Adatvédelmi szabályzat

1. Mikor adatkezelő vagy adatfeldolgozó a Caballus

A Caballus adatkezelő a fiókok működtetéséhez, az előfizetések kezeléséhez, a Clearslot védelméhez és fejlesztéséhez, a felhasználókkal való kommunikációhoz, támogatáshoz, jogszabályok betartásához és üzleti tevékenységünk irányításához használt személyes adatok tekintetében.

Amikor egy Clearslot üzleti ügyfél (Szervező) a Szolgáltatást ügyfelei, lehetséges ügyfelei, munkatársai, meghívottjai vagy foglalást végző személyek (Foglalók) adatainak gyűjtésére vagy kezelésére használja, rendszerint a Szervező határozza meg, miért és hogyan használják ezeket az adatokat. A Szervező az adatkezelő, a Caballus pedig adatfeldolgozóként jár el a Clearslot Adatfeldolgozási Kiegészítése (DPA) alapján.

A Foglalóknak a foglalással, űrlappal vagy a Szervező üzenetével kapcsolatos adatvédelmi kérdéseiket először az érintett Szervezőhöz kell intézniük. A Szervezőt az adatvédelmi jogszabályok által megkövetelt módon segítjük a kérelmek kezelésében.

Egyes szolgáltatók, különösen a fizetési szolgáltatók és az ügyfél által engedélyezett integrációk szolgáltatói, saját adatvédelmi tájékoztatójuk alapján különálló vagy közös adatkezelőként is kezelnek adatokat.

2. Az általunk kezelt személyes adatok

A Clearslot használatától függően a következő adatokat kezeljük:

• Fiók- és szervezeti adatok: név, email-cím, telefonszám, profilkép, szervezet, szerepkör, nyelv, időzóna, fiókbeállítások és azonosítók.
• Foglalási és kapcsolattartási adatok: a Foglaló neve és elérhetőségei, vállalat, időzóna, kért szolgáltatás, találkozó időpontja, résztvevők, állapot, megjegyzések, lemondás oka, egyéni űrlapokra adott válaszok és kapcsolódó kommunikáció.
• Elérhetőségi és integrációs adatok: elérhetőségi szabályok, naptárazonosítók és metaadatok, események adatai, konferenciahivatkozások, összekapcsolt fiókok azonosítói, valamint az integráció működéséhez szükséges jogosultságok és tokenek.
• Előfizetési és tranzakciós adatok: csomag, számlázási cím és adózási információk, Stripe ügyfél-/fiókazonosítók, fizetési összeg, pénznem, állapot, visszatérítések és visszaterhelési metaadatok. A Caballus nem kap teljes fizetésikártya-számokat a Stripe-tól.
• Tartalom: foglalási oldalak szövege, képek, arculati elemek, űrlapok, útválasztási szabályok, feltöltött anyagok és a Szolgáltatáson keresztül megadott üzenetek.
• Üzleti jogosultsági és médiavisszavonási nyilvántartások: letelepedési tények, az üzemeltető nem nyilvános döntései és bizonyítékhivatkozások, valamint a média hozzárendelésének és visszavonásának szükséges nyilvántartásai. Ezek nem jelennek meg a Szervező tájékoztatóiban, és az alábbi fiókmegőrzési, illetve alkalmazandó jogi megőrzési szabályokat követik.
• Támogatási és üzleti kommunikáció: üzenetek, mellékletek, visszajelzések és a kérelem kezelésére vonatkozó feljegyzések.
• Technikai és biztonsági adatok: IP-cím, eszköz- és böngészőadatok, időbélyegek, munkamenet-azonosítók, hitelesítési és biztonsági események, kérésnaplók, hibainformációk és visszaélés-ellenes jelzések.
• Használati adatok: a termékben végzett műveletek és a működtetéséhez, hibaelhárításához és fejlesztéséhez szükséges funkció-/konfigurációs állapot. Induláskor nem használunk harmadik fél általi viselkedésalapú hirdetést vagy nem szükséges analitikai sütiket.

A Clearslot nem űrlapmezőkben megadott fizetésikártya-számok, jelszavak, hitelesítési titkok, állami személyazonosító számok, különleges adatkategóriák vagy bűncselekményekre vonatkozó adatok kezelésére készült. Induláskor a Szervezők nem kérhetik és nem küldhetik be ezeket az információkat, és nem használhatják a Clearslotot szabályozott egészségügyi munkafolyamatokhoz.

A kötelező fiók-, biztonsági és számlázási mezők a kért szolgáltatás nyújtásához vagy jogi kötelezettségek teljesítéséhez szükségesek. Ha nem adja meg őket, előfordulhat, hogy nem tudjuk létrehozni a fiókot, feldolgozni a fizetést vagy biztosítani a funkciót. Az opcionális profilmezők és integrációk önkéntesek. A Szervező határozza meg, mely foglalási mezők szükségesek, és ismertetnie kell meg nem adásuk következményeit; az opcionális válasz megtagadását nem szabad minden adatvédelmi jogról való lemondásként bemutatni.

3. Honnan származnak az adatok

Adatokat kapunk:

• közvetlenül a fiókfelhasználóktól, a Foglalóktól és azoktól, akik kapcsolatba lépnek velünk;
• a foglalási oldalt beállító vagy csapattagokat, kapcsolattartókat, illetve foglalásokat hozzáadó Szervezőtől;
• kapcsolódó szolgáltatásból, amikor a felhasználó integrációt, például Stripe-ot vagy Google Calendart engedélyez;
• automatikusan eszközökből, böngészőkből és biztonsági, illetve alkalmazási rendszereinkből; és
• nyilvános forrásokból, bejelentőktől, szolgáltatóktól vagy hatóságoktól, ha ez visszaélések megelőzéséhez, bejelentés kivizsgálásához vagy jogszabály betartásához szükséges.

4. Az adatkezelés céljai és jogalapjai

Amikor a Caballus adatkezelő, a személyes adatokat az alábbiak szerint használjuk:

Amikor kizárólag egy Szervező számára kezelünk foglalási adatokat vagy küldünk működési foglalási üzeneteket, a DPA szerinti dokumentált utasításait követjük. Ezek az utasítások nem külön GDPR-jogalapok: a Szervezőnek saját jogalapját kell meghatároznia és ismertetnie. Az Üzleti Feltételek elfogadása vagy e Tájékoztató tudomásulvétele nem jelent marketing-hozzájárulást vagy a Foglalók nevében adott hozzájárulást.

Jogos érdekre támaszkodva figyelembe vesszük az adatkezelés szükségességét és hatását, és nem használjuk ezt a jogalapot, ha az érintett jogai elsőbbséget élveznek érdekeinkkel szemben. Kérhet további információt az Önt érintő érdekmérlegelésről.

Ha hozzájárulást kérünk, azt bármikor visszavonhatja. A visszavonás a korábbi jogszerű adatkezelést nem érinti.

5. Kik kapnak személyes adatokat

Csak az észszerűen szükséges adatokat adjuk át a következő címzetteknek:

A Stripe a fizetési tevékenységtől függően adatfeldolgozó, önálló adatkezelő vagy közös adatkezelő lehet. A Szervező kapcsolt fizetési fiókjára a Stripe közvetlenül is szerződik a Szervezővel. A Google saját feltételei szerint kezel adatokat, amikor a felhasználó engedélyezi az integrációját.

Adatokat átadhatunk titoktartásra kötelezett szakmai tanácsadóknak és auditoroknak; valós vállalati ügylet vevőjének, befektetőjének vagy jogutódjának; illetékes hatóságoknak, ha a jog előírja; valamint más személynek, ha jogok, biztonság vagy a Szolgáltatás védelméhez szükséges.

Nem értékesítünk személyes adatokat. Nem osztjuk meg őket különböző használati környezeteket összekapcsoló viselkedésalapú hirdetéshez.

Az Ügyfél Személyes Adataihoz használt adatfeldolgozók aktuális listáját a DPA al-adatfeldolgozói jegyzéke tartalmazza. A weboldal betűkészletfájljait a Clearslot saját domainjei szolgálják ki; az oldal betöltése nem küld betűkészlet-kérést a Google-nak.

Google Calendar/Meet-kapcsolatnál a felhasználó által kért elérhetőséghez, szinkronizáláshoz és találkozók létrehozásához szükséges naptár- és eseményadatokhoz férünk hozzá. A Google API-kon át kapott információ felhasználása és továbbítása megfelel a Google API-szolgáltatások felhasználói adatokra vonatkozó szabályzatának, ideértve a korlátozott felhasználás követelményeit. Ezt az információt nem használjuk hirdetéshez vagy általános célú modellek tanításához. Az integrációt a Clearslotban megszüntetheti, a hozzáférést pedig Google-fiókjában visszavonhatja; a megszüntetés önmagában nem törli a korábban jogszerűen létrehozott vagy a Szervezőnél tárolt nyilvántartásokat.

6. Nemzetközi adattovábbítás

Elsődleges alkalmazási adatbázisunk és számítási kapacitásunk az Európai Gazdasági Térségben található, titkosított mentéseinket Franciaországban tároljuk. Ez nem vállalás arra, hogy minden adatkezelés az EU-ban vagy az EGT-ben történik. A Cloudflare, Stripe, Google Workspace és az opcionális Google-integrációk globális adatkezelést jelentenek, többek között az Egyesült Államokban. A Resend az emailtartalmat és kézbesítési adatokat főleg az Egyesült Államokban tárolja és kezeli; EU-s küldési régió választása ezt a tárolási helyet nem módosítja. A Scaleway szerződése szintén lehetővé tesz garanciákkal védett EU-n kívüli továbbítást, bár mentéseink Franciaországban vannak.

A [DPA al-adatfeldolgozói jegyzéke](/dpa) leírja a szolgáltatók feladatait, helyszíneit és a szerződéses továbbítási garanciákat. A kapcsolt Google-fiókokra az adott fiókok feltételei és garanciái vonatkoznak; a Caballus saját Workspace-kiegészítése nem fedi le minden Szervező Google-fiókját.

Ha a GDPR korlátozza az EGT-n kívüli továbbítást, azt megfelelő mechanizmusnak kell lefednie: például megfelelőségi határozatnak, jogosult tanúsított címzett esetén az EU–USA Adatvédelmi Keretrendszernek, vagy szükség esetén kiegészítő intézkedésekkel megkötött általános adatvédelmi kikötéseknek (Standard Contractual Clauses). A mechanizmus a címzettől és az adatkezeléstől függ, nem pusztán a márkától. A megfelelő garanciákért és másolatukért keresse a [email protected] címet; a bizalmas információt és mások jogait védő jogszerű kitakarások alkalmazhatók.

7. Meddig őrizzük meg az adatokat

Személyes adatokat csak a gyűjtés céljához szükséges ideig őrzünk meg, ideértve a Szolgáltatás nyújtását, a Szervező utasításainak követését, biztonságot, jogkövetést, viták rendezését és megállapodások érvényesítését.

Az induláskori megőrzési rend:

A szolgáltatói törlés további időt igényelhet, miután az adatok kikerülnek az aktív használatból. A Google Workspace-kiegészítése legfeljebb 180 napot enged a törlés befejezésére, miután az adatok a szolgáltatásban helyreállíthatatlanná válnak; a Workspace-szerződés megszűnése előtt akár 30 napos helyreállítási időszak is lehet. A maradványmásolatok védettek maradnak, és rendes üzleti célokra nem használhatók. Továbbítjuk az alkalmazandó törlési utasításokat; egy Clearslot-fiók bezárása nem szünteti meg közös szolgáltatói fiókjainkat, és nem törli automatikusan a Stripe vagy a Szervező kapcsolt szolgáltatásai által önállóan tárolt iratokat.

A Szervező saját foglalási nyilvántartásaira rövidebb vagy hosszabb megőrzést állíthat be, ahol a Szolgáltatás engedi. A Caballus törlés után minimális tiltási nyilvántartást tarthat meg a leiratkozás tiszteletben tartásához vagy visszaélő fiók újbóli létrehozásának megakadályozásához.

Ezek alapértelmezett ütemezések, nem okok kötelező törlési utasítás vagy rövidebb jogi határidő késleltetésére. A kötelező visszanyerési időszakokat és az adatfeldolgozói megőrzés korlátait továbbra is a DPA és az alkalmazandó jog szabályozza.

Jogi megőrzés, vita vagy vizsgálat alatt megőrizhetjük a releváns adatokat. A megőrzési kötelezettség végén a rendes ütemezés folytatódik.

8. A fiók bezárása nem minden irat azonnali törlése

A fiók bezárása visszavonja a hozzáférést, és elindítja az alkalmazandó törlési vagy azonosíthatóság-megszüntetési folyamatot. Nem feltétlenül töröl minden iratot azonnal. Megtarthatunk például jogszabály által megkövetelt számlákat és tranzakciókat; biztonsági bizonyítékokat; Foglalók védelméhez vagy viták rendezéséhez szükséges iratokat; következetesen megőrzendő történeti foglalási hivatkozásokat; és titkosított mentéseket automatikus lejáratukig.

Adatfeldolgozóként a Caballus a Szervező DPA szerinti törlési utasításait követi. A törlést kérő Foglaló először a Szervezővel lépjen kapcsolatba. Az alkalmazandó törlési utasításokat újra alkalmazni kell a helyreállított adatokra a visszaállított szolgáltatások újranyitása előtt.

9. Adatvédelmi jogai

Az alkalmazandó jog feltételeitől és kivételeitől függően joga lehet:

• hozzáférni személyes adataihoz és tájékoztatást kapni felhasználásukról;
• helyesbíteni a pontatlan adatokat;
• töröltetni az adatokat;
• korlátozni az adatkezelést;
• tiltakozni a jogos érdeken alapuló adatkezelés vagy közvetlen marketing ellen;
• hordozható formátumban megkapni az adatokat; és
• visszavonni hozzájárulását.

Clearslot-fiókkal vagy a Caballus saját adatkezelésével kapcsolatos jog gyakorlásához keresse a [email protected] címet. A Szervező foglalási oldalával vagy irataival kapcsolatos joghoz az adott Szervezőt keresse. Szükségünk lehet személyazonosság és jogosultság ellenőrzésére szolgáló információra. A meghatalmazottaknak igazolniuk kell meghatalmazásukat.

A GDPR hatálya alá tartozó kérelmekre indokolatlan késedelem nélkül, rendszerint beérkezéstől számított egy hónapon belül válaszolunk. Ha összetettségük vagy számuk jogszerű hosszabbítást indokol, ezt az első hónapon belül megmagyarázzuk. A kérelmek általában díjmentesek; az elutasításnak vagy díjnak jogi feltételeket kell teljesítenie, és ismertetjük az okot és az elérhető panaszjogokat.

Bármikor tiltakozhat személyes adatainak közvetlen marketingcélú felhasználása ellen. Ezt a felhasználást megszüntetjük. Sajátos helyzetére vonatkozó okokból a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen is tiltakozhat; ekkor a jogszabály szerinti feltételeket és kivételeket alkalmazzuk.

Panaszt tehet a lakóhelye, munkahelye vagy a feltételezett jogsértés helye szerinti adatvédelmi felügyeleti hatóságnál. Bírósághoz is fordulhat. Nagyra értékelnénk, ha először lehetőséget kapnánk a probléma rendezésére.

10. Sütik és eszköztárolás

A Clearslot sütiket vagy hasonló eszköztárolást használ, amelyek szükségesek:

• bejelentkezési munkamenetek fenntartásához és biztonsági állapot megjegyzéséhez;
• űrlapok és kérések hamisítás, botok és visszaélés elleni védelméhez;
• nyelvi vagy alapvető felületi beállítások megőrzéséhez; és
• forgalom irányításához és védelméhez a Cloudflare-en keresztül.

Ha egy promóciós felszólítás bezárható, a böngészőbeállítás 30 napig megjegyzi a választást. Ez bezárási beállítás, nem marketing-hozzájárulás vagy hirdetési követési azonosító.

E technológiákat azért használjuk, mert a kért szolgáltatás nyújtásához vagy védelméhez szükségesek, nem hirdetéshez. Blokkolásuk akadályozhatja a bejelentkezést, foglalást vagy más alapvető funkciókat.

Induláskor nem állítunk be nem szükséges analitikai vagy hirdetési sütiket. Ha ez változik, frissítjük e Tájékoztatót, és ahol kell, hozzájárulást kérünk beállításuk előtt.

11. Biztonság

A kockázattal arányos személyesadat-védelemhez technikai és szervezési intézkedéseket alkalmazunk. Ide tartozik az átvitel alatti TLS, korlátozott adminisztratív hozzáférés, hitelesítési és munkamenet-ellenőrzés, hálózati és alkalmazási védelem, naplózás és megfigyelés, sérülékenység- és javításkezelés, titkosított külső mentések, titokkezelés, valamint dokumentált incidens- és helyreállítási eljárások.

Egyetlen internetes szolgáltatás sem teljesen biztonságos. Az ügyfeleknek védeniük kell hitelesítő adataikat, megfelelően beállítani a felhasználói hozzáférést és feltételezett kompromittálódásról haladéktalanul értesíteni minket a [email protected] címen.

12. Gyermekek

18 év alatti személyek nem rendelkezhetnek Clearslot-fiókkal. A Szolgáltatás nem gyermekeknek szól.

13 év alatti gyermek nem küldhet be foglalási űrlapot; a gyermekre vonatkozó foglalást felhatalmazott felnőttnek kell elvégeznie. Ez termékkorlátozás, nem olyan állítás, hogy a hozzájárulás egységes EU-s korhatára 13. A gyermekek számára vagy velük kapcsolatos időpontokat engedélyező Szervező felel a megfelelő jogalapért, életkornak megfelelő átláthatóságért, szükséges esetben gyámi felhatalmazásért, adatminimalizálásért és minden más garanciáért. Az érzékeny információkra vonatkozó induláskori tilalom a gyermekek adataira is érvényes.

13. Automatizált döntések

Technikai jelzésekkel észleljük a kéretlen leveleket, a csalást, a fiókátvételt és a tiltott használatot, és rangsoroljuk a felülvizsgálatokat. Az IP-címből meghatározott ország és hálózati szolgáltatónk Tor-jelzései elutasíthatják a termékkéréseket; a hiányzó vagy ellentmondásos letelepedési vagy végleges számlázási országadatok az üzemeltető felülvizsgálatáig felfüggeszthetik a hozzáférést. A földrajzi elutasítás önmagában nem tilt le véglegesen egy szervezetet. A Caballus felhatalmazott munkatársai felülvizsgálják a tartós jogosultsági és tiltási döntéseket. Emberi felülvizsgálatért, álláspontja ismertetéséért vagy a döntés vitatásáért írjon a [email protected] címre. Biztosítjuk az alkalmazandó jog által előírt további tájékoztatást és garanciákat.

14. Európai uniós tájékoztatás

A Caballus Írországban bejegyzett társaság. Adatkezelői tevékenységére a GDPR 13 és 14 cikke szerinti cél-, jogalap-, címzett-, megőrzési és jogi tájékoztatás fent található. Panaszt tehet a lakóhelye, munkahelye, illetve a feltételezett jogsértés helye szerinti adatvédelmi felügyeleti hatóságnál.

Ha a Szervező kezeli a Foglalók adatait, saját teljes adatvédelmi tájékoztatást kell adnia. A foglalási oldalon látható többrétegű tájékoztató azonosítja a Szervezőt, és hivatkozik tájékoztatójára. A Caballus nem tekinti a hozzájárulást jogalapnak pusztán azért, mert a felhasználó e Tájékoztatót tudomásul veszi.

15. Nyelvek és kötelező jogok

Az adatvédelmi tájékoztatásnak érthetőnek kell lennie azok számára, akiket megcélozunk. A lokalizált tájékoztatók azonos adatkezelést és jogokat írnak le; nem külön üzleti szerződések. Az Üzleti Feltételek angol nyelvre vonatkozó kikötése nem írja felül ezt az átláthatósági kötelezettséget vagy kötelező adatvédelmi jogait. Keressen minket, ha egy tájékoztató nem világos, vagy fordítási hibát észlel.

16. Változások és kapcsolat

A Tájékoztatót a jog, szolgáltatók vagy a Szolgáltatás változásaihoz igazíthatjuk. Közzétesszük az aktuális verziót, és indokolt esetben további értesítést adunk a lényeges változásokról.

Adatvédelmi kérdések és joggyakorlási kérelmek: [email protected]

Támogatás: [email protected]

Postacím: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland