Как можем да помогнем?

Преди да започнете

Използвайте имейл адрес, до който имате достъп. При регистрацията Clearslot изпраща съобщение за потвърждение и използва адреса за известия, свързани с акаунта.

Работното ви пространство може да представлява един човек или екип. По-късно можете да промените членовете на екипа и капацитета за резервации.

Проверете данните на профила

1. Влезте и отворете „Настройки“.
2. В „Профил“ въведете името, което се показва пред колеги и клиенти.
3. Изберете часовата зона за графика си.
4. Запазете настройките на профила.

Свържете акаунта

1. Отворете „Настройки“ и намерете „Интеграции“.
2. Изберете „Свързване с Google“.
3. Изберете акаунта в Google и одобрете искания достъп.
4. Върнете се в Clearslot и проверете дали Google Calendar е отбелязан като свързан.

Как работи синхронизирането

Заетите събития в основния ви Google Calendar блокират припокриващите се часове в Clearslot. Потвърдените резервации в Clearslot се добавят в този календар, а поддържаните промени остават синхронизирани.

Външните промени се изтеглят, когато отворите „Календар“, и автоматично във фонов режим. Свързаният календар не замества седмичното ви работно време или правилата за планиране в Clearslot.

Прекъсване на връзката

Отворете „Настройки“ и намерете „Интеграции“. Под Google Calendar изберете „Прекъсване на връзката“. Достъпът на Clearslot се отнема, заетите часове от Google Calendar вече не блокират часове и новите резервации вече не се добавят в него. Съществуващите резервации остават в Clearslot.

Създайте страницата

1. От таблото отворете „Линкове за резервация“.
2. Изберете „Нов линк за резервация“, а след това „Среща“.
3. Въведете ясно заглавие и продължителност.
4. Изберете графика на свободните часове, който определя кога може да се резервира.
5. Изберете поне един начин за провеждане на срещата и добавете данни за мястото, ако са нужни.
6. Запазете линка за резервация.

Споделете го

Списъкът „Линкове за резервация“ има действие „Копиране на линка“ за всяка страница. Всеки с този URL адрес може да отвори публичната страница за резервации, освен ако не сте променили видимостта ѝ на поверителна.

Отворете линка сами, преди да го изпратите. Проверете заглавието, свободните часове, начина за провеждане на срещата, начина на плащане и съобщението за потвърждение.

Редактирайте график

1. Отворете „Свободни часове“.
2. Изберете графика, който искате да редактирате.
3. В „Седмични часове за резервации“ включете или изключете работните дни и задайте един или повече периоди за всеки отворен ден.
4. Изчакайте потвърждението за автоматично запазване, преди да напуснете страницата.

Използвайте повече от един график

Създайте друг график, когато различните линкове за резервация се нуждаят от различни часове. Например консултациите могат да използват един график, а груповите занимания друг.

Графикът по подразбиране се прилага за линковете, които не посочват друг. Ако изтриете график, използващите го линкове се връщат към графика по подразбиране.

Добавете изключение за дата

1. Отворете „Свободни часове“ и изберете „Изключения за дати“.
2. Изберете „Добавяне на изключение“.
3. Изберете една или повече дати.
4. Отбележете ги като недостъпни или въведете специални часове.
5. Изберете дали промяната важи за един или за всички графици.

Прегледайте официалните празници

Clearslot използва държавата от настройките ви, за да покаже официалните празници. Празниците блокират свободните часове, освен ако не изключите отделен празник.

Администраторите на екипи могат също да управляват настройките за празници на организацията и собствени фирмени дати.

Налични правила

• Буферът преди резервацията пази свободно време преди нея.
• Буферът след резервацията пази свободно време след нея.
• Минималният срок не допуска резервации в последния момент.
• Периодът за резервации ограничава колко напред във времето може да се резервира.
• Дневните и седмичните ограничения задават максимален брой резервации за съответния период.

Как действат правилата заедно

Час се показва само ако съответства на седмичните часове, изключенията за дати, настройките за празници, правилата за планиране, застъпванията в свързания календар, свободните часове на организатора и свободните необходими ресурси.

Промените се прилагат към новите изчисления на свободните часове. Съществуващите резервации остават в календара, освен ако не ги промените отделно.

Променете това, което виждате

Работното пространство „Календар“ може да показва резервациите ви заедно с изчислените свободни часове и събитията от външни календари. В екипните работни пространства можете да смените разглеждания човек, а фирмите, които работят с ресурси, могат да филтрират по ресурс.

Слоевете на календара помагат да разберете защо даден период е свободен или блокиран. Те не променят основния график. Използвайте „Свободни часове“, за да редактирате правилата.

Отворете резервация

Изберете резервация, за да прегледате участника, часа, организатора, мястото, отговорите, състоянието на плащането и наличните действия за управление. При резервациите с видеоразговор се показва действие за присъединяване, когато има URL адрес на срещата.

Налични видове страници

• „Бърза покана“ създава линк за еднократна употреба за един човек и изтича след използването му.
• „Среща“ поддържа индивидуални срещи, равномерно разпределение, срещи с всички организатори и групови срещи.
• „Услуга“ позволява на клиента да избере услуга и подходящ изпълнител.
• „Групово занимание“ публикува планирани сесии с капацитет и незадължителен списък на чакащите.
• „Обект“ резервира конкретен предмет или свободен предмет от даден тип.

Промяна на вида

Изберете вида на страницата при създаване на линка за резервация. Настройките и процесът за резервация зависят от този вид, затова създайте друг линк, ако ви е нужен различен модел.

Начини за провеждане на срещата

Линкът може да предлага Google Meet, телефонен разговор или среща на място. Ако предложите повече от един начин, участникът избира при резервацията. Свържете Google в „Настройки“, преди да разчитате на автоматичното създаване на видеоразговор.

За срещи на място добавете адреса, стаята или кабинета и указанията за пристигане. При телефонен разговор е необходим телефонният номер на участника.

Организатори и разпределение

Добавете като организатори членовете на работното пространство, които могат да бъдат резервирани. Линковете с равномерно разпределение избират един свободен организатор по зададения метод на ротация. Срещите с всички организатори изискват избраните организатори да са свободни едновременно. Груповите срещи позволяват на повече от един участник да резервира същия часови интервал до зададеното ограничение.

Други настройки

Можете да изисквате потвърждение от организатор, да разрешите повтарящи се резервации, да зададете правила за анулиране и промяна на часа, да планирате напомняния, да събирате отговори на собствени въпроси и да промените съобщението за потвърждение. Някои настройки зависят от текущия план.

Създайте списъка с услуги

1. Създайте или редактирайте линк за резервация от вида „Услуга“.
2. Добавете всяка услуга с име за клиентите, продължителност и настройки за цена.
3. Изберете членовете на екипа, които могат да я извършват.
4. Ако за услугата е нужна стая, стол или друг споделен предмет, изберете необходимия тип ресурс.
5. Прегледайте публичната страница, преди да я споделите.

Как се намира свободен час

Clearslot съчетава продължителността на услугата със свободните часове на изпълнителите, застъпванията във външните календари, буферите, ограниченията и свободните ресурси. Ако са свободни няколко ресурса от необходимия тип, Clearslot може да разпредели един при резервацията.

Настройте груповото занимание

Страницата на груповото занимание съдържа общото заглавие, описание, настройки за плащане, инструктори и незадължителна стая или ресурс. Сесиите задават датите, часовете и капацитета, които хората могат да резервират.

Повтарящи се групови занимания

Шаблонът за повтарящо се групово занимание създава бъдещи сесии според деня от седмицата, часа, началната дата и незадължителната крайна дата. Можете също да добавите еднократна сесия. Анулирането на сесия отбелязва съответното провеждане като анулирано, но запазва съществуващите записи за резервации.

Споделете URL адреса

Използвайте „Копиране на линка“ от списъка „Линкове за резервация“ или страницата за редактиране. За да видите същото състояние като нов посетител, изпробвайте публичния URL адрес в поверителен прозорец на браузъра.

Вградете в уебсайт

Страницата за редактиране предоставя нужната информация за вграждане на страница за резервации в друг уебсайт. Вграденият изглед показва публичния процес за резервация. Той не разкрива таблото на Clearslot.

Проследявайте канал

Разрешете проследяването на канали в „Настройки“, след което създайте общи или специфични за събитието линкове. Използвайте отделен URL адрес за всеки източник, който искате да разпознавате, например бюлетин или профил в социална мрежа.

Изберете подходящия изглед

• „Резервации“ показва списък със записи и може да филтрира предстоящи, минали и групи по състояние.
• „Днес“ показва на едно място скорошната активност по резервации, плащания и системни събития заедно със следващите задачи.
• „Календар“ поставя резервациите в месечен, седмичен или дневен изглед.
• „Анализи“ обобщава активността по резервациите за плановете, които включват тази функция.

Търсене

Търсенето в „Резервации“ приема име на участник, имейл и текст от събитието. Изчистете търсенето или филтрите, когато известна резервация не се показва.

Налични действия

Резервация, която изисква потвърждение, може да бъде одобрена или отказана. Потвърдените резервации могат да бъдат анулирани или преместени чрез процеса за промяна на часа. Завършените срещи могат да бъдат отбелязани като завършени или като неявяване, когато тези действия са налични.

При плащане на място мениджърът може да отбележи сумата като платена или неплатена. Състоянието на онлайн плащанията и възстановяванията идва от Stripe.

Какво става след промяна

Clearslot записва промяната и изпраща съответния служебен имейл. Когато записването в календара е разрешено, поддържаните промени се прилагат и към събитието във външния календар. Поведението при анулиране на платена резервация следва правилата за резервации и възстановяване на суми.

Достъп на участника

Страницата за управление съдържа данни за резервацията и контакта, затова URL адресът ѝ трябва да се пази като поверителен. Участникът не се нуждае от акаунт в Clearslot, за да я използва.

Ако правилата го позволяват, участникът може да анулира или да избере нов час. Резервация, която чака потвърждение от организатора, показва това състояние, докато той не отговори.

Записи за контакти

Страницата „Контакти“ показва името, имейла, телефонния номер, ако е събран, броя резервации и най-новата резервация. Търсенето стеснява списъка по данните на контакта.

Бележките към контакт са за работното ви пространство. Те не се показват на публичната страница за резервации и не се изпращат на участника.

Експортиране

„Експортиране в CSV“ изтегля текущите данни за контактите за използване извън Clearslot. Функцията е достъпна за собствениците и администраторите, защото файлът съдържа поверителните бележки. Отнасяйте се към експортираните файлове като към клиентски данни и ги съхранявайте съответно.

Преди да започнете

Проверете дали заявката идва от човека, за когото се отнасят данните, например като отговорите на имейл адреса, с който е направена резервацията. Обикновено на заявката трябва да се отговори в рамките на един месец.

Всяка заявка обхваща един имейл адрес. Ако клиентът е резервирал с няколко адреса, повторете стъпките за всеки от тях. „Заявки за данни“ намира и хора, които не са в списъка ви с клиенти, например клиенти, платили онлайн.

Изпращане на копие от данните

„Изтегляне на данните на клиента“ създава JSON файл с резервациите, отговорите от формуляри, бележките и обобщенията на плащанията на клиента, както и с изпратените до него имейли. Прочетете го, преди да го изпратите, и премахнете информацията за други хора. Фактурите за онлайн плащания са във вашия акаунт в Stripe.

Изтриване на клиент

• Изберете „Изтриване на този клиент…“, за да видите какво ще се промени, преди нещо да бъде премахнато.
• Резервациите остават в отчетите и изчисленията на капацитета, но се показват като „Изтрит клиент“, без данни за контакт, отговори или бележки.
• Премахват се клиентският запис, отговорите от формуляри, бележките, напомнянията, както и създадените от Clearslot събития в календара и видеосрещи.
• Записите за плащания се запазват за счетоводството. Фактурите и разписките остават във вашия акаунт в Stripe.
• Предстоящите резервации трябва първо да бъдат анулирани, а отворените плащания или възстановявания на суми трябва да приключат.
• Въведете имейл адреса за потвърждение. Изтриването не може да бъде отменено.

Ако календар е изключен

Когато член на екипа е изключил своя акаунт за календар или видео, Clearslot няма достъп до тези събития. Резултатът ги изброява, за да можете да ги изтриете сами.

Изпратете покана

1. Отворете „Организация“ и изберете „Членове“.
2. Въведете имейл адреса на човека.
3. Изберете „Администратор“ или „Член“.
4. Изпратете поканата.
5. При нужда я изпратете отново или я оттеглете от „Чакащи покани“.

Роли

Собственикът управлява работното пространство и може да прехвърли собствеността. Администраторите могат да управляват настройките и членовете на организацията. Членовете използват функциите за планиране, разрешени от правата в работното пространство.

Не премахвайте и не понижавайте ролята на последния администратор, преди друг член да може да поеме тази отговорност.

Ограничение за членове

Една организация може да има до 500 активни членове, включително собственика. Неизтеклите покани също заемат места. Сътрудниците с достъп само до работното пространство се броят към лимита, но не увеличават платения капацитет за резервируеми лица. Отменете ненужните покани или се свържете с поддръжката, ако са ви нужни повече от 500 места.

Групи

Създайте група за отдел, регион или друга работна единица, след което добавете членове и изберете администратори на групата, ако са нужни. Групите помагат за ограничаване на административния обхват, но сами по себе си не създават свободни часове за резервация.

Управлявани събития

Шаблонът за управлявано събитие дава на разпределените членове еднакви настройки на линка за резервация. Тези членове не могат да променят заключените полета. Използвайте го, когато екипът се нуждае от еднакви заглавия, продължителност, начини за провеждане или правила.

Създайте инвентара

1. Отворете „Пространства и ресурси“.
2. Създайте типове като „Стая за процедури“ или „Тенис корт“.
3. Добавете всеки действителен ресурс и задайте типа му.
4. Задайте ресурса като активен и добавете описание, ако е нужно на служителите.
5. Изберете „Винаги свободен“ или добавете собствени седмични часове и изключения.

Поведение при резервация

Когато дадена услуга изисква тип ресурс, часовият интервал е свободен само ако поне един активен ресурс от този тип е свободен. Когато са свободни няколко подходящи ресурса, се предпочитат тези с по-малък номер за подредба.

Правилата за планиране на ресурси могат да добавят собствени буфери, минимален срок, ограничения и период за резервации.

Създайте формуляра

1. Отворете „Формуляри за насочване“ и изберете „Нов формуляр“.
2. Добавете заглавие, описание и идентификатор в URL адреса.
3. Добавете полета и варианти за избор, където са нужни.
4. Отбележете необходимите полета като задължителни.
5. Разрешете формуляра и копирайте публичния му линк.

Ред на полетата

Премествайте полетата нагоре или надолу, за да управлявате реда, в който ги виждат посетителите. Използвайте ясни етикети, които показват очаквания отговор, без да разчитат на примерен текст в полето.

Добавете правило

1. Изберете поле и оператор за първото условие.
2. Въведете или изберете стойността за съпоставяне.
3. При нужда добавете още условия и изберете дали трябва да съвпадат всички или само някое.
4. Изберете линка за резервация, външния URL адрес или собственото съобщение за този резултат.
5. Задайте цел по подразбиране за всеки отговор без съвпадение.

Изпробвайте пътищата

Отворете публичния формуляр и изпратете по един набор от отговори за всяко правило, както и един, който стига до резервния вариант. Формулярът за насочване квалифицира и пренасочва посетителите. Той не създава резервация, докато посетителят не завърши целевата страница за резервации.

Завършете свързването

1. Отворете „Настройки“ и преминете към „Плащания със Stripe“.
2. Изберете „Свързване със Stripe“ или „Завършване на настройката“.
3. Предоставете данните за фирмата и изплащанията, които Stripe изисква.
4. Върнете се в Clearslot и потвърдете, че акаунтът е активен.

Какво прави връзката

Активната връзка позволява на подходящите линкове за резервация да приемат онлайн плащане. Stripe управлява акаунта за плащания и изплащания. Clearslot записва състоянието на плащането по резервацията и заявява поддържаните възстановявания на суми, когато правилата го изискват.

Таксите на Stripe за обработка са отделни от цените на Clearslot. Clearslot не добавя комисиона върху резервациите.

Начини на плащане

• „Без плащане“ позволява на клиента да резервира без дължима сума.
• „Плащане онлайн“ изисква плащане чрез Stripe, преди резервацията да бъде потвърдена.
• „Плащане на място“ следи сумата, която трябва да бъде събрана при срещата.
• „Клиентът избира“ позволява на клиента да избере онлайн плащане или плащане на място.

Цена и валута

Задайте сумата и поддържаната валута за представяне в линка за резервация. След запазване проверете публичната страница, за да сте сигурни, че цената и начините на плащане са ясни, преди клиентът да избере час.

Безплатен и платен капацитет

Безплатният план включва един активен линк за резервация. Платеният капацитет зависи от хората и обектите в работното пространство, които могат да бъдат резервирани. Публичният калкулатор за цени може да изчисли месечната обща сума, преди да промените плана. Google Календар, Google Meet и онлайн плащанията чрез Stripe изискват платен план. Безплатният план включва вътрешен календар, известия по имейл и плащане на място.

Портал за фактуриране

Когато за работното пространство е създаден клиент за фактуриране в Stripe, настройките могат да отворят портала за поддържаните действия с начини на плащане, фактури и абонаменти. Clearslot показва предупреждение в „Настройки“, когато плащане по абонамент изисква внимание.

Променете имейл адреса

1. Отворете „Настройки“ и намерете раздела за имейла за вход.
2. Въведете новия имейл адрес и поискайте код за потвърждение.
3. Въведете шестцифрения код, изпратен на новия адрес.
4. При следващото влизане използвайте новия адрес.

Променете паролата

В „Парола и сигурност“ въведете текущата и новата парола. Промяната на паролата прекратява другите активни сесии. Ако външна услуга за вход управлява акаунта, може да се наложи някои промени в данните за вход да бъдат направени чрез нея.

Направете публичната страница разпознаваема

Използвайте името на фирмата и визуалните настройки, които клиентите вече познават. Прегледайте повече от един линк за резервация, защото заглавията, услугите, груповите занимания и данните за мястото могат да променят количеството съдържание около елементите на бранда.

Настройките за визуална идентичност зависят от текущия план. Страницата „Настройки“ отбелязва действията, които изискват платена визуална идентичност.