Persónuverndarstefna

1. Hvenær Caballus er ábyrgðaraðili eða vinnsluaðili

Caballus er ábyrgðaraðili persónuupplýsinga sem eru notaðar til að reka reikninga, annast áskriftir, tryggja öryggi og bæta Clearslot, eiga samskipti við notendur, veita aðstoð, fara að lögum og stjórna starfsemi okkar.

Þegar fyrirtæki sem er viðskiptavinur Clearslot (þjónustuveitandi) notar þjónustuna til að safna eða annast upplýsingar um viðskiptavini sína, mögulega viðskiptavini, starfsfólk, boðsgesti eða fólk sem bókar (bókendur) ákveður þjónustuveitandinn að jafnaði hvers vegna og hvernig þær upplýsingar eru notaðar. Þjónustuveitandinn er ábyrgðaraðilinn og Caballus er vinnsluaðili hans samkvæmt viðauka Clearslot um vinnslu persónuupplýsinga.

Bókendur ættu fyrst að beina persónuverndarfyrirspurnum um bókun, eyðublað eða skilaboð þjónustuveitanda til viðkomandi þjónustuveitanda. Við aðstoðum hann við beiðnir eins og persónuverndarlög krefjast.

Sumar þjónustuveitur, einkum greiðsluveitur og samþættingarveitur sem viðskiptavinur heimilar, vinna einnig gögn sem sjálfstæðir eða sameiginlegir ábyrgðaraðilar samkvæmt eigin persónuverndarupplýsingum.

2. Persónuupplýsingar sem við meðhöndlum

Eftir því hvernig þú notar Clearslot meðhöndlum við:

• Reiknings- og fyrirtækjaupplýsingar: nafn, netfang, símanúmer, prófílmynd, fyrirtæki, hlutverk, tungumál, tímabelti, reikningsstillingar og auðkenni.
• Bókunar- og samskiptaupplýsingar: nafn og samskiptaupplýsingar bókanda, fyrirtæki, tímabelti, umbeðin þjónusta, bókunartími, þátttakendur, staða, glósur, ástæða afpöntunar, svör við sérsniðnum eyðublöðum og tengd samskipti.
• Upplýsingar um lausa tíma og samþættingar: reglur um tiltæka tíma, dagatalsauðkenni og lýsigögn, upplýsingar um viðburði, fjarfundahlekkir, auðkenni tengdra reikninga, heimildir og auðkenningartákn sem þarf til að reka samþættingu.
• Áskriftar- og færsluupplýsingar: áskriftarleið, reikningsheimilisfang og skattaupplýsingar, viðskiptavina- og reikningsauðkenni Stripe, greiðsluupphæð, gjaldmiðill, staða, endurgreiðslur og lýsigögn um endurkröfur greiðslna. Caballus fær ekki full greiðslukortanúmer frá Stripe.
• Efni: texti bókunarsíðna, myndir, vörumerkingar, eyðublöð, leiðarvalsreglur, innsent efni og skilaboð sem send eru í gegnum þjónustuna.
• Gögn um hæfi fyrirtækja og afturköllun birtingar: staðreyndir um stofnsetningu, einkaskráðar ákvarðanir starfsmanna og tilvísanir í sönnunargögn, ásamt nauðsynlegum gögnum um eignarhald miðla og afturköllun birtingar. Þessi gögn eru ekki birt í tilkynningum þjónustuveitenda og fylgja reglum um varðveislu reikningsgagna og viðeigandi lögmæta varðveisluskyldu hér að neðan.
• Samskipti við þjónustuver og viðskiptasamskipti: skilaboð, viðhengi, endurgjöf og skráning á afgreiðslu beiðna.
• Tæknilegar upplýsingar og öryggisupplýsingar: IP-tala, upplýsingar um tæki og vafra, tímastimplar, lotuauðkenni, auðkenningar- og öryggisatburðir, beiðnaskrár, villuupplýsingar og merki til að verjast misnotkun.
• Notkunarupplýsingar: aðgerðir í vörunni og staða eiginleika og stillinga sem þarf til að reka þjónustuna, finna bilanir og bæta hana. Við opnun notum við hvorki atferlismiðaðar auglýsingar þriðju aðila né ónauðsynlegar greiningarvafrakökur.

Clearslot er ekki ætlað til að safna greiðslukortanúmerum í eyðublaðsreitum, lykilorðum, auðkenningarleyndarmálum, opinberum auðkennisnúmerum, viðkvæmum persónuupplýsingum eða upplýsingum um refsiverða háttsemi. Þjónustuveitendur mega ekki biðja um eða senda slíkar upplýsingar við opnun né nota Clearslot fyrir heilbrigðisþjónustu sem lýtur sérstökum reglum.

Nauðsynlegir reiknings-, öryggis- og greiðslureitir eru áskildir til að veita umbeðna þjónustu eða uppfylla lagaskyldur. Ef þú veitir þá ekki gætum við ekki stofnað reikninginn, afgreitt greiðslu eða veitt viðkomandi eiginleika. Valfrjálsir prófílreitir og valfrjálsar samþættingar eru ekki áskildar. Þjónustuveitandinn ákveður hvaða bókunarreitir eru nauðsynlegir og verður að útskýra afleiðingar þess að veita upplýsingarnar ekki; að sleppa valfrjálsu svari má ekki vera sett fram sem afsal allra persónuverndarréttinda.

3. Hvaðan gögnin koma

Við fáum gögn:

• beint frá reikningsnotendum, bókendum og fólki sem hefur samband við okkur;
• frá þjónustuveitandanum sem stillir bókunarsíðu eða bætir við teymisfólki, tengiliðum eða bókunum;
• frá tengdri þjónustu þegar notandi virkjar samþættingu, svo sem Stripe eða Google Calendar;
• sjálfkrafa frá tækjum, vöfrum og öryggis- og forritskerfum okkar; og
• úr opinberum heimildum, frá tilkynnendum, þjónustuveitum eða stjórnvöldum þegar það er nauðsynlegt til að koma í veg fyrir misnotkun, rannsaka tilkynningu eða fara að lögum.

4. Hvers vegna við notum gögn og lagagrundvöllurinn

Þegar Caballus er ábyrgðaraðili notum við persónuupplýsingar þannig:

Þegar við vinnum bókunargögn eða sendum rekstrartengd bókunarskilaboð eingöngu fyrir þjónustuveitanda fylgjum við skjalfestum fyrirmælum hans samkvæmt vinnslusamningnum (DPA). Þau fyrirmæli eru ekki sjálfstæður lagagrundvöllur samkvæmt GDPR: þjónustuveitandinn verður að ákvarða og tilgreina sinn eigin grundvöll. Samþykki viðskiptaskilmála eða staðfesting á að þessar upplýsingar hafi verið lesnar veitir ekki markaðssamþykki né samþykki fyrir hönd bókenda.

Þegar við byggjum á lögmætum hagsmunum metum við nauðsyn og áhrif vinnslunnar og notum ekki þann grundvöll ef réttindi einstaklings vega þyngra en hagsmunir okkar. Þú getur óskað eftir frekari upplýsingum um hagsmunamat sem varðar þig.

Ef við biðjum um samþykki getur þú afturkallað það hvenær sem er. Afturköllun hefur ekki áhrif á fyrri lögmæta vinnslu.

5. Hver fær persónuupplýsingar

Við afhendum eftirfarandi viðtakendum aðeins það sem eðlilega er nauðsynlegt:

Stripe getur verið vinnsluaðili, sjálfstæður ábyrgðaraðili eða sameiginlegur ábyrgðaraðili eftir greiðslustarfseminni. Fyrir tengdan greiðslureikning þjónustuveitanda gerir Stripe einnig samning beint við hann. Google vinnur gögn samkvæmt eigin skilmálum þegar notandi virkjar samþættingu þess.

Við kunnum einnig að afhenda gögn sérfræðiráðgjöfum og endurskoðendum sem eru bundnir trúnaði; kaupanda, fjárfesti eða arftaka í raunverulegum fyrirtækjaviðskiptum; bærum yfirvöldum þegar lög krefjast þess; og öðrum þegar nauðsynlegt er að verja réttindi, öryggi eða þjónustuna.

Við seljum ekki persónuupplýsingar. Við deilum þeim ekki fyrir atferlismiðaðar auglýsingar þvert á þjónustur.

Núverandi skrá yfir vinnsluaðila persónuupplýsinga viðskiptavina er í skrá yfir undirvinnsluaðila í vinnslusamningi okkar. Leturskrár vefsíðunnar koma frá eigin lénum Clearslot; hleðsla síðu sendir ekki leturbeiðni til Google.

Fyrir Google Calendar/Meet-tengingu fáum við aðgang að þeim dagatals- og viðburðaupplýsingum sem þarf fyrir lausa tíma, samstillingu og fundastofnun sem notandi óskar eftir. Notkun okkar og miðlun upplýsinga sem fást í gegnum Google API fylgir Google API Services User Data Policy, þar á meðal kröfunum um takmarkaða notkun (Limited Use). Við notum þær upplýsingar hvorki fyrir auglýsingar né þjálfun almennra líkana. Þú getur aftengt samþættinguna í Clearslot og afturkallað aðgang í Google-reikningnum þínum; aftenging eyðir ekki sjálfkrafa gögnum sem þegar hafa verið mynduð með lögmætum hætti né gögnum sem þjónustuveitandinn varðveitir.

6. Miðlun milli landa

Aðalgagnagrunnur forritsins og reikniafl okkar eru hýst á Evrópska efnahagssvæðinu og dulkóðuð afrit eru geymd í Frakklandi. Þetta er ekki loforð um að öll vinnsla fari fram innan ESB eða EES. Cloudflare, Stripe, Google Workspace og valfrjálsar Google-samþættingar fela í sér vinnslu víða um heim, þar á meðal í Bandaríkjunum. Resend geymir og vinnur innihald tölvupósts og afhendingargögn aðallega í Bandaríkjunum; val á sendingarsvæði í ESB breytir ekki þeirri geymslustaðsetningu. Samningur Scaleway heimilar einnig miðlun utan ESB með viðeigandi vernd þótt afritageymsla okkar sé í Frakklandi.

[Skrá vinnslusamningsins yfir undirvinnsluaðila](/dpa) lýsir hlutverkum veitna, staðsetningum og samningsbundnum verndarráðstöfunum við miðlun. Tengdir Google-reikningar lúta skilmálum og verndarráðstöfunum sem eiga við þá reikninga; eigin Workspace-viðauki Caballus nær ekki til allra Google-reikninga þjónustuveitenda.

Þegar GDPR takmarkar miðlun utan EES verður viðkomandi miðlun að byggjast á viðeigandi heimild, svo sem ákvörðun um fullnægjandi vernd, EU-US Data Privacy Framework fyrir hæfan vottaðan viðtakanda eða útfylltum stöðluðum samningsákvæðum með viðbótarráðstöfunum þar sem þess er þörf. Heimildin ræðst af viðtakandanum og vinnslunni, ekki aðeins vörumerki hans. Hafðu samband við [email protected] til að fá upplýsingar um viðeigandi verndarráðstafanir og afrit þeirra, með lögmætum afmáningum til að verja trúnaðarupplýsingar og réttindi annarra.

7. Hversu lengi við varðveitum gögn

Við varðveitum persónuupplýsingar aðeins eins lengi og nauðsynlegt er vegna þess tilgangs sem þær voru safnaðar fyrir, þar á meðal til að veita þjónustuna, fylgja fyrirmælum þjónustuveitanda, viðhalda öryggi, fara að lögum, leysa ágreining og framfylgja samningum.

Varðveislustefna við opnun er:

Eyðing hjá þjónustuveitum getur tekið lengri tíma eftir að gögn eru tekin úr virkri notkun. Workspace-viðauki Google heimilar allt að 180 daga til að ljúka eyðingu eftir að gögn verða óendurheimtanleg í þjónustunni; lok Workspace-samnings geta fyrst falið í sér allt að 30 daga endurheimtartímabil. Eftirstandandi afrit eru áfram vernduð og má ekki nota í venjulegum viðskiptatilgangi. Við framsendum viðeigandi eyðingarfyrirmæli; lokun eins Clearslot-reiknings lýkur ekki sameiginlegum veituaðgangi okkar og eyðir ekki sjálfkrafa gögnum sem Stripe eða tengdar þjónustur þjónustuveitanda varðveita sjálfstætt.

Þjónustuveitandi getur ákveðið styttri eða lengri varðveislu eigin bókunargagna þar sem þjónustan leyfir. Caballus getur varðveitt lágmarksupplýsingar um útilokun eftir eyðingu til að virða afskráningu eða koma í veg fyrir að misnotkunarreikningur sé stofnaður á ný.

Þetta eru sjálfgefnir tímar, ekki ástæða til að fresta bindandi eyðingarfyrirmælum eða styttri lögbundnum fresti. Áskildir afhendingarfrestir og takmarkanir á varðveislu vinnsluaðila lúta áfram vinnslusamningnum og viðeigandi lögum.

Við getum varðveitt viðeigandi gögn vegna lögmætrar varðveisluskyldu, ágreinings eða rannsóknar. Þegar þeirri skyldu lýkur hefst venjulega áætlunin aftur.

8. Lokun reiknings eyðir ekki samstundis öllum gögnum

Lokun reiknings afturkallar aðgang og kemur af stað viðeigandi eyðingu eða afmáningu auðkenna. Hún eyðir ekki endilega öllum gögnum strax. Til dæmis kunnum við að varðveita reikninga og færslugögn sem lög krefjast; öryggisgögn; gögn sem þarf til að verja bókendur eða leysa ágreining; sögulegar bókunartilvísanir sem þurfa að haldast samræmdar; og dulkóðuð afrit þar til þau renna sjálfkrafa út.

Þegar Caballus er vinnsluaðili stjórnar þjónustuveitandinn fyrirmælum um eyðingu með fyrirvara um vinnslusamninginn. Bókandi sem óskar eftir eyðingu ætti fyrst að hafa samband við þjónustuveitandann. Viðeigandi eyðingarfyrirmælum verður að framfylgja aftur á endurheimtum gögnum áður en endurheimt þjónusta er opnuð á ný.

9. Persónuverndarréttindi þín

Með fyrirvara um skilyrði og undanþágur viðeigandi laga getur þú átt rétt á að:

• fá aðgang að persónuupplýsingum þínum og upplýsingum um notkun þeirra;
• láta leiðrétta rangar upplýsingar;
• láta eyða gögnum;
• takmarka vinnslu;
• andmæla vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum eða beinni markaðssetningu;
• fá gögn á færanlegu sniði; og
• afturkalla samþykki.

Til að nýta réttindi vegna Clearslot-reiknings eða eigin vinnslu Caballus skaltu hafa samband við [email protected]. Til að nýta réttindi vegna bókunarsíðu eða gagna þjónustuveitanda skaltu hafa samband við þann þjónustuveitanda. Við gætum þurft upplýsingar til að sannreyna auðkenni og umboð. Umboðsmenn verða að sýna fram á umboð sitt.

Vegna beiðna sem falla undir GDPR svörum við án ótilhlýðilegrar tafar og að jafnaði innan eins mánaðar frá móttöku. Ef flækjustig eða fjöldi beiðna krefst framlengingar sem lög heimila útskýrum við það innan fyrsta mánaðarins. Beiðnir eru að jafnaði ókeypis; synjun eða gjald verður að uppfylla lagaskilyrðin og við útskýrum ástæðuna og kvörtunarréttinn.

Þú getur hvenær sem er andmælt notkun persónuupplýsinga þinna í beina markaðssetningu. Við hættum þeirri notkun. Þú getur einnig, af ástæðum sem varða sérstakar aðstæður þínar, andmælt vinnslu sem byggist á lögmætum hagsmunum; þá beitum við því mati og þeim undanþágum sem lög krefjast.

Þú getur kvartað til persónuverndaryfirvalds þar sem þú býrð, starfar eða telur að brot hafi átt sér stað. Þú getur einnig höfðað mál fyrir dómstólum. Við kunnum að meta tækifæri til að bregðast fyrst við áhyggjum þínum.

10. Vafrakökur og geymsla í tækjum

Clearslot notar vafrakökur eða sambærilega geymslu í tækjum sem er nauðsynleg til að:

• viðhalda innskráningarlotum og muna öryggisstöðu;
• verja eyðublöð og beiðnir gegn fölsun, vélmennum og misnotkun;
• varðveita tungumál eða nauðsynlegar viðmótsstillingar; og
• beina umferð og tryggja öryggi hennar í gegnum Cloudflare.

Þar sem hægt er að loka kynningarboði man vafrastilling það val í 30 daga. Hún geymir lokunarval, ekki samþykki fyrir markaðssetningu eða auðkenni fyrir auglýsingarakningu.

Þessi tækni er notuð vegna þess að hún er nauðsynleg til að veita eða verja þjónustuna sem þú biður um, ekki fyrir auglýsingar. Lokun fyrir hana getur komið í veg fyrir innskráningu, bókun eða aðrar kjarnavirknir.

Við opnun notum við ekki ónauðsynlegar greiningar- eða auglýsingavafrakökur. Ef það breytist uppfærum við þessar upplýsingar og óskum eftir samþykki þar sem við á áður en við setjum þær.

11. Öryggi

Við beitum tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum sem ætlað er að vernda persónuupplýsingar í réttu hlutfalli við áhættu. Þar á meðal eru TLS við flutning, takmarkaður stjórnunaraðgangur, auðkenningar- og lotustýringar, net- og forritaöryggi, skráning og vöktun, stjórnun veikleika og uppfærslna, dulkóðuð afrit utan staðar, stjórnun leyndarmála og skjalfest ferli vegna atvika og endurheimtar.

Engin internetþjónusta er fullkomlega örugg. Viðskiptavinir verða að vernda aðgangsupplýsingar sínar, stilla notandaaðgang með viðeigandi hætti og tilkynna okkur tafarlaust um grun um innbrot á [email protected].

12. Börn

Einstaklingar yngri en 18 ára mega ekki eiga Clearslot-reikning. Þjónustan er ekki ætluð börnum.

Barn yngra en 13 ára má ekki senda bókunareyðublað; fullorðinn aðili með heimild verður að annast bókun sem varðar barnið. Þetta er takmörkun vörunnar, ekki fullyrðing um að 13 ár séu samræmdur samþykkisaldur í ESB. Þjónustuveitandi sem leyfir tíma fyrir eða vegna barna ber ábyrgð á viðeigandi lagagrundvelli, gagnsæi við hæfi aldurs, umboði forráðamanns þar sem þess er krafist, lágmörkun gagna og öllum öðrum verndarráðstöfunum. Bannið við viðkvæmum upplýsingum við opnun gildir jafnt um upplýsingar um börn.

13. Sjálfvirkar ákvarðanir

Við notum tæknileg merki til að greina ruslpóst, svik, yfirtöku reikninga og bannaða notkun og til að forgangsraða yfirferð. Land sem ályktað er út frá IP-tölu og Tor-merki frá netþjónustuveitanda okkar geta leitt til synjunar á beiðnum til vörunnar; vantar upplýsingar um fyrirtæki eða lokaland reikningagerðar, eða eru þær ósamræmdar, getur aðgangur að vörunni verið stöðvaður þar til starfsmaður hefur yfirfarið málið. Landfræðileg synjun ein og sér lokar ekki varanlega á fyrirtæki. Starfsfólk Caballus með heimild yfirfer viðvarandi ákvarðanir um hæfi og lokun. Hafðu samband við [email protected] til að óska eftir yfirferð einstaklings, koma sjónarmiðum þínum á framfæri eða vefengja ákvörðun. Við veitum frekari upplýsingar og verndarráðstafanir sem viðeigandi lög krefjast.

14. Upplýsingar um Evrópusambandið

Caballus er félag stofnað á Írlandi. Fyrir vinnslu þar sem Caballus er ábyrgðaraðili eru upplýsingar um tilgang, lagagrundvöll, viðtakendur, varðveislu og réttindi sem 13. og 14. gr. GDPR krefjast settar fram hér að ofan. Þú getur kvartað til persónuverndareftirlitsyfirvalds þar sem þú býrð, starfar eða telur að brot hafi átt sér stað.

Þegar þjónustuveitandi er ábyrgðaraðili gagna bókanda verður hann að veita eigin fullnaðarupplýsingar um persónuvernd. Lagskiptar upplýsingar á bókunarsíðunni auðkenna þjónustuveitandann og tengja við upplýsingar hans. Caballus notar ekki samþykki sem lagagrundvöll við það eitt að notandi staðfesti að hafa lesið þessar upplýsingar.

15. Tungumál og ófrávíkjanleg réttindi

Persónuverndarupplýsingar verða að vera skiljanlegar þeim sem við beinum þjónustunni að. Staðfærðar upplýsingar lýsa sömu vinnslu og réttindum; þær eru ekki sérstakir viðskiptasamningar. Ákvæðið um enskt tungumál í viðskiptaskilmálum okkar gengur ekki framar þessari gagnsæisskyldu eða ófrávíkjanlegum persónuverndarréttindum þínum. Hafðu samband ef upplýsingarnar eru óskýrar eða þú finnur þýðingarvillu.

16. Breytingar og samskipti

Við getum uppfært þessar upplýsingar til að endurspegla breytingar á lögum, þjónustuveitum eða þjónustunni. Við birtum gildandi útgáfu og tilkynnum sérstaklega um verulegar breytingar þar sem við á.

Persónuverndarfyrirspurnir og réttindabeiðnir: [email protected]

Þjónustuver: [email protected]

Póstfang: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland