Personvernerklæring

1. Når Caballus er behandlingsansvarlig eller databehandler

Caballus er behandlingsansvarlig for personopplysninger som brukes til å drive kontoer, administrere abonnementer, sikre og forbedre Clearslot, kommunisere med brukere, gi støtte, følge lovgivningen og administrere virksomheten vår.

Når en Clearslot-bedriftskunde (Arrangør) bruker Tjenesten til å samle inn eller administrere opplysninger om sine kunder, potensielle kunder, ansatte, inviterte eller personer som bestiller (Bestillere), bestemmer Arrangøren normalt hvorfor og hvordan opplysningene brukes. Arrangøren er behandlingsansvarlig, og Caballus er databehandler under Clearslots databehandleravtale.

Bestillere bør først rette personvernspørsmål om en bestilling, et skjema eller en melding fra Arrangøren til den aktuelle Arrangøren. Vi bistår Arrangøren med forespørsler i den utstrekning personvernlovgivningen krever.

Noen leverandører, særlig betalingsleverandører og leverandører av integrasjoner som kunden har godkjent, behandler også data som selvstendige eller felles behandlingsansvarlige under egne personvernerklæringer.

2. Personopplysninger vi behandler

Avhengig av hvordan du bruker Clearslot, behandler vi:

• Konto- og organisasjonsopplysninger: navn, e-postadresse, telefonnummer, profilbilde, organisasjon, rolle, språk, tidssone, kontoinnstillinger og identifikatorer.
• Bestillings- og kontaktopplysninger: Bestillerens navn og kontaktopplysninger, virksomhet, tidssone, ønsket tjeneste, avtaletidspunkt, deltakere, status, notater, avbestillingsgrunn, svar på egendefinerte skjemaer og tilknyttet kommunikasjon.
• Tilgjengelighets- og integrasjonsopplysninger: tilgjengelighetsregler, kalenderidentifikatorer og metadata, hendelsesdetaljer, møtelenker, identifikatorer for tilkoblede kontoer, tillatelser og tokener som kreves for å bruke en integrasjon.
• Abonnements- og transaksjonsopplysninger: abonnement, faktureringsadresse og avgiftsopplysninger, Stripe-kunde-/kontoidentifikatorer, betalingsbeløp, valuta, status, refusjoner og metadata om tilbakeføringer. Caballus mottar ikke fullstendige betalingskortnumre fra Stripe.
• Innhold: tekst på bestillingssider, bilder, profilering, skjemaer, fordelingsregler, opplastet materiale og meldinger som sendes gjennom Tjenesten.
• Opplysninger om virksomhetens rett til å bruke tjenesten og fjerning av innhold: etableringsopplysninger, private operatørbeslutninger og bevisreferanser, samt nødvendige opplysninger om medieeierskap og fjerning. Disse opplysningene publiseres ikke i Arrangørens erklæringer og følger reglene nedenfor om kontooppbevaring og gjeldende lovlige oppbevaringspålegg.
• Støtte- og virksomhetskommunikasjon: meldinger, vedlegg, tilbakemeldinger og dokumentasjon på hvordan en forespørsel ble håndtert.
• Tekniske opplysninger og sikkerhetsopplysninger: IP-adresse, enhets- og nettleseropplysninger, tidsstempler, øktidentifikatorer, autentiserings- og sikkerhetshendelser, forespørselslogger, feilopplysninger og signaler for å forebygge misbruk.
• Bruksopplysninger: handlinger i produktet og funksjons-/konfigurasjonstilstand som trengs for å drive, feilsøke og forbedre det. Ved lansering bruker vi ikke atferdsbasert annonsering fra tredjeparter eller unødvendige analyseinformasjonskapsler.

Clearslot er ikke utformet for betalingskortnumre i skjemafelt, passord, autentiseringshemmeligheter, offentlige identitetsnumre, særlige kategorier av personopplysninger eller opplysninger om straffbare forhold. Ved lansering må Arrangører ikke be om eller sende inn slike opplysninger eller bruke Clearslot til regulerte arbeidsprosesser innen helse.

Påkrevde konto-, sikkerhets- og faktureringsfelt trengs for å levere tjenesten du ber om, eller oppfylle rettslige forpliktelser. Hvis du ikke oppgir dem, kan vi være ute av stand til å opprette kontoen, behandle en betaling eller levere funksjonen. Valgfrie profilfelt og integrasjoner er frivillige. Arrangøren bestemmer hvilke bestillingsfelt som er nødvendige og må forklare konsekvensene av å ikke fylle dem ut; det å avstå fra et valgfritt svar må ikke fremstilles som å gi avkall på alle personvernrettigheter.

3. Hvor opplysningene kommer fra

Vi mottar opplysninger:

• direkte fra kontobrukere, Bestillere og personer som kontakter oss;
• fra Arrangøren som setter opp en bestillingsside eller legger til teammedlemmer, kontakter eller bestillinger;
• fra en tilkoblet tjeneste når en bruker aktiverer en integrasjon, som Stripe eller Google Calendar;
• automatisk fra enheter, nettlesere og sikkerhets- og applikasjonssystemene våre; og
• fra offentlige kilder, personer som rapporterer innhold, tjenesteleverandører eller myndigheter når det trengs for å forebygge misbruk, undersøke en rapport eller følge lovgivningen.

4. Hvorfor vi bruker opplysninger, og behandlingsgrunnlagene våre

Når Caballus er behandlingsansvarlig, bruker vi personopplysninger som følger:

Når vi behandler bestillingsdata eller sender driftsmeldinger om bestillinger utelukkende for en Arrangør, følger vi Arrangørens dokumenterte instrukser under databehandleravtalen. Instruksene er ikke et selvstendig behandlingsgrunnlag etter GDPR: Arrangøren må fastsette og opplyse om sitt eget grunnlag. Å godta bedriftsvilkår eller bekrefte at du har lest denne erklæringen, gir ikke samtykke til markedsføring eller samtykke på vegne av Bestillere.

Når vi bygger på berettigede interesser, vurderer vi nødvendigheten og virkningen av behandlingen og bruker ikke dette grunnlaget der en persons rettigheter går foran interessene våre. Du kan be om mer informasjon om en interesseavveining som gjelder deg.

Hvis vi ber om samtykke, kan du trekke det tilbake når som helst. Tilbakekall påvirker ikke tidligere lovlig behandling.

5. Hvem som mottar personopplysninger

Vi utleverer bare det som er rimelig nødvendig, til følgende mottakere:

Stripe kan opptre som databehandler, selvstendig behandlingsansvarlig eller felles behandlingsansvarlig avhengig av betalingsaktiviteten. For en Arrangørs tilkoblede betalingskonto inngår Stripe også avtale direkte med Arrangøren. Google behandler data under egne vilkår når en bruker aktiverer integrasjonen.

Vi kan også utlevere data til profesjonelle rådgivere og revisorer under fortrolighet; til en kjøper, investor eller etterfølger i en reell selskapstransaksjon; til kompetente myndigheter når loven krever det; og til en annen person når det trengs for å beskytte rettigheter, sikkerhet eller Tjenesten.

Vi selger ikke personopplysninger. Vi deler dem ikke for atferdsbasert annonsering på tvers av tjenester.

Den gjeldende listen over databehandlere som brukes for Kundens personopplysninger, står i oversikten over underdatabehandlere i databehandleravtalen vår. Nettstedets skrifttypefiler leveres fra Clearslots egne domener; lasting av en side sender ikke en skrifttypeforespørsel til Google.

For en Google Calendar/Meet-tilkobling leser vi kalender- og hendelsesopplysningene som trengs for tilgjengelighet, synkronisering og opprettelse av møter som brukeren ber om. Vår bruk og overføring av opplysninger mottatt gjennom Google-API-er følger Google API Services User Data Policy, inkludert kravene til Limited Use. Vi bruker ikke disse opplysningene til annonsering eller opplæring av generelle modeller. Du kan koble fra integrasjonen i Clearslot og trekke tilbake tilgangen gjennom Google-kontoen; frakobling sletter ikke i seg selv opplysninger som allerede er opprettet lovlig, eller opplysninger som Arrangøren oppbevarer.

6. Internasjonale overføringer

Den primære applikasjonsdatabasen og datakraften vår driftes i Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet, og krypterte sikkerhetskopier lagres i Frankrike. Dette er ikke et løfte om at all behandling foregår i EU eller EØS. Cloudflare, Stripe, Google Workspace og valgfrie Google-integrasjoner innebærer global behandling, inkludert i USA. Resend lagrer og behandler e-postinnhold og leveringsdata hovedsakelig i USA; valg av en avsenderregion i EU endrer ikke lagringsstedet. Scaleways avtale tillater også overføringer utenfor EU med garantier, selv om sikkerhetskopiene våre lagres i Frankrike.

[Databehandleravtalens oversikt over underdatabehandlere](/dpa) beskriver leverandørfunksjoner, steder og avtalefestede overføringsgarantier. Tilkoblede Google-kontoer er underlagt vilkårene og garantiene som gjelder disse kontoene; Caballus' egen Workspace-avtale dekker ikke alle Arrangørers Google-kontoer.

Der GDPR begrenser overføring utenfor EØS, må den aktuelle overføringen være dekket av en gjeldende mekanisme, som en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå, EU–US Data Privacy Framework for en kvalifisert sertifisert mottaker, eller ferdig inngåtte standard personvernbestemmelser med supplerende tiltak der det kreves. Mekanismen avhenger av mottakeren og behandlingen, ikke bare merkenavnet. Kontakt [email protected] for informasjon om gjeldende garantier og en kopi, med eventuelle lovlige sladdinger for å beskytte fortrolige opplysninger og andres rettigheter.

7. Hvor lenge vi oppbevarer data

Vi oppbevarer personopplysninger bare så lenge det trengs for formålet de ble samlet inn for, inkludert å levere Tjenesten, følge Arrangørens instrukser, opprettholde sikkerhet, følge lovgivningen, løse tvister og håndheve avtaler.

Lagringsplanen ved lansering er:

Leverandørsletting kan ta ytterligere tid etter at data er fjernet fra aktiv bruk. Googles Workspace-avtale tillater opptil 180 dager for å fullføre sletting etter at data ikke lenger kan gjenopprettes gjennom tjenesten; avslutning av Workspace-avtalen kan først innebære en gjenopprettingsperiode på opptil 30 dager. Gjenværende kopier beskyttes fortsatt og må ikke brukes til vanlige forretningsformål. Vi videreformidler gjeldende sletteinstrukser; avslutning av én Clearslot-konto avslutter ikke våre delte leverandørkontoer og sletter ikke automatisk opplysninger som Stripe eller en Arrangørs tilkoblede tjenester oppbevarer selvstendig.

En Arrangør kan angi kortere eller lengre lagringstid for sine egne bestillingsopplysninger der Tjenesten tillater det. Caballus kan beholde en minimal sperreoppføring etter sletting for å respektere en avmelding eller hindre gjenopprettelse av en konto brukt til misbruk.

Dette er standardplaner, ikke en grunn til å utsette en bindende sletteinstruks eller en kortere lovbestemt frist. Påkrevde frister for uthenting og begrensninger i databehandlerens oppbevaring styres fortsatt av databehandleravtalen og gjeldende lovgivning.

Vi kan bevare relevante data under et lovlig oppbevaringspålegg, en tvist eller en undersøkelse. Når pålegget opphører, gjelder den vanlige planen igjen.

8. Kontoavslutning innebærer ikke umiddelbar sletting av alle opplysninger

Avslutning av en konto trekker tilbake tilgangen og starter den gjeldende prosessen for sletting eller avidentifisering. Den sletter ikke nødvendigvis alle opplysninger straks. Vi kan for eksempel beholde faktura- og transaksjonsopplysninger som loven krever; sikkerhetsbevis; opplysninger som trengs for å beskytte Bestillere eller løse tvister; historiske bestillingsreferanser som må forbli konsistente; og krypterte sikkerhetskopier frem til automatisk utløp.

Der Caballus er databehandler, bestemmer Arrangøren sletteinstruksene under databehandleravtalen. En Bestiller som ber om sletting, bør kontakte Arrangøren først. Gjeldende sletteinstrukser må anvendes på nytt på gjenopprettede data før gjenopprettede tjenester åpnes igjen.

9. Dine personvernrettigheter

Med forbehold om vilkår og unntak i gjeldende lovgivning kan du ha rett til å:

• få innsyn i personopplysningene dine og informasjon om hvordan de brukes;
• få rettet uriktige opplysninger;
• få slettet opplysninger;
• begrense behandling;
• protestere mot behandling basert på berettigede interesser eller mot direkte markedsføring;
• motta opplysninger i et portabelt format; og
• trekke tilbake samtykke.

For å utøve en rettighet som gjelder en Clearslot-konto eller Caballus' egen behandling, kontakt [email protected]. For å utøve en rettighet som gjelder en Arrangørs bestillingsside eller opplysninger, kontakt Arrangøren. Vi kan trenge opplysninger for å bekrefte identitet og fullmakt. Autoriserte representanter må dokumentere fullmakten sin.

For forespørsler som reguleres av GDPR, svarer vi uten ugrunnet opphold og normalt innen én måned etter mottak. Hvis kompleksitet eller antall forespørsler krever en lovlig fristforlengelse, forklarer vi dette innen den første måneden. Forespørsler er normalt gratis; avslag eller gebyr må oppfylle lovvilkårene, og vi forklarer grunnen og tilgjengelige klagerettigheter.

Du kan når som helst protestere mot bruk av personopplysningene dine til direkte markedsføring. Vi stanser denne bruken. Du kan også, av grunner knyttet til din særlige situasjon, protestere mot behandling basert på berettigede interesser; vi anvender da vurderingene og unntakene som loven krever.

Du kan klage til personvernmyndigheten der du bor, arbeider eller mener et brudd fant sted. Du kan også bringe saken inn for domstolene. Vi setter pris på muligheten til å håndtere bekymringen først.

10. Informasjonskapsler og lagring på enheter

Clearslot bruker informasjonskapsler eller lignende lagring på enheter som trengs for å:

• opprettholde innloggingsøkter og huske sikkerhetstilstand;
• beskytte skjemaer og forespørsler mot forfalskning, roboter og misbruk;
• beholde språkvalg eller nødvendige grensesnittinnstillinger; og
• rute og sikre trafikk gjennom Cloudflare.

Der en markedsføringsoppfordring kan lukkes, husker en nettleserinnstilling valget i 30 dager. Dette er en innstilling for å skjule oppfordringen, ikke samtykke til markedsføring eller en identifikator for annonsesporing.

Teknologien brukes fordi den er nødvendig for å levere eller sikre tjenesten du ber om, fremfor for annonsering. Blokkering kan hindre innlogging, bestilling eller andre kjernefunksjoner.

Ved lansering setter vi ikke unødvendige analyse- eller annonseringsinformasjonskapsler. Hvis dette endres, oppdaterer vi erklæringen og ber om samtykke der det er aktuelt, før vi setter dem.

11. Sikkerhet

Vi bruker tekniske og organisatoriske tiltak som skal beskytte personopplysninger i forhold til risikoen. De inkluderer TLS under overføring, begrenset administrativ tilgang, autentiserings- og øktkontroller, nettverks- og applikasjonssikkerhet, logging og overvåking, håndtering av sårbarheter og sikkerhetsoppdateringer, krypterte sikkerhetskopier utenfor driftsstedet, håndtering av hemmeligheter og dokumenterte rutiner for hendelser og gjenoppretting.

Ingen internettjeneste er helt sikker. Kunder må beskytte innloggingsinformasjon, konfigurere brukertilgang riktig og varsle oss straks på [email protected] ved mistanke om kompromittering.

12. Barn

Personer under 18 år kan ikke ha en Clearslot-konto. Tjenesten retter seg ikke mot barn.

Barn under 13 år må ikke sende inn et bestillingsskjema; en autorisert voksen må bestille på vegne av barnet. Dette er en produktbegrensning, ikke en påstand om at 13 år er en felles samtykkealder i EU. En Arrangør som tillater avtaler for eller om barn, er ansvarlig for et egnet behandlingsgrunnlag, alderstilpasset informasjon, fullmakt fra foresatte der det kreves, dataminimering og alle andre garantier. Lanseringens forbud mot sensitive opplysninger gjelder også opplysninger om barn.

13. Automatiserte avgjørelser

Vi bruker tekniske signaler for å oppdage spam, svindel, kontoovertakelse og forbudt bruk og for å prioritere gjennomgang. Land utledet fra IP-adressen og nettverksleverandørens Tor-signaler kan føre til avvisning av produktforespørsler; manglende eller motstridende opplysninger om virksomheten eller det endelige faktureringslandet kan føre til at produkttilgangen holdes tilbake i påvente av operatørens gjennomgang. Geografisk avvisning alene blokkerer ikke en organisasjon permanent. Autorisert Caballus-personell gjennomgår varige beslutninger om vilkår for bruk og blokkering. Kontakt [email protected] for å be om menneskelig gjennomgang, gi ditt syn eller bestride en beslutning. Vi gir ytterligere informasjon og garantier som gjeldende lovgivning krever.

14. Informasjon for Den europeiske union

Caballus er stiftet i Irland. For behandling der Caballus er behandlingsansvarlig, er informasjonen om formål, behandlingsgrunnlag, mottakere, lagringstid og rettigheter som artiklene 13 og 14 i GDPR krever, gitt ovenfor. Du kan klage til personverntilsynsmyndigheten der du bor, arbeider eller mener et brudd fant sted.

Der en Arrangør er behandlingsansvarlig for Bestillerdata, må Arrangøren gi fullstendig egen personverninformasjon. Den lagdelte informasjonen på en bestillingsside identifiserer Arrangøren og lenker til erklæringen. Caballus bruker ikke samtykke som behandlingsgrunnlag bare fordi en bruker bekrefter å ha lest denne erklæringen.

15. Språk og ufravikelige rettigheter

Personverninformasjon må være forståelig for dem vi retter oss mot. Lokaliserte erklæringer beskriver samme behandling og rettigheter; de er ikke separate forretningsavtaler. Bestemmelsen om engelsk språk i bedriftsvilkårene våre går ikke foran denne plikten til åpenhet eller dine ufravikelige personvernrettigheter. Kontakt oss hvis en erklæring er uklar eller du finner en oversettelsesfeil.

16. Endringer og kontakt

Vi kan oppdatere erklæringen ved endringer i lovgivning, leverandører eller Tjenesten. Vi publiserer gjeldende versjon og gir ytterligere varsel om vesentlige endringer der det er aktuelt.

Personvernspørsmål og forespørsler om rettigheter: [email protected]

Støtte: [email protected]

Postadresse: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland