Jak vám můžeme pomoci?

Než začnete

Použijte e-mailovou adresu, ke které máte přístup. Clearslot během registrace odešle ověřovací zprávu a použije adresu pro oznámení o účtu.

Pracovní prostor může představovat jednu osobu nebo celý tým. Členy týmu i rezervační kapacitu můžete později změnit.

Zkontrolujte detaily účtu

1. Přihlaste se a otevřete Nastavení.
2. V části Účet zadejte jméno, které se bude zobrazovat kolegům a zákazníkům.
3. Vyberte časové pásmo používané pro váš rozvrh.
4. Uložte nastavení účtu.

Připojení účtu

1. Otevřete Nastavení a vyhledejte Integrace.
2. Vyberte možnost Připojit Google.
3. Vyberte účet Google a schválte požadovaný přístup.
4. Vraťte se do Clearslotu a potvrďte, že je Google Calendar označen jako připojený.

Jak funguje synchronizace

Obsazené události ve vašem hlavním Google Calendar blokují překrývající se termíny v Clearslotu. Potvrzené rezervace z Clearslotu se přidávají do tohoto kalendáře a podporované změny zůstávají synchronizované.

Externí změny se načítají, když otevřete Kalendář, a automaticky na pozadí. Připojený kalendář nenahrazuje vaše týdenní hodiny ani pravidla plánování v Clearslotu.

Odpojení

Otevřete Nastavení a vyhledejte Integrace. U Google Calendar vyberte Odpojit. Přístup Clearslotu se odebere, obsazené časy z Google Calendar přestanou blokovat termíny a nové rezervace se do něj už nepřidávají. Stávající rezervace v Clearslotu zůstanou.

Vytvořit stránku

1. Na hlavním panelu otevřete Rezervační odkazy.
2. Vyberte Nový rezervační odkaz a potom Schůzka.
3. Zadejte jasný název a dobu trvání.
4. Zvolte rozvrh dostupnosti, který určuje volné časy.
5. Vyberte alespoň jeden způsob schůzky a přidejte údaje o místě.
6. Uložte rezervační odkaz.

Sdílení odkazu

U každého odkazu v seznamu Rezervační odkazy najdete akci Kopírovat odkaz. Pokud jste viditelnost stránky nenastavili na soukromou, může ji otevřít kdokoli, kdo zná její adresu URL.

Než odkaz odešlete, sami ho otevřete. Zkontrolujte název, volné časy, způsob schůzky, možnosti platby a potvrzovací zprávu.

Úprava rozvrhu

1. Otevřete Dostupnost.
2. Vyberte rozvrh dostupnosti, který chcete upravit.
3. V části Týdenní dostupnost zapněte nebo vypněte jednotlivé dny a pro každý zapnutý den nastavte jeden či více časových úseků.
4. Než stránku opustíte, počkejte na potvrzení automatického uložení.

Použití více než jednoho rozvrhu

Další rozvrh dostupnosti vytvořte tehdy, když různé rezervační odkazy potřebují jinou dostupnost. Konzultace například mohou používat jiný rozvrh než lekce.

Výchozí rozvrh se používá u odkazů, pro které nezvolíte jiný. Pokud některý rozvrh odstraníte, odkazy, které ho používají, se vrátí k výchozímu rozvrhu.

Přidání výjimky pro konkrétní datum

1. Otevřete Dostupnost a vyberte Výjimky pro konkrétní data.
2. Vyberte Přidat výjimku.
3. Vyberte jedno nebo více dat.
4. Označte je jako nedostupné nebo zadejte vlastní hodiny.
5. Vyberte, zda se změna týká jednoho rozvrhu dostupnosti, nebo všech rozvrhů.

Kontrola státních svátků

Clearslot sestavuje seznam státních svátků podle země uvedené v nastavení. Svátky blokují dostupnost, pokud daný svátek jednotlivě nevypnete.

Správci týmů mohou spravovat také nastavení svátků organizace a vlastní firemní data.

Dostupná pravidla

• Časová rezerva před rezervací ponechá volný čas na přípravu.
• Časová rezerva po rezervaci ponechá volný čas na dokončení práce.
• Minimální předstih brání rezervacím na poslední chvíli.
• Rezervační období určuje, jak daleko dopředu se lze objednat.
• Denní a týdenní limity omezují počet rezervací za dané období.

Jak se pravidla kombinují

Termín se zobrazí jen tehdy, pokud vyhovuje týdenní dostupnosti, výjimkám pro konkrétní data, nastavení svátků, pravidlům plánování, kolizím s připojenými kalendáři, dostupnosti organizátora a dostupnosti všech požadovaných zdrojů.

Změny se projeví v nových výpočtech dostupnosti. Stávající rezervace zůstanou v kalendáři, dokud je samostatně neupravíte.

Nastavení zobrazení

Kalendář může vedle rezervací zobrazovat také vypočítanou dostupnost a události z externích kalendářů. V týmovém pracovním prostoru můžete přepínat mezi členy týmu. Pokud používáte zdroje, můžete podle nich kalendář filtrovat.

Vrstvy kalendáře ukazují, proč je určitý čas volný nebo blokovaný. Základní rozvrh nemění. Pravidla upravíte v části Dostupnost.

Otevřít rezervaci

Vyberte rezervaci a zkontrolujte účastníka, čas, organizátora, místo, odpovědi, stav platby a dostupné akce.

Dostupné typy odkazů

• Rychlá pozvánka vytvoří odkaz na jedno použití pro jednu osobu a po použití vyprší.
• Schůzka podporuje setkání jeden na jednoho, střídavé přidělování, společné schůzky a skupinové schůzky.
• Služba umožňuje zákazníkovi vybrat si službu a vhodného poskytovatele.
• Lekce zveřejňuje plánované termíny s omezenou kapacitou a volitelnou čekací listinou.
• Prostor umožňuje rezervovat konkrétní objekt nebo libovolný volný objekt daného typu.

Změna typu

Typ zvolte při vytváření rezervačního odkazu. Nastavení i průběh rezervace se od něj odvíjejí, takže pro jiný rezervační model vytvořte další odkaz.

Způsoby schůzky

Odkaz může nabízet Google Meet, telefonní hovor nebo osobní setkání. Pokud nabídnete více možností, účastník si jednu vybere při rezervaci. Než zapnete automatické vytváření videohovorů, propojte Google v Nastavení.

U osobních schůzek přidejte adresu, místnost nebo číslo kanceláře a pokyny k příchodu. Pro telefonní hovor je potřeba telefonní číslo účastníka.

Organizátoři a přidělování

Jako organizátory přidejte členy pracovního prostoru, které lze rezervovat. Odkaz se střídavým přidělováním vybere jednoho dostupného organizátora podle zvoleného způsobu střídání. U společné schůzky musejí být všichni vybraní organizátoři dostupní současně. U skupinové schůzky si může tentýž termín rezervovat více účastníků až do nastaveného limitu.

Další nastavení

Můžete vyžadovat potvrzení organizátora, povolit opakované rezervace, nastavit pravidla zrušení a změny termínu, naplánovat připomenutí, shromažďovat odpovědi na vlastní otázky a upravit potvrzovací zprávu. Některé možnosti závisejí na aktuálním tarifu.

Sestavení seznamu služeb

1. Vytvořte nebo upravte rezervační odkaz pro službu.
2. U každé služby zadejte název pro zákazníky, dobu trvání a nastavení ceny.
3. Vyberte členy týmu, kteří je mohou poskytnout.
4. Pokud služba potřebuje místnost, židli nebo jiný sdílený zdroj, vyberte požadovaný typ zdroje.
5. Před sdílením zkontrolujte veřejnou stránku.

Jak se hledá volný termín

Clearslot při hledání termínu zohledňuje dobu trvání služby, dostupnost poskytovatele, kolize s externími kalendáři, časové rezervy, limity a dostupnost zdrojů. Pokud je volných několik zdrojů požadovaného typu, může Clearslot jeden z nich přidělit při rezervaci.

Nastavení lekce

Stránka lekce obsahuje společný název, popis, nastavení plateb, lektory a volitelnou místnost nebo jiný zdroj. Jednotlivé termíny určují datum, čas a kapacitu, kterou lze rezervovat.

Opakující se lekce

Šablona opakované lekce vytváří budoucí termíny podle dne v týdnu, času, data zahájení a volitelného data ukončení. Přidat můžete také jednorázový termín. Zrušením termínu označíte daný výskyt jako zrušený, ale zachováte jeho dosavadní záznamy rezervací.

Sdílet URL

Použijte Kopírovat odkaz v seznamu Rezervační odkazy nebo v editoru. Chcete-li stránku vidět stejně jako nový návštěvník, vyzkoušejte veřejnou adresu URL v anonymním okně prohlížeče.

Vložit na web

V editoru najdete údaje potřebné k vložení rezervační stránky na jiný web. Vložený prvek zobrazuje veřejný rezervační proces a nezpřístupňuje hlavní panel Clearslotu.

Sledovat kanál

V Nastavení zapněte sledování kanálů a potom vytvořte obecné odkazy pro kanály nebo odkazy pro konkrétní událost. Pro každý zdroj, který chcete rozlišit, použijte samostatnou adresu URL, například pro e-mailový zpravodaj nebo profil na sociální síti.

Vyberte si ten správný pohled

• Rezervace zobrazují seznam záznamů, který můžete filtrovat podle nadcházejících či minulých termínů a podle stavu.
• Dnes ukazuje nedávné rezervace, platby a systémové aktivity spolu s nadcházejícími událostmi.
• Kalendář zobrazuje rezervace po měsících, týdnech nebo dnech.
• Analytika shrnuje rezervační aktivitu u tarifů, které ji obsahují.

Hledat

V Rezervacích můžete hledat podle účastníka, e-mailu a textu události. Pokud se známá rezervace nezobrazuje, vymažte hledání nebo filtry.

Dostupné akce

Rezervaci vyžadující potvrzení můžete schválit nebo zamítnout. Potvrzenou rezervaci lze zrušit nebo přesunout na jiný termín. U dokončené schůzky můžete zaznamenat dokončení nebo neúčast, pokud jsou tyto možnosti k dispozici.

U platby na místě může správce označit zůstatek jako zaplacený nebo nezaplacený. Online platby a vrácení peněz se zpracovávají přes Stripe.

Co se stane po změně

Clearslot změnu zaznamená a odešle příslušný transakční e-mail. Pokud je zapnutý zápis do kalendáře, podporované změny se promítnou také do události v připojeném kalendáři. Postup při zrušení zaplacené rezervace se řídí pravidly rezervace a vrácení peněz.

Přístup pro účastníky

Stránka pro správu obsahuje údaje o rezervaci a kontaktní údaje, proto je její adresu URL nutné považovat za soukromou. Účastník k jejímu použití nepotřebuje účet Clearslot.

Pokud to pravidla dovolují, může účastník rezervaci zrušit nebo zvolit nový termín. U rezervace čekající na potvrzení organizátora se tento stav zobrazuje, dokud organizátor neodpoví.

Záznamy o kontaktech

Na stránce Kontakty je uvedeno jméno, e-mail, telefonní číslo, počet rezervací a poslední rezervace. Vyhledáváním se seznam zúží podle kontaktních údajů.

Poznámky u kontaktu jsou určeny jen pro váš pracovní prostor. Nezobrazují se na veřejné rezervační stránce ani se neposílají účastníkovi.

Export

Export CSV stáhne aktuální kontaktní data pro použití mimo Clearslot. Je k dispozici vlastníkům a správcům, protože soubor obsahuje soukromé poznámky. Ukládejte exportované soubory se stejnou péčí jako ostatní údaje zákazníků.

Než začnete

Ověřte, že žádost pochází od osoby, které se údaje týkají, například tak, že odpovíte na e-mailovou adresu, se kterou rezervovala. Na žádost je obvykle nutné odpovědět do jednoho měsíce.

Každá žádost se týká jedné e-mailové adresy. Pokud zákazník rezervoval s více adresami, opakujte kroky pro každou z nich. Žádosti o údaje najdou i lidi, kteří nejsou ve vašem seznamu zákazníků, například zákazníky, kteří platili online.

Odeslání kopie údajů

Stáhnout údaje zákazníka vytvoří soubor JSON s rezervacemi, odpověďmi z formulářů, poznámkami a přehledy plateb zákazníka a s e-maily, které mu byly odeslány. Před odesláním ho přečtěte a odstraňte informace o jiných lidech. Faktury za online platby najdete ve svém účtu Stripe.

Vymazání zákazníka

• Zvolte Vymazat tohoto zákazníka..., abyste viděli, co se změní, než se cokoli odstraní.
• Rezervace zůstanou ve vašich přehledech a výpočtech kapacity, ale zobrazí se jako Vymazaný zákazník, bez kontaktních údajů, odpovědí a poznámek.
• Odstraní se záznam zákazníka, odpovědi z formulářů, poznámky, připomenutí a události v kalendáři a videokonference, které vytvořil Clearslot.
• Platební záznamy se ponechávají pro účetnictví. Faktury a účtenky zůstávají ve vašem účtu Stripe.
• Nadcházející rezervace je nutné nejprve zrušit a otevřené platby nebo vrácení peněz musí být dokončeny.
• Pro potvrzení zadejte e-mailovou adresu. Výmaz nelze vrátit zpět.

Pokud je kalendář odpojený

Pokud člen týmu odpojil svůj kalendářový nebo video účet, Clearslot se k těmto událostem nedostane. Výsledek je vypíše, abyste je mohli smazat sami.

Odeslat pozvánku

1. Otevřete Organizaci a vyberte Členové.
2. Zadejte e-mailovou adresu osoby.
3. Vyberte Správce nebo Člena.
4. Pošlete pozvánku.
5. V případě potřeby ji znovu odešlete nebo zrušte.

Role

Vlastník řídí pracovní prostor a může převést vlastnictví. Správci mohou měnit nastavení organizace a spravovat členy. Členové používají funkce plánování, které mají v pracovním prostoru povolené.

Posledního správce neodstraňujte ani mu neměňte roli na nižší, dokud jeho odpovědnost nepřevezme jiný člen.

Limit členů

Organizace může mít nejvýše 500 aktivních členů včetně vlastníka. Nevypršené pozvánky také zabírají místa. Spolupracovníci s přístupem pouze do pracovního prostoru se do limitu počítají, ale nezvyšují placenou kapacitu rezervovatelných osob. Nepotřebné pozvánky zrušte; pokud potřebujete více než 500 míst, kontaktujte podporu.

Skupiny

Vytvořte skupinu pro oddělení, region nebo jinou provozní jednotku, přidejte členy a případně vyberte správce skupiny. Skupiny usnadňují správu členů, samy však nevytvářejí rezervační dostupnost.

Spravované události

Šablona spravované události poskytuje všem přiřazeným členům stejné nastavení rezervačního odkazu. Tito členové nemohou uzamčená pole měnit. Tuto možnost použijte, pokud tým potřebuje jednotné názvy, doby trvání, způsoby schůzky nebo pravidla.

Vytvořit inventář

1. Otevřete Prostory a zdroje.
2. Vytvořte typy, například ošetřovna nebo tenisový kurt.
3. Přidejte každý konkrétní zdroj a přiřaďte jeho typ.
4. Označte zdroj jako aktivní a v případě potřeby přidejte popis pro pracovníky.
5. Zvolte Vždy k dispozici nebo přidejte vlastní týdenní dostupnost a výjimky.

Chování při rezervaci

Pokud služba vyžaduje určitý typ zdroje, termín je k dispozici jen tehdy, když je volný alespoň jeden aktivní zdroj tohoto typu. Je-li vhodných zdrojů více, přednost dostanou zdroje s nižším číslem řazení.

Do pravidel plánování zdroje můžete přidat vlastní časové rezervy, minimální předstih, limity a rezervační období.

Sestavte si formulář

1. Otevřete Směrovací formuláře a vyberte Nový formulář.
2. Přidejte název, popis a část adresy URL.
3. V případě potřeby přidejte pole a možnosti výběru.
4. Potřebná pole označte jako povinná.
5. Povolte formulář a zkopírujte jeho veřejný odkaz.

Pořadí polí

Přesouváním polí nahoru a dolů určíte pořadí jejich zobrazení. Používejte jednoduché popisky, z nichž je očekávaná odpověď zřejmá i bez ukázkové odpovědi v poli.

Přidání pravidla

1. Vyberte pole a operátor pro první podmínku.
2. Zadejte nebo vyberte hledanou hodnotu.
3. V případě potřeby přidejte další podmínky a určete, zda musejí platit všechny, nebo stačí kterákoli z nich.
4. Vyberte rezervační odkaz, externí adresu URL nebo vlastní zprávu pro tento výsledek.
5. Nastavte výchozí cíl pro případy, které nevyhoví žádnému pravidlu.

Otestujte všechny cesty

Otevřete veřejný formulář a odešlete jednu sadu odpovědí pro každé pravidlo a jednu pro náhradní cíl. Směrovací formulář odpovědi vyhodnotí a návštěvníka přesměruje. Rezervace vznikne až poté, co návštěvník dokončí cílovou rezervační stránku.

Dokončete připojení

1. Otevřete Nastavení a přejděte do části Platby přes Stripe.
2. Vyberte Připojit Stripe nebo Dokončit nastavení.
3. Zadejte firemní údaje a údaje pro výplaty, které Stripe požaduje.
4. Vraťte se do Clearslotu a potvrďte, že je účet aktivní.

K čemu připojení slouží

Aktivní připojení umožňuje podporovaným rezervačním odkazům přijímat online platby. Stripe zpracovává platby a výplaty. Clearslot zaznamenává stav platby u rezervace a v podporovaných případech zadává žádosti o vrácení peněz podle pravidel rezervace.

Poplatky Stripe za zpracování jsou odděleny od cen předplatného Clearslotu. Clearslot nepřidává provizi z rezervace.

Způsoby platby

• Bez platby umožní zákazníkovi rezervovat, aniž by vznikla částka k úhradě.
• Platba online vyžaduje úhradu přes Stripe před potvrzením rezervace.
• Platba na místě eviduje částku, kterou je třeba vybrat při schůzce.
• Volba zákazníka umožní zaplatit online nebo na místě.

Cena a měna

Na rezervačním odkazu nastavte částku a podporovanou měnu, ve které se cena zobrazí. Po uložení zkontrolujte veřejnou stránku, aby byly ceny a platební možnosti jasné ještě před výběrem termínu.

Bezplatná a placená kapacita

Bezplatný tarif zahrnuje jeden aktivní rezervační odkaz. Placená kapacita se odvíjí od rezervovatelných osob a objektů v pracovním prostoru. Ještě před změnou tarifu můžete měsíční cenu odhadnout ve veřejné cenové kalkulačce. Google Kalendář, Google Meet a online platby přes Stripe vyžadují placený tarif. Bezplatný tarif zahrnuje interní kalendář, e-mailová upozornění a platbu na místě.

Fakturační portál

Pokud má pracovní prostor zákaznický účet pro fakturaci přes Stripe, můžete z nastavení fakturace otevřít zákaznický portál. V něm lze podle dostupných možností měnit způsob platby a spravovat faktury nebo předplatné. Když platba předplatného vyžaduje pozornost, Clearslot zobrazí v Nastavení upozornění.

Změna e-mailové adresy

1. Otevřete Nastavení a najděte část Přihlašovací e-mail.
2. Zadejte novou e-mailovou adresu a požádejte o potvrzovací kód.
3. Zadejte šestimístný kód odeslaný na novou adresu.
4. Při příštím přihlášení použijte novou adresu.

Změna hesla

V části Heslo a zabezpečení zadejte současné a nové heslo. Po změně hesla budete odhlášeni z ostatních aktivních přihlášení. Pokud účet spravuje externí poskytovatel identity, může být nutné změnit některé přihlašovací údaje přímo u něj.

Kontrola vzhledu veřejné stránky

Prohlédněte si více než jeden rezervační odkaz, protože se množství obsahu kolem loga a barev liší podle názvu, služby, lekce a údajů o místě.

Možnosti vzhledu závisejí na aktuálním tarifu. V Nastavení jsou označeny možnosti, které vyžadují placený tarif.