Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdy je Caballus správcem nebo zpracovatelem

Caballus je správcem osobních údajů používaných k provozu účtů, správě předplatného, zabezpečení a zlepšování Clearslot, komunikaci s uživateli, poskytování podpory, plnění právních povinností a řízení našeho podnikání.

Když podnikový zákazník Clearslot (Organizátor) používá Službu ke shromažďování nebo správě informací o svých klientech, potenciálních zákaznících, pracovnících, pozvaných osobách nebo osobách provádějících rezervace (Rezervující), Organizátor obvykle rozhoduje, proč a jak se tyto informace používají. Organizátor je správcem a Caballus jedná jako jeho zpracovatel podle dodatku Clearslot o zpracování údajů (DPA).

Rezervující by měli otázky ochrany osobních údajů týkající se rezervace, formuláře nebo zprávy Organizátora nejprve směřovat příslušnému Organizátorovi. Budeme mu pomáhat s žádostmi, jak vyžadují předpisy o ochraně osobních údajů.

Někteří dodavatelé, zejména poskytovatelé platebních služeb a zákazníkem povolených integrací, zpracovávají údaje také jako samostatní nebo společní správci podle vlastních oznámení o ochraně osobních údajů.

2. Osobní údaje, s nimiž nakládáme

Podle způsobu používání Clearslot zpracováváme:

• Údaje o účtu a organizaci: jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo, profilovou fotografii, organizaci, roli, jazyk, časové pásmo, nastavení účtu a identifikátory.
• Údaje o rezervacích a kontaktech: jméno a kontaktní údaje Rezervujícího, společnost, časové pásmo, požadovanou službu, čas schůzky, účastníky, stav, poznámky, důvod zrušení, odpovědi ve vlastních formulářích a související komunikaci.
• Údaje o dostupnosti a integracích: pravidla dostupnosti, identifikátory a metadata kalendářů, podrobnosti událostí, konferenční odkazy, identifikátory propojených účtů a oprávnění a tokeny potřebné pro fungování integrace.
• Údaje o předplatném a transakcích: tarif, fakturační adresu a daňové údaje, identifikátory zákazníka/účtu Stripe, částku platby, měnu, stav, vrácení peněz a metadata zpětných zúčtování. Caballus od Stripe nedostává úplná čísla platebních karet.
• Obsah: text rezervačních stránek, obrázky, prvky značky, formuláře, pravidla směrování, nahrané materiály a zprávy poskytnuté prostřednictvím Služby.
• Záznamy o způsobilosti podniku a stažení médií: skutečnosti o usazení, neveřejná rozhodnutí provozovatele a odkazy na důkazy a nezbytné záznamy o příslušnosti a stažení médií. Tyto záznamy se nezveřejňují v oznámeních Pořadatele a řídí se níže uvedenými pravidly uchovávání účtu a případného uchování z právních důvodů.
• Komunikaci podpory a obchodní komunikaci: zprávy, přílohy, zpětnou vazbu a záznamy o vyřízení žádosti.
• Technické a bezpečnostní údaje: IP adresu, informace o zařízení a prohlížeči, časová razítka, identifikátory relací, autentizační a bezpečnostní události, protokoly požadavků, informace o chybách a signály proti zneužívání.
• Údaje o používání: činnosti v produktu a stav funkcí/nastavení potřebný k provozu, řešení potíží a zlepšování. Při spuštění nepoužíváme behaviorální reklamu třetích stran ani nepovinné analytické soubory cookie.

Clearslot není určen pro zadávání čísel platebních karet do formulářů, hesel, autentizačních tajemství, státních identifikačních čísel, zvláštních kategorií osobních údajů nebo údajů o trestných činech. Organizátoři při spuštění nesmějí takové informace vyžadovat či poskytovat ani používat Clearslot pro regulované zdravotnické postupy.

Povinná pole účtu, zabezpečení a fakturace jsou potřebná k poskytnutí požadované služby nebo splnění právních povinností. Bez nich možná nebudeme moci vytvořit účet, zpracovat platbu nebo poskytnout funkci. Volitelná profilová pole a integrace jsou dobrovolné. Organizátor určuje, která rezervační pole jsou nezbytná, a musí vysvětlit důsledky jejich neposkytnutí; odmítnutí nepovinné odpovědi nesmí být prezentováno jako vzdání se všech práv na ochranu osobních údajů.

3. Odkud údaje pocházejí

Údaje dostáváme:

• přímo od uživatelů účtů, Rezervujících a osob, které nás kontaktují;
• od Organizátora, který nastavuje rezervační stránku nebo přidává členy týmu, kontakty či rezervace;
• od propojené služby, když uživatel povolí integraci, například Stripe nebo Google Calendar;
• automaticky ze zařízení, prohlížečů a našich bezpečnostních a aplikačních systémů; a
• z veřejných zdrojů, od oznamovatelů, poskytovatelů služeb nebo úřadů, je-li to potřebné pro prevenci zneužití, vyšetření oznámení nebo dodržení zákona.

4. Proč údaje používáme a naše právní základy

Je-li Caballus správcem, používáme osobní údaje takto:

Pokud zpracováváme rezervační údaje nebo zasíláme provozní rezervační zprávy výhradně pro Organizátora, řídíme se jeho doloženými pokyny podle DPA. Tyto pokyny nejsou samostatným právním základem GDPR: Organizátor musí určit a zveřejnit svůj vlastní základ. Přijetí obchodních Podmínek či potvrzení seznámení s tímto oznámením neposkytuje marketingový souhlas ani souhlas jménem Rezervujících.

Pokud se opíráme o oprávněné zájmy, zvažujeme nezbytnost a dopady zpracování a nepoužíváme tento základ, pokud práva osoby převažují nad našimi zájmy. Můžete požádat o více informací o posouzení vyváženosti, které se vás týká.

Žádáme-li o souhlas, můžete jej kdykoli odvolat. Odvolání nemá vliv na předchozí zákonné zpracování.

5. Kdo osobní údaje dostává

Následujícím příjemcům sdělujeme pouze rozumně nezbytné údaje:

Stripe může podle platební činnosti působit jako zpracovatel, nezávislý správce nebo společný správce. U propojeného platebního účtu Organizátora uzavírá Stripe smlouvu také přímo s Organizátorem. Google zpracovává údaje podle vlastních podmínek, když uživatel jeho integraci povolí.

Údaje můžeme sdělovat také odborným poradcům a auditorům při zachování důvěrnosti; kupujícímu, investorovi či nástupci při skutečné korporátní transakci; příslušným úřadům, pokud to vyžaduje zákon; a jiné osobě, je-li to potřebné k ochraně práv, bezpečnosti nebo Služby.

Osobní údaje neprodáváme. Nesdílíme je pro behaviorální reklamu napříč různými kontexty.

Aktuální seznam zpracovatelů používaných pro Osobní údaje Zákazníka je uveden v příloze o dílčích zpracovatelích našeho DPA. Soubory písem jsou poskytovány z vlastních domén Clearslot; načtení stránky neodesílá požadavek na písmo Googlu.

U propojení Google Calendar/Meet přistupujeme k informacím o kalendáři a událostech nezbytným pro uživatelem požadovanou dostupnost, synchronizaci a vytváření schůzek. Použití a předávání informací získaných prostřednictvím Google API odpovídá Google API Services User Data Policy, včetně požadavků Limited Use. Nepoužíváme tyto informace pro reklamu ani trénování univerzálních modelů. Integraci můžete odpojit v Clearslot a odvolat přístup v účtu Google; odpojení samo nemaže již zákonně vytvořené záznamy ani záznamy uchovávané Organizátorem.

6. Mezinárodní předávání

Naše hlavní aplikační databáze a výpočetní infrastruktura jsou hostovány v Evropském hospodářském prostoru a šifrované zálohy jsou uloženy ve Francii. Nejde o závazek, že veškeré zpracování probíhá v EU či EHP. Cloudflare, Stripe, Google Workspace a volitelné integrace Google zahrnují globální zpracování, včetně Spojených států. Resend ukládá a zpracovává obsah e-mailů a údaje o doručování převážně ve Spojených státech; volba odesílacího regionu EU nemění místo ukládání. Smlouva Scaleway také umožňuje předávání mimo EU s ochrannými opatřeními, přestože naše zálohy jsou uloženy ve Francii.

[Příloha DPA o dílčích zpracovatelích](/dpa) popisuje funkce, umístění a smluvní záruky předávání dodavatelů. Propojené účty Google podléhají podmínkám a zárukám platným pro tyto účty; vlastní dodatek Workspace společnosti Caballus se nevztahuje na každý účet Google Organizátora.

Pokud GDPR omezuje předávání mimo EHP, musí být dané předání pokryto příslušným mechanismem, například rozhodnutím o odpovídající ochraně, rámcem EU-US Data Privacy Framework pro způsobilého certifikovaného příjemce nebo vyplněnými standardními smluvními doložkami s dodatečnými opatřeními, pokud jsou potřebná. Mechanismus závisí na příjemci a zpracování, nikoli pouze na značce. Pro příslušné záruky a kopii nás kontaktujte na [email protected]; mohou být provedeny zákonné redakce na ochranu důvěrných informací a práv dalších osob.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Osobní údaje uchováváme jen po dobu potřebnou pro účel shromáždění, včetně poskytování Služby, dodržování pokynů Organizátora, udržování bezpečnosti, plnění zákonů, řešení sporů a vymáhání smluv.

Při spuštění platí tento plán uchovávání:

Mazání u dodavatelů může trvat další dobu po vyřazení údajů z aktivního používání. Dodatek Workspace společnosti Google umožňuje až 180 dní k dokončení mazání poté, co jsou údaje prostřednictvím služby neobnovitelné; ukončení smlouvy Workspace může nejprve zahrnovat období obnovy až 30 dní. Zbytkové kopie zůstávají chráněné a nesmějí se používat pro běžné obchodní účely. Předáváme příslušné pokyny ke smazání; uzavření jednoho účtu Clearslot neukončuje naše sdílené účty dodavatelů ani automaticky nemaže záznamy uchovávané nezávisle Stripe nebo propojenými službami Organizátora.

Organizátor může stanovit kratší nebo delší uchovávání vlastních rezervačních záznamů, pokud to Služba umožňuje. Caballus může po smazání uchovat minimální blokovací záznam, aby respektoval odhlášení nebo zabránil opětovnému vytvoření zneužívajícího účtu.

Jde o výchozí plány, nikoli důvod odkládat závazný pokyn k výmazu nebo kratší zákonnou lhůtu. Povinné doby zpřístupnění a omezení uchovávání u zpracovatelů nadále řídí DPA a platné právo.

Relevantní údaje můžeme uchovat během právního pozastavení mazání, sporu nebo vyšetřování. Po skončení takového opatření se obnoví běžný plán.

8. Uzavření účtu není okamžitým výmazem každého záznamu

Uzavření účtu ruší přístup a zahajuje příslušný proces smazání nebo odstranění identifikace. Nemusí okamžitě vymazat každý záznam. Můžeme například uchovat fakturační a transakční záznamy vyžadované zákonem, bezpečnostní důkazy, záznamy potřebné k ochraně Rezervujících nebo řešení sporů, historické rezervační odkazy, které musejí zůstat konzistentní, a šifrované záložní kopie do automatického vypršení.

Když Caballus jedná jako zpracovatel, Organizátor řídí pokyny ke smazání podle DPA. Rezervující žádající o smazání má nejprve kontaktovat Organizátora. Příslušné pokyny k výmazu se musejí znovu uplatnit na obnovené údaje před opětovným zpřístupněním obnovených služeb.

9. Vaše práva na ochranu osobních údajů

S výhradou podmínek a výjimek v platném právu můžete mít právo:

• na přístup k osobním údajům a informace o jejich používání;
• na opravu nepřesných údajů;
• na výmaz údajů;
• na omezení zpracování;
• vznést námitku proti zpracování na základě oprávněných zájmů nebo přímému marketingu;
• obdržet údaje v přenositelném formátu; a
• odvolat souhlas.

Pro výkon práva týkajícího se účtu Clearslot nebo vlastního zpracování Caballus kontaktujte [email protected]. Pro právo týkající se rezervační stránky nebo záznamů Organizátora kontaktujte daného Organizátora. Můžeme potřebovat informace k ověření totožnosti a oprávnění. Zmocněnci musejí doložit své oprávnění.

Na žádosti podle GDPR odpovídáme bez zbytečného odkladu a obvykle do jednoho měsíce od přijetí. Vyžaduje-li složitost nebo počet žádostí zákonem povolené prodloužení, vysvětlíme to během prvního měsíce. Žádosti jsou obvykle bezplatné; odmítnutí nebo poplatek musí splňovat zákonné podmínky a vysvětlíme důvod i dostupná práva na stížnost.

Kdykoli můžete vznést námitku proti používání vašich osobních údajů pro přímý marketing. Toto používání zastavíme. Můžete také z důvodů vaší konkrétní situace vznést námitku proti zpracování na základě oprávněných zájmů; poté uplatníme zákonem vyžadované posouzení a výjimky.

Můžete si stěžovat u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů v místě bydliště, práce nebo domnělého porušení. Můžete také podat žalobu. Uvítáme možnost nejprve vaši obavu vyřešit.

10. Cookies a ukládání v zařízení

Clearslot používá cookies nebo podobné ukládání v zařízení nezbytné pro:

• udržování přihlášených relací a zapamatování bezpečnostního stavu;
• ochranu formulářů a požadavků před paděláním, roboty a zneužitím;
• zachování jazyka nebo zásadních preferencí rozhraní; a
• směrování a zabezpečení provozu prostřednictvím Cloudflare.

Pokud lze zavřít propagační výzvu, preference prohlížeče si tuto volbu pamatuje 30 dní. Jde o preferenci zavření, nikoli souhlas s marketingem nebo identifikátor sledování reklamy.

Tyto technologie používáme, protože jsou nezbytné k poskytnutí či zabezpečení požadované služby, nikoli pro reklamu. Jejich blokování může znemožnit přihlášení, rezervace nebo další základní funkce.

Při spuštění nenastavujeme nepotřebné analytické ani reklamní cookies. Pokud se to změní, aktualizujeme oznámení a tam, kde je to vyžadováno, získáme souhlas před jejich nastavením.

11. Zabezpečení

Používáme technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů přiměřená riziku. Zahrnují TLS při přenosu, omezený administrativní přístup, autentizační a relační kontroly, síťové a aplikační zabezpečení, protokolování a monitorování, správu zranitelností a záplat, šifrované externí zálohy, správu tajemství a zdokumentované postupy pro incidenty a obnovu.

Žádná internetová služba není zcela bezpečná. Zákazníci musí chránit přihlašovací údaje, vhodně nastavit přístup uživatelů a podezření na kompromitaci nám rychle oznámit na [email protected].

12. Děti

Osoby mladší 18 let nesmějí mít účet Clearslot. Služba není určena dětem.

Dítě mladší 13 let nesmí odeslat rezervační formulář; rezervaci týkající se tohoto dítěte musí provést oprávněná dospělá osoba. Jde o omezení produktu, nikoli tvrzení, že 13 je jednotný věk souhlasu v EU. Organizátor povolující schůzky pro děti nebo týkající se dětí odpovídá za vhodný právní základ, věku přiměřenou transparentnost, oprávnění opatrovníka tam, kde je vyžadováno, minimalizaci údajů a všechny další záruky. Zákaz citlivých informací při spuštění se stejně vztahuje i na informace o dětech.

13. Automatizovaná rozhodnutí

Používáme technické signály k odhalování spamu, podvodů, převzetí účtu a zakázaného použití a k určení priority kontroly. Země odvozená z IP adresy a signály Tor od našeho síťového poskytovatele mohou vést k odmítnutí požadavků na produkt; chybějící nebo rozporné informace o usazení podniku či konečné fakturační zemi mohou pozastavit přístup do kontroly provozovatelem. Samotné zeměpisné odmítnutí organizaci trvale nezablokuje. Oprávněný personál Caballus přezkoumává trvalá rozhodnutí o způsobilosti a blokování. Na [email protected] můžete požádat o lidské přezkoumání, vyjádřit své stanovisko nebo napadnout rozhodnutí. Poskytujeme další informace a záruky vyžadované platným právem.

14. Informace o Evropské unii

Caballus je společnost registrovaná v Irsku. U zpracování, kde je Caballus správcem, jsou informace o účelech, právních základech, příjemcích, uchovávání a právech vyžadované články 13 a 14 GDPR uvedeny výše. Můžete si stěžovat u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů v místě bydliště, práce či domnělého porušení.

Je-li Organizátor správcem údajů Rezervujících, musí poskytnout vlastní úplné informace o ochraně osobních údajů. Vícevrstvé oznámení na rezervační stránce Organizátora identifikuje a odkazuje na jeho oznámení. Caballus nepoužívá souhlas jako právní základ pouze proto, že uživatel potvrdí seznámení s tímto oznámením.

15. Jazyky a kogentní práva

Informace o ochraně osobních údajů musí být srozumitelné lidem, na které se zaměřujeme. Lokalizovaná oznámení popisují stejné zpracování a práva; nejde o samostatné obchodní smlouvy. Ustanovení o angličtině v našich obchodních Podmínkách neruší tuto povinnost transparentnosti ani vaše kogentní práva na ochranu osobních údajů. Kontaktujte nás, je-li oznámení nejasné nebo zjistíte chybu v překladu.

16. Změny a kontakt

Oznámení můžeme aktualizovat podle změn zákonů, dodavatelů nebo Služby. Zveřejníme aktuální verzi a v případě potřeby samostatně upozorníme na podstatné změny.

Otázky ochrany osobních údajů a žádosti o výkon práv: [email protected]

Podpora: [email protected]

Poštovní adresa: CABALLUS LIMITED, 2 Bridge Street, Athlone, Co. Westmeath, Ireland