezpieczeń i ich kopii, z zastrzeżeniem zgodnych z prawem zasłonięć chroniących informacje poufne i prawa innych osób.

7. Jak długo przechowujemy dane

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak wymaga cel ich zbierania, w tym świadczenie Usługi, wykonywanie instrukcji Organizatora, bezpieczeństwo, przestrzeganie prawa, rozstrzyganie sporów i egzekwowanie umów.

Harmonogram przechowywania przy uruchomieniu jest następujący:

Usuwanie przez dostawcę może wymagać dodatkowego czasu po wycofaniu danych z aktywnego użycia. Aneks Google Workspace dopuszcza do 180 dni na ukończenie usuwania od chwili, gdy danych nie da się odzyskać przez usługę; zakończenie umowy Workspace może najpierw obejmować okres odzyskiwania do 30 dni. Pozostałe kopie nadal są chronione i nie mogą być używane do zwykłych celów biznesowych. Przekazujemy właściwe instrukcje usuwania; zamknięcie jednego konta Clearslot nie kończy naszych współdzielonych kont u dostawców ani automatycznie nie usuwa zapisów przechowywanych niezależnie przez Stripe lub połączone usługi Organizatora.

Organizator może ustalić krótszy lub dłuższy okres przechowywania własnych rezerwacji, jeśli Usługa to umożliwia. Caballus może zachować minimalny zapis blokujący po usunięciu, aby respektować rezygnację lub zapobiegać ponownemu utworzeniu konta nadużywającego usługi.

Są to harmonogramy domyślne, a nie powód do opóźniania wiążącej instrukcji usunięcia lub krótszego terminu prawnego. Obowiązkowe okresy odzyskiwania i ograniczenia przechowywania przez podmioty przetwarzające nadal podlegają DPA i właściwemu prawu.

Możemy zachować istotne dane podczas obowiązku prawnego zachowania dokumentów, sporu lub dochodzenia. Po jego zakończeniu wznawiamy zwykły harmonogram.

8. Zamknięcie konta nie usuwa natychmiast każdego zapisu

Zamknięcie konta cofa dostęp i rozpoczyna właściwy proces usuwania lub pozbawiania danych możliwości identyfikacji. Nie musi natychmiast usuwać każdego zapisu. Możemy np. zachować wymagane prawem faktury i transakcje; dowody bezpieczeństwa; zapisy potrzebne do ochrony Rezerwujących lub rozwiązania sporów; historyczne odwołania do rezerwacji, które muszą pozostać spójne; oraz zaszyfrowane kopie do automatycznego wygaśnięcia.

Gdy Caballus jest podmiotem przetwarzającym, Organizator zarządza instrukcjami usuwania zgodnie z DPA. Rezerwujący żądający usunięcia powinien najpierw skontaktować się z Organizatorem. Właściwe instrukcje usunięcia muszą zostać ponownie zastosowane do odzyskanych danych przed ponownym otwarciem przywróconych usług.

9. Twoje prawa ochrony danych

Z zastrzeżeniem warunków i wyjątków przewidzianych prawem możesz mieć prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych i informacji o ich wykorzystaniu;
• poprawienia niedokładnych danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach lub marketingu bezpośredniego;
• otrzymania danych w przenośnym formacie; oraz
• wycofania zgody.

Aby skorzystać z prawa dotyczącego konta Clearslot lub własnego przetwarzania Caballus, skontaktuj się z [email protected]. W sprawie strony rezerwacji lub zapisów Organizatora skontaktuj się z tym Organizatorem. Możemy potrzebować informacji do sprawdzenia tożsamości i upoważnienia. Upoważnieni przedstawiciele muszą wykazać swoje umocowanie.

Na żądania objęte RODO odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zazwyczaj w ciągu miesiąca od otrzymania. Jeśli złożoność lub liczba żądań wymaga przedłużenia dopuszczonego prawem, wyjaśniamy je w pierwszym miesiącu. Żądania są zwykle bezpłatne; odmowa lub opłata musi spełniać warunki prawne, a my wyjaśniamy jej przyczynę i dostępne prawa do skargi.

Możesz w każdej chwili sprzeciwić się użyciu swoich danych do marketingu bezpośredniego. Zaprzestaniemy tego użycia. Możesz też, z przyczyn dotyczących Twojej szczególnej sytuacji, sprzeciwić się przetwarzaniu opartemu na prawnie uzasadnionych interesach; stosujemy wtedy wymagane prawem testy i wyjątki.

Możesz złożyć skargę do organu nadzorczego ochrony danych w miejscu zamieszkania, pracy lub domniemanego naruszenia. Możesz także wystąpić do sądu. Będziemy wdzięczni za możliwość uprzedniego rozwiązania problemu.

10. Pliki cookie i pamięć urządzenia

Clearslot używa plików cookie lub podobnego przechowywania na urządzeniu, które są potrzebne do:

• utrzymywania sesji logowania i zapamiętywania stanu bezpieczeństwa;
• ochrony formularzy i żądań przed fałszowaniem, botami i nadużyciami;
• zachowania języka lub istotnych preferencji interfejsu; oraz
• kierowania i zabezpieczania ruchu przez Cloudflare.

Jeżeli komunikat promocyjny można zamknąć, preferencja przeglądarki zapamiętuje wybór przez 30 dni. Jest to preferencja zamknięcia, a nie zgoda na marketing lub identyfikator śledzenia reklamowego.

Stosujemy te technologie, ponieważ są niezbędne do świadczenia lub zabezpieczania żądanej usługi, a nie dla reklam. Ich blokowanie może uniemożliwić logowanie, rezerwacje lub inne podstawowe funkcje.

Przy uruchomieniu nie ustawiamy niekoniecznych plików cookie analitycznych ani reklamowych. Jeśli to się zmieni, zaktualizujemy tę Informację i uzyskamy zgodę, gdy jest wymagana, przed ich ustawieniem.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne mające chronić dane osobowe proporcjonalnie do ryzyka. Obejmują TLS podczas transmisji, ograniczony dostęp administracyjny, kontrolę uwierzytelniania i sesji, zabezpieczenia sieci i aplikacji, logowanie i monitorowanie, zarządzanie podatnościami i poprawkami, szyfrowane kopie poza siedzibą, zarządzanie sekretami oraz udokumentowane procedury incydentów i przywracania.

Żadna usługa internetowa nie jest całkowicie bezpieczna. Klienci muszą chronić dane dostępowe, właściwie konfigurować dostęp użytkowników i niezwłocznie powiadamiać nas o podejrzeniu naruszenia na [email protected].

12. Dzieci

Osoby poniżej 18 lat nie mogą posiadać konta Clearslot. Usługa nie jest skierowana do dzieci.

Dziecko poniżej 13 lat nie może wysyłać formularza rezerwacji; rezerwacji dotyczącej tego dziecka musi dokonać upoważniona osoba dorosła. To ograniczenie produktu, nie twierdzenie, że 13 jest jednolitym wiekiem zgody w UE. Organizator dopuszczający spotkania dla dzieci lub ich dotyczące odpowiada za odpowiednią podstawę prawną, przejrzystość dostosowaną do wieku, upoważnienie opiekuna tam, gdzie jest wymagane, minimalizację danych i pozostałe zabezpieczenia. Zakaz wrażliwych informacji przy uruchomieniu dotyczy też informacji o dzieciach.

13. Zautomatyzowane decyzje

Korzystamy z sygnałów technicznych, aby wykrywać spam, oszustwa, przejęcia kont i niedozwolone użycie oraz ustalać priorytety kontroli. Kraj ustalony na podstawie adresu IP i sygnały Tor od naszego dostawcy sieci mogą odrzucać żądania dotyczące produktu; brakujące lub sprzeczne informacje o siedzibie przedsiębiorstwa albo ostatecznym kraju rozliczeń mogą wstrzymać dostęp do czasu kontroli operatora. Sama odmowa geograficzna nie blokuje organizacji na stałe. Upoważniony personel Caballus kontroluje trwałe decyzje dotyczące kwalifikacji i blokowania. Skontaktuj się z [email protected], aby poprosić o kontrolę przez człowieka, przedstawić swoje stanowisko lub zakwestionować decyzję. Zapewniamy dodatkowe informacje i zabezpieczenia wymagane przez właściwe prawo.

14. Informacje dotyczące Unii Europejskiej

Caballus jest spółką zarejestrowaną w Irlandii. Dla przetwarzania, w którym Caballus jest administratorem, wymagane artykułami 13 i 14 RODO informacje o celach, podstawach prawnych, odbiorcach, przechowywaniu i prawach są podane powyżej. Możesz złożyć skargę do organu nadzorczego ds. ochrony danych w miejscu zamieszkania, pracy albo domniemanego naruszenia.

Gdy Organizator administruje danymi Rezerwujących, musi przedstawić własną kompletną informację o prywatności. Warstwowa informacja na stronie rezerwacji wskazuje Organizatora i odsyła do jego informacji. Caballus nie opiera przetwarzania na zgodzie tylko dlatego, że użytkownik potwierdza zapoznanie się z tą Informacją.

15. Języki i prawa bezwzględnie obowiązujące

Informacje o prywatności muszą być zrozumiałe dla osób, do których kierujemy usługę. Lokalizowane informacje opisują takie samo przetwarzanie i prawa; nie są odrębnymi umowami biznesowymi. Klauzula dotycząca języka angielskiego w naszych Warunkach biznesowych nie uchyla tego obowiązku przejrzystości ani Twoich obowiązkowych praw do prywatności. Skontaktuj się z nami, jeśli informacja jest niejasna lub zauważysz błąd tłumaczenia.

16. Zmiany i kontakt

Możemy aktualizować tę Informację w związku ze zmianami prawa, dostawców lub Usługi. Opublikujemy aktualną wersję i odpowiednio powiadomimy dodatkowo o istotnych zmianach.

Pytania o prywatność i żądania dotyczące praw: [email protected]

Wsparcie: [email protected]

Adres pocztowy: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland