Privatlivspolitik

1. Hvornår Caballus er dataansvarlig eller databehandler

Caballus er dataansvarlig for personoplysninger, som bruges til at drive konti, administrere abonnementer, sikre og forbedre Clearslot, kommunikere med brugere, yde support, overholde lovgivningen og administrere vores virksomhed.

Når en Clearslot-erhvervskunde (Arrangør) bruger Tjenesten til at indsamle eller administrere oplysninger om sine kunder, potentielle kunder, medarbejdere, inviterede eller personer, der booker (Bookere), bestemmer Arrangøren normalt, hvorfor og hvordan oplysningerne bruges. Arrangøren er dataansvarlig, og Caballus er dennes databehandler efter Clearslots databehandlertillæg (DPA).

Bookere bør først rette spørgsmål om privatliv i forbindelse med en booking, formular eller besked fra Arrangøren til den pågældende Arrangør. Vi hjælper Arrangøren med anmodninger, når databeskyttelseslovgivningen kræver det.

Nogle leverandører, især betalingsleverandører og leverandører af kundegodkendte integrationer, behandler også oplysninger som selvstændigt eller fælles dataansvarlige efter deres egne privatlivsmeddelelser.

2. Personoplysninger, vi behandler

Afhængigt af hvordan du bruger Clearslot, behandler vi:

• Konto- og organisationsoplysninger: navn, e-mailadresse, telefonnummer, profilbillede, organisation, rolle, sprog, tidszone, kontoindstillinger og identifikatorer.
• Booking- og kontaktoplysninger: Bookerens navn og kontaktoplysninger, virksomhed, tidszone, ønsket ydelse, aftaletid, deltagere, status, noter, afbestillingsgrund, svar på tilpassede formularer og tilknyttet kommunikation.
• Tilgængeligheds- og integrationsoplysninger: tilgængelighedsregler, kalenderidentifikatorer og metadata, begivenhedsoplysninger, konferencelinks, identifikatorer for tilknyttede konti samt tilladelser og tokens, der er nødvendige for en integration.
• Abonnements- og transaktionsoplysninger: abonnementstype, faktureringsadresse og skatteoplysninger, Stripe-kunde-/kontoidentifikatorer, betalingsbeløb, valuta, status, tilbagebetalinger og metadata om tilbageførsler. Caballus modtager ikke fulde betalingskortnumre fra Stripe.
• Indhold: tekst på bookingsider, billeder, branding, formularer, routingregler, uploadede materialer og beskeder leveret gennem Tjenesten.
• Oplysninger om virksomhedsberettigelse og tilbagetrækning af medier: etableringsforhold, private operatørbeslutninger og henvisninger til dokumentation samt nødvendige registreringer om mediers tilhørsforhold og tilbagetrækning. De offentliggøres ikke i Organisatorens meddelelser og følger reglerne nedenfor om kontoopbevaring og relevant juridisk bevaring.
• Support- og erhvervskommunikation: beskeder, vedhæftede filer, feedback og dokumentation for håndteringen af en anmodning.
• Tekniske oplysninger og sikkerhedsoplysninger: IP-adresse, oplysninger om enhed og browser, tidsstempler, sessionsidentifikatorer, autentificerings- og sikkerhedshændelser, anmodningslogs, fejloplysninger og signaler til forebyggelse af misbrug.
• Brugsoplysninger: handlinger i produktet samt funktions- og konfigurationstilstand, der er nødvendige for drift, fejlfinding og forbedring. Ved lanceringen bruger vi ikke tredjeparts adfærdsbaseret reklame eller ikke-nødvendige analysecookies.

Clearslot er ikke beregnet til betalingskortnumre i formularfelter, adgangskoder, autentificeringshemmeligheder, offentlige identifikationsnumre, særlige kategorier af personoplysninger eller oplysninger om strafbare forhold. Arrangører må ved lanceringen ikke anmode om eller indsende sådanne oplysninger eller bruge Clearslot til regulerede arbejdsgange inden for sundhed.

Obligatoriske konto-, sikkerheds- og faktureringsfelter er nødvendige for den ønskede tjeneste eller for at opfylde lovkrav. Uden oplysningerne kan vi muligvis ikke oprette kontoen, behandle en betaling eller levere funktionen. Valgfrie profilfelter og integrationer er frivillige. En Arrangør bestemmer, hvilke bookingfelter der er nødvendige, og skal forklare konsekvenserne af ikke at udfylde dem. At afvise et valgfrit svar må ikke fremstilles som at give afkald på alle privatlivsrettigheder.

3. Hvor oplysningerne kommer fra

Vi modtager oplysninger:

• direkte fra kontobrugere, Bookere og personer, der kontakter os;
• fra Arrangøren, som konfigurerer en bookingside eller tilføjer teammedlemmer, kontakter eller bookinger;
• fra en tilknyttet tjeneste, når en bruger aktiverer en integration som Stripe eller Google Calendar;
• automatisk fra enheder, browsere og vores sikkerheds- og applikationssystemer; og
• fra offentlige kilder, personer, der indberetter forhold, tjenesteleverandører eller myndigheder, når det er nødvendigt for at forebygge misbrug, undersøge en indberetning eller overholde lovgivningen.

4. Hvorfor vi bruger oplysninger, og vores retsgrundlag

Når Caballus er dataansvarlig, bruger vi personoplysninger således:

Når vi behandler bookingoplysninger eller sender driftsmæssige bookingbeskeder udelukkende for en Arrangør, følger vi dennes dokumenterede instrukser efter DPA'en. Instrukserne er ikke et særskilt GDPR-retsgrundlag: Arrangøren skal fastlægge og oplyse sit eget grundlag. Accept af erhvervsvilkår eller bekræftelse af denne meddelelse giver ikke markedsføringssamtykke eller samtykke på Bookeres vegne.

Når vi baserer os på legitime interesser, vurderer vi behandlingens nødvendighed og virkninger og bruger ikke dette grundlag, hvis en persons rettigheder vejer tungere end vores interesser. Du kan anmode om flere oplysninger om en interesseafvejning, der vedrører dig.

Hvis vi beder om samtykke, kan du når som helst trække det tilbage. Tilbagetrækning påvirker ikke tidligere lovlig behandling.

5. Hvem der modtager personoplysninger

Vi videregiver kun det, der med rimelighed er nødvendigt, til følgende modtagere:

Stripe kan være databehandler, selvstændigt dataansvarlig eller fælles dataansvarlig afhængigt af betalingsaktiviteten. For en Arrangørs tilknyttede betalingskonto indgår Stripe også aftale direkte med Arrangøren. Google behandler oplysninger efter sine egne vilkår, når en bruger aktiverer integrationen.

Vi kan også videregive oplysninger til professionelle rådgivere og revisorer under fortrolighed; til en køber, investor eller efterfølger ved en reel selskabstransaktion; til kompetente myndigheder, når loven kræver det; og til andre personer, når det er nødvendigt for at beskytte rettigheder, sikkerhed eller Tjenesten.

Vi sælger ikke personoplysninger og deler dem ikke til adfærdsbaseret reklame på tværs af sammenhænge.

Den aktuelle liste over databehandlere for Kundens personoplysninger findes i underdatabehandlerbilaget til vores DPA. Skrifttypefiler leveres fra Clearslots egne domæner; indlæsning af en side sender ikke en skrifttypeanmodning til Google.

Ved en Google Calendar-/Meet-forbindelse tilgår vi de kalender- og begivenhedsoplysninger, der kræves for den tilgængelighed, synkronisering og mødeoprettelse, brugeren har bedt om. Vores brug og overførsel af oplysninger fra Google API'er følger Google API Services User Data Policy, herunder kravene om Limited Use. Vi bruger ikke oplysningerne til reklame eller træning af generelle modeller. Du kan afbryde integrationen i Clearslot og tilbagekalde adgang via din Google-konto; afbrydelse sletter ikke i sig selv allerede lovligt oprettede oplysninger eller oplysninger, Arrangøren opbevarer.

6. Internationale overførsler

Vores primære applikationsdatabase og databehandlingsmiljø hostes i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde, og krypterede sikkerhedskopier opbevares i Frankrig. Dette er ikke et løfte om, at al behandling sker i EU eller EØS. Cloudflare, Stripe, Google Workspace og valgfrie Google-integrationer indebærer global behandling, også i USA. Resend opbevarer og behandler e-mailindhold og leveringsoplysninger primært i USA; valg af en EU-afsendelsesregion ændrer ikke lagringsstedet. Scaleways aftale tillader også beskyttede overførsler uden for EU, selv om vores sikkerhedskopier ligger i Frankrig.

[DPA'ens underdatabehandlerbilag](/dpa) beskriver leverandørfunktioner, lokationer og kontraktlige overførselsgarantier. Tilknyttede Google-konti følger de vilkår og garantier, der gælder for kontiene; Caballus' eget Workspace-tillæg dækker ikke enhver Arrangørs Google-konto.

Hvor GDPR begrænser en overførsel uden for EØS, skal den være dækket af en gældende mekanisme, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse, EU-US Data Privacy Framework for en kvalificeret certificeret modtager eller udfyldte standardkontraktbestemmelser med supplerende foranstaltninger, hvor det er nødvendigt. Mekanismen afhænger af modtageren og behandlingen, ikke blot af varemærket. Kontakt [email protected] for gældende garantier og en kopi, med lovlige overstregninger til beskyttelse af fortrolige oplysninger og andres rettigheder.

7. Hvor længe vi opbevarer oplysninger

Vi opbevarer personoplysninger, så længe det er nødvendigt til indsamlingsformålet, herunder at levere Tjenesten, følge Arrangørens instrukser, opretholde sikkerhed, overholde lovgivningen, løse tvister og håndhæve aftaler.

Opbevaringsplanen ved lancering er:

Leverandørsletning kan tage yderligere tid, efter at data er fjernet fra aktiv brug. Googles Workspace-tillæg tillader op til 180 dage til at fuldføre sletning, efter at data ikke længere kan gendannes gennem tjenesten; opsigelse af Workspace-aftalen kan først indebære en gendannelsesperiode på op til 30 dage. Restkopier forbliver beskyttet og må ikke bruges til almindelige erhvervsformål. Vi videregiver relevante sletteinstrukser; lukning af én Clearslot-konto opsiger ikke fælles leverandørkonti eller sletter automatisk poster, som Stripe eller en Arrangørs tilknyttede tjenester opbevarer selvstændigt.

En Arrangør kan fastsætte kortere eller længere opbevaring for egne bookingposter, hvor Tjenesten tillader det. Caballus kan bevare en minimal spærringspost efter sletning for at respektere en framelding eller forhindre genoprettelse af en konto brugt til misbrug.

Disse standardplaner er ikke grund til at forsinke en bindende sletteinstruks eller en kortere lovfrist. Krævede udleveringsperioder og begrænsninger i databehandleres opbevaring reguleres fortsat af DPA'en og gældende lovgivning.

Vi kan bevare relevante oplysninger under retligt opbevaringskrav, tvist eller undersøgelse. Når kravet ophører, genoptages den almindelige plan.

8. Kontolukning sletter ikke straks alle oplysninger

Lukning af en konto tilbagekalder adgang og starter den relevante slette- eller afidentificeringsproces. Det sletter ikke nødvendigvis alle poster med det samme. Vi kan for eksempel bevare lovpligtige faktura- og transaktionsposter, sikkerhedsbevis, poster til beskyttelse af Bookere eller tvistløsning, historiske bookingreferencer, der skal forblive konsistente, og krypterede sikkerhedskopier indtil automatisk udløb.

Hvor Caballus er databehandler, styrer Arrangøren sletteinstrukserne efter DPA'en. En Booker, der anmoder om sletning, bør først kontakte Arrangøren. Gældende sletteinstrukser skal genanvendes på gendannede data, før de gendannede tjenester genåbnes.

9. Dine databeskyttelsesrettigheder

Med forbehold for betingelser og undtagelser i gældende lov kan du have ret til at:

• få adgang til dine personoplysninger og information om deres brug;
• rette urigtige oplysninger;
• få oplysninger slettet;
• begrænse behandling;
• gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser eller mod direkte markedsføring;
• modtage oplysninger i et portabelt format; og
• tilbagekalde samtykke.

For rettigheder vedrørende en Clearslot-konto eller Caballus' egen behandling, kontakt [email protected]. For rettigheder vedrørende en Arrangørs bookingside eller poster, kontakt Arrangøren. Vi kan have brug for oplysninger til at kontrollere identitet og bemyndigelse. Autoriserede repræsentanter skal dokumentere deres bemyndigelse.

For GDPR-anmodninger svarer vi uden unødig forsinkelse og normalt inden én måned efter modtagelse. Kræver kompleksiteten eller antallet af anmodninger en lovlig forlængelse, forklarer vi det inden for den første måned. Anmodninger er normalt gratis; afvisning eller betaling skal opfylde lovens betingelser, og vi forklarer grunden og klagerettighederne.

Du kan når som helst gøre indsigelse mod brug af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Vi stopper denne brug. Du kan også af grunde knyttet til din særlige situation gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser; vi anvender så de lovpligtige prøvelser og undtagelser.

Du kan klage til datatilsynsmyndigheden, hvor du bor, arbejder eller mener, at en overtrædelse er sket. Du kan også rejse en retssag. Vi vil gerne have mulighed for først at behandle din bekymring.

10. Cookies og lagring på enheder

Clearslot bruger cookies eller lignende lagring på enheder, som er nødvendige for at:

• opretholde login-sessioner og huske sikkerhedstilstand;
• beskytte formularer og anmodninger mod forfalskning, bots og misbrug;
• bevare sprogvalg eller væsentlige brugerfladepræferencer; og
• route og sikre trafik gennem Cloudflare.

Kan en reklameopfordring afvises, husker en browserpræference valget i 30 dage. Det er en afvisningspræference, ikke samtykke til markedsføring eller en reklamesporingsidentifikator.

Teknologierne bruges, fordi de er nødvendige for at levere eller sikre den tjeneste, du anmoder om, ikke til reklame. Blokering kan forhindre login, booking eller andre kernefunktioner.

Ved lanceringen sætter vi ikke ikke-nødvendige analyse- eller reklamecookies. Hvis dette ændres, opdaterer vi meddelelsen og indhenter samtykke, hvor det kræves, inden cookies sættes.

11. Sikkerhed

Vi bruger tekniske og organisatoriske foranstaltninger til beskyttelse af personoplysninger i forhold til risikoen. De omfatter TLS under overførsel, begrænset administrativ adgang, autentificerings- og sessionskontroller, netværks- og applikationssikkerhed, logning og overvågning, håndtering af sårbarheder og patches, krypterede eksterne sikkerhedskopier, hemmelighedshåndtering samt dokumenterede hændelses- og gendannelsesprocedurer.

Ingen internettjeneste er fuldstændig sikker. Kunder skal beskytte adgangsoplysninger, konfigurere brugeradgang passende og hurtigt underrette os på [email protected] om mistanke om kompromittering.

12. Børn

Personer under 18 må ikke have en Clearslot-konto. Tjenesten er ikke rettet mod børn.

Et barn under 13 må ikke indsende en bookingformular; en bemyndiget voksen skal foretage en booking vedrørende barnet. Dette er en produktbegrænsning, ikke en påstand om, at 13 er en ensartet samtykkealder i EU. En Arrangør, der tillader aftaler for eller om børn, er ansvarlig for passende retsgrundlag, alderssvarende gennemsigtighed, værgebemyndigelse hvor krævet, dataminimering og alle øvrige beskyttelsesforanstaltninger. Lanceringens forbud mod følsomme oplysninger gælder også oplysninger om børn.

13. Automatiserede beslutninger

Vi bruger tekniske signaler til at opdage spam, svig, kontoovertagelse og forbudt brug samt prioritere gennemgang. Land udledt af IP-adressen og Tor-signaler fra vores netværksudbyder kan afvise produktanmodninger; manglende eller modstridende oplysninger om virksomhedens etablering eller det endelige faktureringsland kan sætte produktadgangen på hold, indtil operatøren har gennemgået dem. En geografisk afvisning blokerer ikke i sig selv organisationen permanent. Bemyndigede Caballus-medarbejdere gennemgår vedvarende beslutninger om berettigelse og blokering. Kontakt [email protected] for at anmode om menneskelig gennemgang, give dit synspunkt eller bestride en beslutning. Vi giver yderligere oplysninger og garantier, som gældende lov kræver.

14. Oplysninger om Den Europæiske Union

Caballus er et selskab registreret i Irland. Når Caballus er dataansvarlig, er de oplysninger om formål, retsgrundlag, modtagere, opbevaring og rettigheder, som GDPR artikel 13 og 14 kræver, angivet ovenfor. Du kan klage til databeskyttelsestilsynsmyndigheden, hvor du bor, arbejder eller mener, at en overtrædelse har fundet sted.

Når en Arrangør er dataansvarlig for Bookeres oplysninger, skal Arrangøren give sine egne fuldstændige privatlivsoplysninger. Den lagdelte meddelelse på en bookingside identificerer Arrangøren og linker til dennes meddelelse. Caballus bruger ikke samtykke som retsgrundlag alene, fordi en bruger bekræfter denne meddelelse.

15. Sprog og ufravigelige rettigheder

Privatlivsoplysninger skal være forståelige for dem, vi henvender os til. Lokaliserede meddelelser beskriver samme behandling og rettigheder; de er ikke særskilte erhvervskontrakter. Bestemmelsen om engelsk i vores erhvervsvilkår tilsidesætter ikke gennemsigtighedspligten eller dine ufravigelige databeskyttelsesrettigheder. Kontakt os, hvis en meddelelse er uklar, eller du finder en oversættelsesfejl.

16. Ændringer og kontakt

Vi kan opdatere meddelelsen ved ændringer i lovgivning, leverandører eller Tjenesten. Vi offentliggør den aktuelle version og giver yderligere besked om væsentlige ændringer, hvor det er passende.

Privatlivsspørgsmål og rettighedsanmodninger: [email protected]

Support: [email protected]

Postadresse: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland