Informativa sulla privacy

1. Quando Caballus è titolare o responsabile del trattamento

Caballus è titolare del trattamento dei dati personali utilizzati per gestire gli account, amministrare gli abbonamenti, proteggere e migliorare Clearslot, comunicare con gli utenti, fornire assistenza, rispettare la legge e gestire la nostra attività.

Quando un cliente aziendale di Clearslot (Organizzatore) utilizza il Servizio per raccogliere o gestire informazioni sui propri clienti, potenziali clienti, dipendenti, invitati o persone che prenotano (Prenotanti), l'Organizzatore normalmente decide perché e come vengono utilizzate tali informazioni. L'Organizzatore è il titolare e Caballus agisce come suo responsabile del trattamento ai sensi dell'Addendum sul trattamento dei dati di Clearslot (DPA).

I Prenotanti devono rivolgere innanzitutto all'Organizzatore interessato le domande sulla privacy relative a una prenotazione, un modulo o un messaggio dell'Organizzatore. Assisteremo l'Organizzatore nella gestione delle richieste secondo quanto previsto dalla normativa sulla protezione dei dati.

Alcuni fornitori, in particolare quelli di servizi di pagamento e di integrazioni autorizzate dai clienti, trattano i dati anche come titolari autonomi o contitolari, secondo le proprie informative sulla privacy.

2. Dati personali che trattiamo

A seconda di come utilizzi Clearslot, trattiamo:

• Dati dell'account e dell'organizzazione: nome, indirizzo email, numero di telefono, immagine del profilo, organizzazione, ruolo, lingua, fuso orario, impostazioni e identificativi dell'account.
• Dati di prenotazione e di contatto: nome e recapiti del Prenotante, azienda, fuso orario, servizio richiesto, data e ora dell'appuntamento, partecipanti, stato, note, motivo della cancellazione, risposte ai moduli personalizzati e comunicazioni correlate.
• Dati sulla disponibilità e sulle integrazioni: regole di disponibilità, identificativi e metadati dei calendari, dettagli degli eventi, collegamenti per videoconferenze, identificativi degli account collegati, autorizzazioni e token necessari al funzionamento di un'integrazione.
• Dati di abbonamento e di transazione: piano, indirizzo di fatturazione e informazioni fiscali, identificativi cliente/account Stripe, importo del pagamento, valuta, stato, rimborsi e metadati delle contestazioni di pagamento. Caballus non riceve da Stripe i numeri completi delle carte di pagamento.
• Contenuti: testi delle pagine di prenotazione, immagini, elementi del marchio, moduli, regole di instradamento, materiali caricati e messaggi forniti tramite il Servizio.
• Registri di idoneità aziendale e ritiro dei contenuti multimediali: fatti relativi allo stabilimento, decisioni riservate dell’operatore e riferimenti alle prove, oltre ai registri necessari di titolarità e ritiro dei contenuti multimediali. Non sono pubblicati nelle informative dell’Organizzatore e seguono le regole sotto riportate di conservazione dell’account e le eventuali conservazioni per motivi giuridici.
• Comunicazioni di assistenza e commerciali: messaggi, allegati, riscontri e registrazioni della gestione delle richieste.
• Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, marcature temporali, identificativi di sessione, eventi di autenticazione e sicurezza, registri delle richieste, informazioni sugli errori e segnali di contrasto agli abusi.
• Dati di utilizzo: azioni compiute nel prodotto e stato delle funzionalità/configurazioni necessario per gestirlo, risolverne i problemi e migliorarlo. Al lancio non utilizziamo pubblicità comportamentale di terzi né cookie analitici non essenziali.

Clearslot non è progettato per numeri di carte di pagamento nei campi dei moduli, password, segreti di autenticazione, numeri di identificazione rilasciati dalle autorità pubbliche, categorie particolari di dati o dati relativi a reati. Al lancio gli Organizzatori non devono richiedere né inviare tali informazioni, né utilizzare Clearslot per processi sanitari regolamentati.

I campi obbligatori relativi all'account, alla sicurezza e alla fatturazione sono necessari per fornire il servizio richiesto o adempiere a obblighi di legge. Se non li fornisci, potremmo non essere in grado di creare l'account, elaborare un pagamento o fornire la funzionalità. I campi facoltativi del profilo e le integrazioni facoltative sono volontari. L'Organizzatore decide quali campi di prenotazione siano necessari e deve spiegare le conseguenze della loro mancata compilazione; il rifiuto di una risposta facoltativa non deve essere presentato come rinuncia a tutti i diritti alla privacy.

3. Da dove provengono i dati

Riceviamo dati:

• direttamente dagli utenti degli account, dai Prenotanti e dalle persone che ci contattano;
• dall'Organizzatore che configura una pagina di prenotazione o aggiunge membri del team, contatti o prenotazioni;
• da un servizio collegato quando un utente attiva un'integrazione, come Stripe o Google Calendar;
• automaticamente da dispositivi, browser e dai nostri sistemi di sicurezza e applicativi; e
• da fonti pubbliche, segnalanti, fornitori di servizi o autorità, quando necessario per prevenire abusi, indagare su una segnalazione o rispettare la legge.

4. Perché utilizziamo i dati e le nostre basi giuridiche

Quando Caballus è titolare del trattamento, utilizziamo i dati personali come segue:

Quando trattiamo dati di prenotazione o inviamo messaggi operativi sulle prenotazioni esclusivamente per un Organizzatore, seguiamo le sue istruzioni documentate ai sensi del DPA. Tali istruzioni non costituiscono una base giuridica autonoma ai sensi del GDPR: l'Organizzatore deve individuare e comunicare la propria base. Accettare le Condizioni commerciali o prendere atto di questa Informativa non costituisce consenso al marketing né consenso per conto dei Prenotanti.

Quando ci basiamo sugli interessi legittimi, consideriamo la necessità e l'impatto del trattamento e non utilizziamo tale base quando i diritti di una persona prevalgono sui nostri interessi. Puoi chiedere ulteriori informazioni su una valutazione di bilanciamento che ti riguarda.

Se richiediamo il consenso, puoi revocarlo in qualsiasi momento. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

5. Chi riceve i dati personali

Comunichiamo soltanto quanto ragionevolmente necessario ai seguenti destinatari:

Stripe può agire come responsabile, titolare autonomo o contitolare a seconda dell'attività di pagamento. Per l'account di pagamento collegato di un Organizzatore, Stripe stipula anche un contratto direttamente con l'Organizzatore. Google tratta i dati secondo le proprie condizioni quando un utente attiva la sua integrazione.

Possiamo inoltre comunicare dati a consulenti professionali e revisori vincolati alla riservatezza; a un acquirente, investitore o successore nell'ambito di un'effettiva operazione societaria; alle autorità competenti quando la legge lo richiede; e ad altre persone quando necessario per tutelare diritti, sicurezza o il Servizio.

Non vendiamo dati personali. Non li condividiamo per pubblicità comportamentale tra contesti diversi.

L'elenco attuale dei responsabili utilizzati per i Dati personali del cliente si trova nell'elenco dei sub-responsabili del nostro DPA. I file dei caratteri del sito sono forniti dai domini di Clearslot; caricare una pagina non invia a Google richieste di caratteri.

Per un collegamento a Google Calendar/Meet, accediamo alle informazioni di calendario e degli eventi necessarie per la disponibilità, la sincronizzazione e la creazione delle riunioni richieste dall'utente. Il nostro utilizzo e trasferimento delle informazioni ricevute tramite le API Google rispettano la Politica sui dati degli utenti dei servizi API Google, compresi i requisiti di utilizzo limitato. Non usiamo tali informazioni per pubblicità o addestramento di modelli di uso generale. Puoi scollegare l'integrazione in Clearslot e revocare l'accesso tramite il tuo account Google; lo scollegamento non cancella di per sé i documenti già lecitamente creati o quelli detenuti dall'Organizzatore.

6. Trasferimenti internazionali

Il nostro database applicativo principale e le risorse di calcolo sono ospitati nello Spazio economico europeo, mentre i backup cifrati sono conservati in Francia. Ciò non costituisce un impegno a svolgere tutti i trattamenti nell'UE o nello SEE. Cloudflare, Stripe, Google Workspace e le integrazioni facoltative Google comportano trattamenti globali, anche negli Stati Uniti. Resend conserva e tratta i contenuti delle email e i dati di consegna principalmente negli Stati Uniti; scegliere una regione di invio nell'UE non cambia tale luogo di conservazione. Il contratto di Scaleway consente inoltre trasferimenti protetti al di fuori dell'UE, benché i nostri backup siano conservati in Francia.

L'[elenco dei sub-responsabili del DPA](/dpa) descrive le funzioni dei fornitori, i luoghi e le garanzie contrattuali per i trasferimenti. Gli account Google collegati sono soggetti alle condizioni e garanzie applicabili a quegli account; l'addendum Workspace di Caballus non copre tutti gli account Google degli Organizzatori.

Quando il GDPR limita un trasferimento al di fuori dello SEE, il trasferimento deve essere coperto da un meccanismo applicabile, come una decisione di adeguatezza, il quadro UE-USA per la protezione dei dati per un destinatario idoneo e certificato, o clausole contrattuali tipo stipulate con misure supplementari ove richieste. Il meccanismo dipende dal destinatario e dal trattamento, non soltanto dal nome del marchio. Contatta [email protected] per informazioni sulle garanzie applicabili e per ottenerne una copia, fatte salve le omissioni lecite a tutela delle informazioni riservate e dei diritti altrui.

7. Per quanto tempo conserviamo i dati

Conserviamo i dati personali soltanto per il tempo necessario alla finalità della raccolta, compresa la fornitura del Servizio, l'esecuzione delle istruzioni dell'Organizzatore, la sicurezza, il rispetto della legge, la risoluzione delle controversie e l'applicazione degli accordi.

Il programma di conservazione al lancio è:

La cancellazione da parte dei fornitori può richiedere ulteriore tempo dopo la rimozione dei dati dall'uso attivo. L'addendum Workspace di Google consente fino a 180 giorni per completare la cancellazione dopo che i dati sono diventati irrecuperabili tramite il servizio; la cessazione del contratto Workspace può prima comportare un periodo di recupero fino a 30 giorni. Le copie residue restano protette e non devono essere utilizzate per scopi commerciali ordinari. Trasmettiamo le istruzioni di cancellazione applicabili; chiudere un account Clearslot non termina i nostri account condivisi presso i fornitori e non cancella automaticamente le registrazioni conservate autonomamente da Stripe o dai servizi collegati di un Organizzatore.

Un Organizzatore può impostare una conservazione più breve o più lunga per le proprie prenotazioni quando il Servizio lo consente. Caballus può conservare una registrazione minima di esclusione dopo la cancellazione, per rispettare un'opposizione o impedire la ricreazione di un account abusivo.

Questi sono programmi predefiniti, non motivi per ritardare un'istruzione vincolante di cancellazione o un termine legale più breve. I periodi obbligatori di recupero e i limiti alla conservazione da parte dei responsabili restano disciplinati dal DPA e dalla legge applicabile.

Possiamo conservare i dati pertinenti durante un obbligo di conservazione legale, una controversia o un'indagine. Quando tale obbligo termina, riprende il programma ordinario.

8. La chiusura dell'account non cancella immediatamente ogni documento

Chiudere un account revoca l'accesso e avvia il processo applicabile di cancellazione o rimozione degli identificativi. Non elimina necessariamente ogni documento immediatamente. Possiamo, per esempio, conservare fatture e transazioni richieste dalla legge; prove di sicurezza; documenti necessari a proteggere i Prenotanti o risolvere controversie; riferimenti storici delle prenotazioni che devono restare coerenti; e copie di backup cifrate fino alla scadenza automatica.

Quando Caballus agisce come responsabile, l'Organizzatore controlla le istruzioni di cancellazione secondo il DPA. Un Prenotante che richiede la cancellazione deve contattare prima l'Organizzatore. Le istruzioni applicabili devono essere riapplicate ai dati recuperati prima della riapertura dei servizi ripristinati.

9. I tuoi diritti sulla protezione dei dati

Fatte salve le condizioni ed eccezioni previste dalla legge applicabile, puoi avere diritto a:

• accedere ai tuoi dati personali e ricevere informazioni sul loro utilizzo;
• correggere dati inesatti;
• cancellare dati;
• limitare il trattamento;
• opporti al trattamento basato su interessi legittimi o al marketing diretto;
• ricevere i dati in un formato portabile; e
• revocare il consenso.

Per esercitare un diritto relativo a un account Clearslot o al trattamento proprio di Caballus, contatta [email protected]. Per un diritto relativo alla pagina di prenotazione o ai documenti di un Organizzatore, contatta quell'Organizzatore. Potremmo aver bisogno di informazioni per verificare identità e autorità. Gli agenti autorizzati devono dimostrare la propria autorizzazione.

Per le richieste soggette al GDPR rispondiamo senza indebito ritardo, normalmente entro un mese dal ricevimento. Se la complessità o il numero delle richieste richiede una proroga consentita dalla legge, la spieghiamo entro quel primo mese. Le richieste sono normalmente gratuite; ogni rifiuto o addebito deve soddisfare le condizioni di legge e spieghiamo la motivazione e i diritti di reclamo disponibili.

Puoi opporti in qualsiasi momento all'utilizzo dei tuoi dati personali per marketing diretto. Interromperemo tale utilizzo. Puoi inoltre opporti, per motivi legati alla tua situazione particolare, al trattamento basato su interessi legittimi; applicheremo quindi i criteri e le eccezioni previsti dalla legge.

Puoi presentare reclamo all'autorità di controllo sulla protezione dei dati del luogo in cui vivi, lavori o ritieni che sia avvenuta una violazione. Puoi anche agire in giudizio. Apprezzeremmo la possibilità di affrontare prima la questione.

10. Cookie e archiviazione sul dispositivo

Clearslot utilizza cookie o archiviazione simile sul dispositivo necessari per:

• mantenere le sessioni di accesso e ricordare lo stato di sicurezza;
• proteggere moduli e richieste da falsificazione, bot e abusi;
• conservare la lingua o preferenze essenziali dell'interfaccia; e
• instradare e proteggere il traffico tramite Cloudflare.

Quando un messaggio promozionale può essere chiuso, una preferenza del browser ricorda la scelta per 30 giorni. È una preferenza di chiusura, non consenso al marketing né un identificativo di tracciamento pubblicitario.

Queste tecnologie sono utilizzate perché necessarie per fornire o proteggere il servizio richiesto, non per pubblicità. Bloccarle può impedire l'accesso, le prenotazioni o altre funzioni essenziali.

Al lancio non impostiamo cookie analitici o pubblicitari non essenziali. Se ciò cambia, aggiorneremo questa Informativa e richiederemo il consenso ove applicabile prima di impostarli.

11. Sicurezza

Utilizziamo misure tecniche e organizzative destinate a proteggere i dati personali in proporzione al rischio. Comprendono TLS durante il trasferimento, accesso amministrativo limitato, controlli di autenticazione e sessione, controlli di sicurezza di rete e applicazione, registrazione e monitoraggio, gestione di vulnerabilità e aggiornamenti, backup cifrati esterni, gestione dei segreti e procedure documentate per incidenti e ripristino.

Nessun servizio internet è completamente sicuro. I clienti devono proteggere le credenziali, configurare correttamente l'accesso degli utenti e informarci tempestivamente all'indirizzo [email protected] di possibili compromissioni.

12. Minori

Le persone di età inferiore a 18 anni non possono avere un account Clearslot. Il Servizio non è rivolto ai bambini.

Un bambino di età inferiore a 13 anni non deve inviare un modulo di prenotazione; un adulto autorizzato deve effettuare una prenotazione che lo riguarda. Questa è una limitazione del prodotto, non l'affermazione che 13 sia un'età uniforme per il consenso nell'UE. Un Organizzatore che consente appuntamenti per o riguardanti bambini è responsabile di una base giuridica appropriata, trasparenza adeguata all'età, autorità del tutore quando richiesta, minimizzazione dei dati e tutte le altre garanzie. Il divieto al lancio di informazioni sensibili si applica anche alle informazioni sui bambini.

13. Decisioni automatizzate

Usiamo segnali tecnici per individuare spam, frodi, appropriazione di account e usi vietati e per dare priorità alle verifiche. Il paese ricavato dall’IP e i segnali Tor del nostro fornitore di rete possono rifiutare richieste al prodotto; informazioni mancanti o incoerenti sullo stabilimento aziendale o sul paese finale di fatturazione possono sospendere l’accesso in attesa della verifica dell’operatore. Il rifiuto geografico da solo non blocca permanentemente un’organizzazione. Il personale autorizzato di Caballus esamina le decisioni persistenti di idoneità e blocco. Contatta [email protected] per chiedere una verifica umana, esprimere la tua opinione o contestare una decisione. Forniamo le ulteriori informazioni e garanzie richieste dalla legge applicabile.

14. Informazioni sull'Unione europea

Caballus è una società costituita in Irlanda. Per il trattamento in cui Caballus è titolare, le finalità, basi giuridiche, destinatari, conservazione e informazioni sui diritti richieste dagli articoli 13 e 14 del GDPR sono indicate sopra. Puoi presentare reclamo all'autorità di controllo per la protezione dei dati del luogo in cui vivi, lavori o ritieni che sia avvenuta una violazione.

Quando un Organizzatore controlla i dati dei Prenotanti, deve fornire la propria informativa completa sulla privacy. L'informativa a livelli della pagina di prenotazione identifica quell'Organizzatore e rimanda alla sua informativa. Caballus non utilizza il consenso come base giuridica semplicemente perché un utente prende atto di questa Informativa.

15. Lingue e diritti inderogabili

Le informazioni sulla privacy devono essere comprensibili alle persone a cui ci rivolgiamo. Le informative localizzate descrivono gli stessi trattamenti e diritti; non sono contratti commerciali separati. La disposizione sulla lingua inglese delle nostre Condizioni commerciali non prevale su tale obbligo di trasparenza o sui tuoi diritti inderogabili alla privacy. Contattaci se un'informativa è poco chiara o rilevi un errore di traduzione.

16. Modifiche e contatti

Possiamo aggiornare questa Informativa per riflettere cambiamenti nella legge, nei fornitori o nel Servizio. Pubblicheremo la versione attuale e daremo un ulteriore avviso delle modifiche sostanziali ove opportuno.

Domande sulla privacy e richieste relative ai diritti: [email protected]

Assistenza: [email protected]

Indirizzo postale: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland