Integritetspolicy

1. När Caballus är personuppgiftsansvarig eller personuppgiftsbiträde

Caballus är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som används för att driva konton, administrera abonnemang, skydda och förbättra Clearslot, kommunicera med användare, ge support, följa lagen och sköta vår verksamhet.

När en företagskund hos Clearslot (Arrangör) använder Tjänsten för att samla in eller hantera information om sina kunder, potentiella kunder, anställda, inbjudna eller personer som bokar (Bokare), bestämmer Arrangören normalt varför och hur informationen används. Arrangören är personuppgiftsansvarig och Caballus är dess personuppgiftsbiträde enligt Clearslots personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).

Bokare bör först ställa integritetsfrågor om en bokning, ett formulär eller ett meddelande från Arrangören till den berörda Arrangören. Vi hjälper Arrangören att hantera begäranden enligt dataskyddslagstiftningen.

Vissa leverantörer, särskilt betalningsleverantörer och leverantörer av kundgodkända integrationer, behandlar också uppgifter som självständigt eller gemensamt personuppgiftsansvariga enligt sina egna integritetsmeddelanden.

2. Personuppgifter som vi hanterar

Beroende på hur du använder Clearslot hanterar vi:

• Konto- och organisationsuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer, profilbild, organisation, roll, språk, tidszon, kontoinställningar och identifierare.
• Boknings- och kontaktuppgifter: Bokarens namn och kontaktuppgifter, företag, tidszon, önskad tjänst, avtalad tid, deltagare, status, anteckningar, avbokningsorsak, svar i anpassade formulär och tillhörande kommunikation.
• Tillgänglighets- och integrationsuppgifter: tillgänglighetsregler, kalenderidentifierare och metadata, händelseuppgifter, möteslänkar, identifierare för anslutna konton, behörigheter och token som behövs för en integration.
• Abonnemangs- och transaktionsuppgifter: abonnemangsplan, faktureringsadress och skatteuppgifter, Stripe-kund- och kontoidentifierare, betalningsbelopp, valuta, status, återbetalningar och metadata om kortreklamationer. Caballus får inte fullständiga betalkortsnummer från Stripe.
• Innehåll: bokningssidors text, bilder, varumärkesmaterial, formulär, routningsregler, uppladdat material och meddelanden som tillhandahålls genom Tjänsten.
• Uppgifter om företagsbehörighet och borttagning av medier: etableringsuppgifter, privata operatörsbeslut och hänvisningar till underlag samt nödvändiga uppgifter om mediers tillhörighet och borttagning. De publiceras inte i Organisatörens meddelanden och följer reglerna nedan om kontolagring och tillämpligt rättsligt bevarande.
• Support- och affärskommunikation: meddelanden, bilagor, återkoppling och uppgifter om hur en begäran hanterades.
• Tekniska uppgifter och säkerhetsuppgifter: IP-adress, enhets- och webbläsarinformation, tidsstämplar, sessionsidentifierare, autentiserings- och säkerhetshändelser, begärandeloggar, felinformation och signaler mot missbruk.
• Användningsuppgifter: åtgärder i produkten samt funktions- och konfigurationstillstånd som behövs för drift, felsökning och förbättring. Vid lanseringen använder vi inte beteendebaserad reklam från tredje part eller icke nödvändiga analyskakor.

Clearslot är inte utformat för betalkortsnummer i formulärfält, lösenord, autentiseringshemligheter, statliga identifikationsnummer, särskilda kategorier av personuppgifter eller uppgifter om brott. Arrangörer får inte begära eller lämna sådan information vid lanseringen eller använda Clearslot för reglerade arbetsflöden inom hälso- och sjukvård.

Obligatoriska konto-, säkerhets- och faktureringsfält behövs för den begärda tjänsten eller för rättsliga skyldigheter. Utan dem kan vi sakna möjlighet att skapa kontot, behandla betalningen eller tillhandahålla funktionen. Valfria profilfält och integrationer är frivilliga. Arrangören bestämmer vilka bokningsfält som är nödvändiga och måste förklara följderna av att inte fylla i dem; att avstå från ett valfritt svar får inte framställas som att avstå från alla integritetsrättigheter.

3. Varifrån uppgifterna kommer

Vi får uppgifter:

• direkt från kontoanvändare, Bokare och personer som kontaktar oss;
• från Arrangören som konfigurerar en bokningssida eller lägger till teammedlemmar, kontakter eller bokningar;
• från en ansluten tjänst när en användare aktiverar en integration, exempelvis Stripe eller Google Calendar;
• automatiskt från enheter, webbläsare och våra säkerhets- och applikationssystem; och
• från offentliga källor, rapportörer, tjänsteleverantörer eller myndigheter när det behövs för att förebygga missbruk, utreda en rapport eller följa lagen.

4. Varför vi använder uppgifter och våra rättsliga grunder

När Caballus är personuppgiftsansvarig använder vi personuppgifter så här:

När vi behandlar bokningsuppgifter eller skickar operativa bokningsmeddelanden enbart för en Arrangör följer vi dess dokumenterade instruktioner enligt DPA. Dessa instruktioner är inte en separat rättslig grund enligt GDPR: Arrangören måste ange och upplysa om sin egen grund. Att godta affärsvillkoren eller bekräfta detta meddelande ger inte marknadsföringssamtycke eller samtycke för Bokares räkning.

När vi stödjer oss på berättigade intressen bedömer vi behandlingens nödvändighet och inverkan och använder inte den grunden om personens rättigheter väger tyngre. Du kan begära mer information om en intresseavvägning som berör dig.

Om vi ber om samtycke kan du återkalla det när som helst. Återkallelsen påverkar inte tidigare laglig behandling.

5. Vem som får personuppgifter

Vi lämnar endast ut vad som är rimligen nödvändigt till följande mottagare:

Stripe kan vara personuppgiftsbiträde, självständigt eller gemensamt personuppgiftsansvarig beroende på betalningsaktiviteten. För Arrangörens anslutna betalkonto ingår Stripe också avtal direkt med Arrangören. Google behandlar uppgifter enligt sina egna villkor när en användare aktiverar integrationen.

Vi kan också lämna ut uppgifter till professionella rådgivare och revisorer under sekretess; till köpare, investerare eller efterträdare i en verklig företagstransaktion; till behöriga myndigheter när lagen kräver det; samt till andra när det behövs för att skydda rättigheter, säkerhet eller Tjänsten.

Vi säljer inte personuppgifter. Vi delar dem inte för beteendebaserad reklam som följer personer mellan olika sammanhang.

Den aktuella listan över biträden som används för Kundens personuppgifter finns i DPA:s underbiträdesschema. Webbplatsens typsnittsfiler levereras från Clearslots egna domäner; sidladdning skickar ingen typsnittsbegäran till Google.

För en Google Calendar/Meet-anslutning hämtar vi den kalender- och händelseinformation som behövs för tillgänglighet, synkronisering och mötesskapande på användarens begäran. Vår användning och överföring av information från Google-API:er följer Google API Services User Data Policy, inklusive dess Limited Use-krav. Vi använder inte informationen för reklam eller träning av generella modeller. Du kan koppla från integrationen i Clearslot och återkalla åtkomst genom ditt Google-konto; frånkoppling raderar inte i sig redan lagligen skapade uppgifter eller uppgifter som Arrangören har.

6. Internationella överföringar

Vår huvudsakliga applikationsdatabas och datorkapacitet finns inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet, och krypterade säkerhetskopior lagras i Frankrike. Detta innebär inte att all behandling sker inom EU eller EES. Cloudflare, Stripe, Google Workspace och valfria Google-integrationer medför global behandling, även i USA. Resend lagrar och behandlar e-postinnehåll och leveransuppgifter främst i USA; en EU-region för utskick ändrar inte lagringsplatsen. Scaleways avtal medger också överföringar utanför EU med skyddsåtgärder, även om vår säkerhetskopielagring finns i Frankrike.

[DPA:s underbiträdesschema](/dpa) beskriver leverantörernas funktioner, platser och avtalsbaserade skydd vid överföringar. Anslutna Google-konton omfattas av de villkor och skydd som gäller för dessa konton; Caballus eget Workspace-tillägg omfattar inte varje Arrangörs Google-konto.

När GDPR begränsar en överföring utanför EES måste överföringen täckas av en tillämplig mekanism, såsom ett adekvansbeslut, EU-US Data Privacy Framework för en kvalificerad certifierad mottagare, eller ingångna standardavtalsklausuler med kompletterande skyddsåtgärder där det krävs. Mekanismen beror på mottagaren och behandlingen, inte bara på varumärket. Kontakta [email protected] för information om tillämpliga skyddsåtgärder och en kopia, med förbehåll för lagliga maskeringar som skyddar konfidentiell information och andras rättigheter.

7. Hur länge vi behåller uppgifter

Vi behåller personuppgifter endast så länge det behövs för insamlingsändamålet, inklusive att tillhandahålla Tjänsten, följa Arrangörens instruktioner, upprätthålla säkerhet, följa lagen, lösa tvister och genomdriva avtal.

Lagringsschemat vid lanseringen är:

Leverantörers radering kan ta längre tid efter att uppgifter tagits bort från aktiv användning. Googles Workspace-tillägg medger upp till 180 dagar för slutförd radering efter att uppgifterna blivit oåterställbara genom tjänsten; när Workspace-avtalet avslutas kan först en återställningsperiod på upp till 30 dagar gälla. Kvarvarande kopior skyddas fortsatt och får inte användas för vanlig verksamhet. Vi vidarebefordrar tillämpliga raderingsinstruktioner; att stänga ett Clearslot-konto avslutar inte våra gemensamma leverantörskonton och raderar inte automatiskt uppgifter som Stripe eller Arrangörens anslutna tjänster innehar självständigt.

Arrangören kan ange kortare eller längre lagring av sina egna bokningsuppgifter där Tjänsten tillåter det. Caballus kan behålla en minimal spärrpost efter radering för att respektera ett avböjande eller hindra att ett missbrukat konto återskapas.

Detta är standardscheman, inte skäl att fördröja en bindande raderingsinstruktion eller en kortare lagstadgad tidsfrist. Obligatoriska hämtningsperioder och begränsningar av biträdens lagring regleras fortfarande av DPA och tillämplig lag.

Vi kan bevara relevanta uppgifter under rättsligt bevarandekrav, tvist eller utredning. När kravet upphör återgår det vanliga schemat.

8. Kontostängning raderar inte omedelbart alla uppgifter

Kontostängning återkallar åtkomst och inleder tillämplig radering eller avidentifiering. Den raderar inte nödvändigtvis allt omedelbart. Vi kan exempelvis behålla lagstadgade faktura- och transaktionsuppgifter, säkerhetsbevis, uppgifter för att skydda Bokare eller lösa tvister, historiska bokningsreferenser som måste förbli konsekventa och krypterade säkerhetskopior till automatisk utgång.

När Caballus är biträde styr Arrangören raderingsinstruktionerna enligt DPA. En Bokare som begär radering bör först kontakta Arrangören. Tillämpliga raderingsinstruktioner måste tillämpas igen på återställda uppgifter innan återställda tjänster öppnas.

9. Dina dataskyddsrättigheter

Med förbehåll för villkor och undantag i tillämplig lag kan du ha rätt att:

• få tillgång till dina personuppgifter och information om användningen;
• rätta felaktiga uppgifter;
• radera uppgifter;
• begränsa behandling;
• invända mot behandling som grundas på berättigade intressen eller direktmarknadsföring;
• få uppgifter i ett portabelt format; och
• återkalla samtycke.

För rättigheter som gäller ett Clearslot-konto eller Caballus egen behandling, kontakta [email protected]. För rättigheter om Arrangörens bokningssida eller uppgifter, kontakta Arrangören. Vi kan behöva verifiera identitet och behörighet. Behöriga ombud måste visa sin behörighet.

För GDPR-begäranden svarar vi utan onödigt dröjsmål, normalt inom en månad från mottagandet. Om komplexiteten eller antalet begäranden kräver en tillåten förlängning förklarar vi den inom den första månaden. Begäranden är normalt kostnadsfria; avslag eller avgift måste uppfylla lagens villkor, och vi förklarar skälen och klagomålsrättigheterna.

Du får när som helst invända mot att dina personuppgifter används för direktmarknadsföring. Vi upphör då med den användningen. Du kan också, av skäl som rör din särskilda situation, invända mot behandling baserad på berättigade intressen; vi tillämpar då lagens prövningar och undantag.

Du kan klaga hos dataskyddsmyndigheten där du bor, arbetar eller anser att en överträdelse skett. Du kan också väcka talan i domstol. Vi uppskattar möjligheten att först försöka lösa frågan.

10. Kakor och lagring på enheter

Clearslot använder kakor eller liknande enhetslagring som behövs för att:

• upprätthålla inloggningssessioner och minnas säkerhetstillstånd;
• skydda formulär och begäranden mot förfalskning, robotar och missbruk;
• behålla språk och nödvändiga gränssnittsinställningar; och
• routa och skydda trafik genom Cloudflare.

Där en reklamuppmaning kan stängas minns en webbläsarinställning valet i 30 dagar. Detta är ett stängningsval, inte samtycke till marknadsföring eller en identifierare för reklamspårning.

Teknikerna används för att de behövs för att tillhandahålla eller skydda tjänsten du begär, snarare än för reklam. Att blockera dem kan hindra inloggning, bokning och andra kärnfunktioner.

Vid lanseringen använder vi inte icke nödvändiga analys- eller reklamkakor. Om detta ändras uppdaterar vi meddelandet och begär samtycke där det krävs innan vi sätter dem.

11. Säkerhet

Vi använder tekniska och organisatoriska åtgärder avsedda att skydda personuppgifter i proportion till risken. De omfattar TLS under överföring, begränsad administrativ åtkomst, autentiserings- och sessionskontroller, nätverks- och applikationssäkerhet, loggning och övervakning, hantering av sårbarheter och uppdateringar, krypterade säkerhetskopior utanför driftplatsen, hemlighetshantering samt dokumenterade incident- och återställningsrutiner.

Ingen internettjänst är helt säker. Kunder måste skydda inloggningsuppgifter, konfigurera användaråtkomst lämpligt och omedelbart meddela misstänkt intrång till [email protected].

12. Barn

Personer under 18 får inte ha ett Clearslot-konto. Tjänsten riktar sig inte till barn.

Barn under 13 får inte skicka bokningsformulär; en behörig vuxen måste göra en bokning som gäller barnet. Detta är en produktbegränsning, inte ett påstående att 13 är en enhetlig EU-ålder för samtycke. Arrangörer som tillåter möten för eller som rör barn ansvarar för lämplig rättslig grund, åldersanpassad information, vårdnadshavarens behörighet där det krävs, uppgiftsminimering och övriga skyddsåtgärder. Lanseringsförbudet mot känslig information gäller också barns uppgifter.

13. Automatiserade beslut

Vi använder tekniska signaler för att upptäcka skräppost, bedrägeri, kontoövertagande och förbjuden användning samt prioritera granskning. Landet som härleds från IP-adressen och Tor-signaler från vår nätleverantör kan neka produktförfrågningar; saknade eller motstridiga uppgifter om företagets etablering eller slutliga faktureringsland kan pausa åtkomsten i väntan på operatörsgranskning. Geografisk nekning i sig blockerar inte en organisation permanent. Behörig Caballus-personal granskar bestående beslut om behörighet och blockering. Kontakta [email protected] för att begära mänsklig granskning, framföra din synpunkt eller bestrida ett beslut. Vi ger ytterligare information och skyddsåtgärder som tillämplig lag kräver.

14. Information för Europeiska unionen

Caballus är ett bolag registrerat i Irland. För behandling där Caballus är ansvarig anges ovan information om ändamål, rättsliga grunder, mottagare, lagring och rättigheter enligt artiklarna 13 och 14 GDPR. Du kan klaga hos dataskyddstillsynsmyndigheten där du bor, arbetar eller anser att en överträdelse skett.

När Arrangören är ansvarig för Bokares uppgifter måste den ge fullständig egen integritetsinformation. Det skiktade meddelandet på bokningssidan identifierar Arrangören och länkar till dess meddelande. Caballus använder inte samtycke som rättslig grund enbart för att en användare bekräftar detta meddelande.

15. Språk och tvingande rättigheter

Integritetsinformation måste vara begriplig för dem vi riktar oss till. Lokaliserade meddelanden beskriver samma behandling och rättigheter; de är inte separata affärsavtal. Den engelska språkbestämmelsen i affärsvillkoren åsidosätter inte denna informationsskyldighet eller dina tvingande integritetsrättigheter. Kontakta oss om meddelandet är otydligt eller du upptäcker ett översättningsfel.

16. Ändringar och kontakt

Vi kan uppdatera detta meddelande för ändringar i lag, leverantörer eller Tjänsten. Vi publicerar aktuell version och ger ytterligare information om väsentliga ändringar där det är lämpligt.

Integritetsfrågor och rättighetsbegäranden: [email protected]

Support: [email protected]

Postadress: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland