Hvordan kan vi hjælpe?

Før du starter

Brug en e-mailadresse, du har adgang til. Clearslot sender en bekræftelsesmeddelelse under tilmelding og bruger adressen til kontomeddelelser.

Dit arbejdsområde kan repræsentere én person eller et team. Teammedlemskab og bookingkapacitet kan ændres senere.

Tjek kontooplysningerne

1. Log ind, og åbn Indstillinger.
2. Under Konto skal du indtaste det navn, der vises til kolleger og kunder.
3. Vælg den tidszone, der bruges til din tidsplan.
4. Gem kontoindstillingerne.

Tilknyt kontoen

1. Åbn Indstillinger og find integrationer.
2. Vælg Tilknyt Google.
3. Vælg Google-kontoen og godkend den anmodede adgang.
4. Vend tilbage til Clearslot, og bekræft, at Google Calendar er markeret som tilknyttet.

Sådan fungerer synkroniseringen

Optagede begivenheder i din primære Google Calendar blokerer overlappende tider i Clearslot. Bekræftede Clearslot-bookinger tilføjes til kalenderen, og understøttede ændringer holdes synkroniseret.

Eksterne ændringer hentes, når du åbner Kalender, og automatisk i baggrunden. En tilknyttet kalender erstatter ikke dine ugentlige tider eller planlægningsregler i Clearslot.

Fjern tilknytningen

Åbn Indstillinger og find integrationer. Vælg Fjern tilknytning under Google Calendar. Clearslots adgang tilbagekaldes, optagede tider fra Google Calendar blokerer ikke længere tider, og nye bookinger tilføjes ikke længere til den. Eksisterende bookinger bevares i Clearslot.

Opret siden

1. Åbn bookinglinks fra dashboardet.
2. Vælg Nyt bookinglink og derefter Møde.
3. Indtast en tydelig titel og varighed.
4. Vælg den tilgængelighedsplan, der styrer dens åbningstider.
5. Vælg mindst én mødemetode, og tilføj eventuelle lokationsoplysninger.
6. Gem bookinglinket.

Del linket

Ved hvert bookinglink på listen kan du vælge Kopiér link. Alle med URL'en kan åbne den offentlige bookingside, medmindre du har gjort den privat.

Åbn selv linket, før du sender det. Tjek titlen, de ledige tider, mødeformen, betalingsvalget og bekræftelsesmeddelelsen.

Rediger en tidsplan

1. Åbn tilgængelighed.
2. Vælg den tidsplan, du vil redigere.
3. Under Ugentlige bookingtider slår du dage til eller fra og angiver et eller flere tidsrum for hver åben dag.
4. Vent på bekræftelsen på, at ændringerne er gemt automatisk, før du forlader siden.

Brug mere end én tidsplan

Opret en anden tilgængelighedsplan, når bookinglinks skal have forskellige åbningstider. Konsultationer kan for eksempel bruge én plan, mens hold bruger en anden.

Standardplanen gælder for links, der ikke bruger en anden. Hvis du sletter en plan, bruger de berørte links igen standardplanen.

Tilføj en undtagelse for en bestemt dato

1. Åbn Tilgængelighed, og vælg Undtagelser for bestemte datoer.
2. Vælg Tilføj undtagelse.
3. Vælg en eller flere datoer.
4. Markér dem som utilgængelige, eller angiv tilpassede åbningstider.
5. Vælg, om ændringen gælder for et skema eller alle skemaer.

Gennemgå helligdage

Clearslot bruger landet i dine indstillinger til at vise helligdage. Helligdage blokerer tilgængeligheden, medmindre du slår den enkelte helligdag fra.

Teamadministratorer kan også administrere organisationens helligdage og tilføje egne datoer.

Regler, du kan indstille

• Buffertid før holder tid fri før en booking.
• Buffertid efter holder tid fri efter en booking.
• Minimumsvarsel stopper bookinger i sidste øjeblik.
• Bookingperioden begrænser, hvor langt ud i fremtiden en person kan booke.
• Daglige og ugentlige grænser begrænser antallet af bookinger i disse perioder.

Hvordan reglerne hænger sammen

Et tidsrum vises kun, når det passer med de ugentlige bookingtider, undtagelser for bestemte datoer, helligdage, planlægningsregler, konflikter i tilknyttede kalendere, værtens tilgængelighed og eventuelle nødvendige ressourcer.

Ændringer gælder for nye tilgængelighedsberegninger. Eksisterende bookinger forbliver i kalenderen, medmindre du administrerer dem separat.

Skift hvad du ser

I Kalender kan du se dine bookinger sammen med beregnede ledige tider og begivenheder fra eksterne kalendere. I arbejdsområder med flere personer kan du også skifte mellem personer, og virksomheder med ressourcer kan filtrere efter ressource.

Kalenderlag hjælper med at forklare, hvorfor en periode er åben eller blokeret. De ændrer ikke den underliggende tidsplan. Brug Tilgængelighed til at redigere reglerne.

Åbn en booking

Vælg en booking for at se deltager, tidspunkt, vært, sted, svar, betalingsstatus og tilgængelige handlinger. Ved videobookinger vises en knap til at deltage, når der findes en møde-URL.

Tilgængelige sidetyper

• Hurtig invitation opretter et engangslink til én person og udløber efter brug.
• Møde understøtter en-til-en-møder, fordeling på skift, fællesmøder og gruppemøder.
• Tjeneste lader en kunde vælge en tjeneste og en kvalificeret tjenesteudbyder.
• Hold udgiver planlagte holdgange med deltagergrænse og valgfri venteliste.
• Facilitet lader kunden booke en bestemt facilitet eller en ledig facilitet af en valgt type.

Ændring af type

Vælg sidetype, når du opretter bookinglinket. Indstillingerne og bookingforløbet afhænger af typen, så opret et andet link, hvis du har brug for en anden bookingmodel.

Mødemetoder

Et link kan tilbyde Google Meet, telefonopkald eller møde på stedet. Hvis du tilbyder flere muligheder, vælger deltageren under bookingen. Tilknyt Google under Indstillinger, før du bruger automatisk oprettelse af videomøder.

Ved møder på stedet skal du tilføje adresse, lokale eller suite og oplysninger ved ankomst. Telefonopkald kræver deltagerens telefonnummer.

Værter og tildeling

Tilføj medlemmer af arbejdsområdet, der kan bookes, som værter. Ved fordeling på skift tildeles én ledig vært efter den valgte rotationsmetode. Fællesmøder kræver, at alle valgte værter er ledige samtidig. Ved gruppemøder kan flere deltagere booke det samme tidsrum op til den valgte grænse.

Andre indstillinger

Du kan kræve værtsbekræftelse, aktivere tilbagevendende booking, indstille afbestillings- og ombookingsregler, planlægge påmindelser, indsamle svar på egne spørgsmål og tilpasse bekræftelsesmeddelelsen. Nogle indstillinger afhænger af den aktuelle plan.

Opret tjenestelisten

1. Opret eller rediger et tjenestebookinglink.
2. Tilføj hver tjeneste med det navn, kunderne skal se, samt varighed og prisindstillinger.
3. Vælg de teammedlemmer, der kan levere det.
4. Hvis tjenesten har brug for et lokale, en stol eller en anden delt ressource, skal du vælge den nødvendige ressourcetype.
5. Gennemgå den offentlige side, før du deler den.

Sådan findes et tidsrum

Clearslot kombinerer tjenestens varighed med tjenesteudbyderens tilgængelighed, konflikter i eksterne kalendere, buffere, grænser og ressourcernes tilgængelighed. Hvis flere ressourcer af den nødvendige type er ledige, kan Clearslot tildele én under bookingen.

Indstil holdet

Holdsiden indeholder den fælles titel, beskrivelse, betalingsindstillinger, instruktører og et eventuelt lokale eller en ressource. Holdgangene angiver de datoer, tidspunkter og pladser, der kan bookes.

Tilbagevendende hold

En tilbagevendende holdskabelon opretter fremtidige holdgange ud fra ugedag, tidspunkt, startdato og eventuel slutdato. Du kan også tilføje en enkeltstående holdgang. Når du afbestiller en holdgang, markeres den som afbestilt, mens de eksisterende bookingposter bevares.

Del URL'en

Brug Kopiér link på listen med bookinglinks eller redigeringssiden. Test den offentlige URL i et privat browservindue, hvis du vil se siden som en ny besøgende.

Indlejr på et websted

På redigeringssiden finder du oplysningerne til at indlejre en bookingside på et andet websted. Indlejringen viser den offentlige bookingoplevelse og giver ikke adgang til kontrolpanelet i Clearslot.

Spor en kanal

Aktiver kanalsporing under Indstillinger, og opret derefter globale eller begivenhedsspecifikke kanallinks. Brug en separat kanal-URL til hver kilde, du vil identificere, f.eks. et nyhedsbrev eller en profil på sociale medier.

Vælg den rigtige visning

• Bookinger viser poster og kan filtrere kommende, tidligere og statusgrupper.
• I dag viser den seneste booking-, betalings- og systemaktivitet sammen med det næste på programmet.
• Kalender placerer bookinger på en måneds-, uge- eller dagvisning.
• Analyse opsummerer bookingaktiviteten for planer, der omfatter funktionen.

Søg

Du kan søge efter deltager, e-mailadresse og begivenhedstekst. Ryd søgningen eller filtrene, hvis en kendt booking ikke vises.

Tilgængelige handlinger

En booking, der kræver bekræftelse, kan godkendes eller afvises. Bekræftede bookinger kan afbestilles eller flyttes gennem ombookingsforløbet. Afsluttede aftaler kan markeres som gennemført eller som udeblivelse, når disse handlinger er tilgængelige.

Ved betaling på stedet kan en administrator markere saldoen som betalt eller ubetalt. Status for onlinebetaling og refusion kommer fra Stripe.

Hvad sker der efter en ændring

Clearslot registrerer ændringen og sender den relevante transaktionsmail. Når skrivning til kalenderen er aktiveret, overføres understøttede ændringer også til kalenderbegivenheden hos udbyderen. Ved afbestilling af en betalt booking gælder booking- og refusionsreglerne.

Deltageradgang

Administrationssiden indeholder booking- og kontaktoplysninger, så dens URL skal behandles som privat. En deltager behøver ikke en Clearslot-konto for at bruge den.

Hvis reglerne tillader det, kan deltageren afbestille eller vælge et nyt tidspunkt. En booking, der afventer værtens bekræftelse, viser denne status, indtil værten svarer.

Kontaktoplysninger

Siden Kontakter viser navn, e-mailadresse, telefonnummer, hvis det er indsamlet, antal bookinger og seneste booking. Du kan indsnævre listen ved at søge i kontaktoplysningerne.

Noter om en kontakt tilhører dit arbejdsområde. De vises ikke på den offentlige bookingside og sendes ikke til deltageren.

Eksport

Eksportér CSV henter de aktuelle kontaktdata til brug uden for Clearslot. Funktionen er kun tilgængelig for ejere og administratorer, fordi filen indeholder private noter. Behandl eksporterede filer som kundedata, og opbevar dem derefter.

Før du begynder

Tjek, at anmodningen kommer fra den person, dataene handler om, for eksempel ved at svare til den e-mailadresse, personen bookede med. En anmodning skal normalt besvares inden for en måned.

Hver anmodning gælder én e-mailadresse. Hvis kunden har booket med flere adresser, skal du gentage trinnene for hver af dem. Dataanmodninger finder også personer, der ikke er på din kundeliste, for eksempel kunder, der har betalt online.

Send en kopi af kundens data

Download kundens data opretter en JSON-fil med kundens bookinger, formularsvar, noter, betalingsoversigter og de e-mails, der er sendt til kunden. Læs filen, før du sender den, og fjern oplysninger om andre personer. Fakturaer for onlinebetalinger ligger på din Stripe-konto.

Slet en kunde

• Vælg Slet denne kunde... for at se, hvad der ændres, før noget fjernes.
• Bookinger bliver i dine rapporter og kapacitetsopgørelser, men vises som Slettet kunde uden kontaktoplysninger, svar eller noter.
• Kundeposten, formularsvar, noter, påmindelser samt de kalenderbegivenheder og videomøder, som Clearslot har oprettet, fjernes.
• Betalingsoplysninger bevares til bogføringen. Fakturaer og kvitteringer forbliver på din Stripe-konto.
• Kommende bookinger skal først afbestilles, og åbne betalinger eller refusioner skal være gennemført.
• Skriv e-mailadressen for at bekræfte. Sletningen kan ikke fortrydes.

Hvis en kalender er afbrudt

Når et teammedlem har afbrudt forbindelsen til sin kalender- eller videokonto, kan Clearslot ikke nå de begivenheder. Resultatet viser dem, så du selv kan slette dem.

Send en invitation

1. Åbn Organisation og vælg Medlemmer.
2. Indtast personens e-mailadresse.
3. Vælg Administrator eller Medlem.
4. Send invitationen.
5. Send invitationen igen, eller tilbagekald den under Afventende invitationer, hvis det er nødvendigt.

Roller

Ejeren styrer arbejdsområdet og kan overdrage ejerskabet. Administratorer kan administrere organisationens indstillinger og medlemmer. Medlemmer kan bruge de planlægningsfunktioner, som tilladelserne for arbejdsområdet giver adgang til.

Fjern eller nedryk ikke den sidste administrator, før et andet medlem kan overtage dette ansvar.

Medlemsgrænse

En organisation kan have op til 500 aktive medlemmer, inklusive ejeren. Invitationer, der ikke er udløbet, optager også pladser. Samarbejdspartnere med adgang kun til arbejdsområdet tæller med i grænsen, men øger ikke den betalte kapacitet for personer, der kan bookes. Tilbagekald ubrugte invitationer, eller kontakt support, hvis I har brug for mere end 500 pladser.

Grupper

Opret en gruppe til en afdeling, region eller anden organisatorisk enhed. Tilføj derefter medlemmer, og vælg eventuelle gruppeadministratorer. Grupper afgrænser administrationen, men opretter ikke i sig selv ledige tider til booking.

Administrerede begivenheder

En administreret begivenhedsskabelon giver tildelte medlemmer den samme opsætning af bookinglink. Låste felter kan ikke ændres af disse medlemmer. Brug dette, når et team har brug for ensartede titler, varigheder, metoder eller politikker.

Opret ressourcerne

1. Åbn Lokaler og ressourcer.
2. Opret typer såsom behandlingsrum eller tennisbane.
3. Tilføj hver reel ressource og tildel dens type.
4. Aktiver ressourcen, og tilføj en beskrivelse, hvis personalet har brug for den.
5. Vælg Altid tilgængelig, eller tilføj tilpassede ugentlige tider og undtagelser.

Sådan bruges ressourcen ved booking

Når en tjeneste kræver en ressourcetype, vises et tidsrum kun, hvis mindst én aktiv ressource af typen er ledig. Ressourcer med et lavere nummer i sorteringsrækkefølgen foretrækkes, når flere egnede ressourcer er ledige.

Ressourcernes planlægningsregler kan tilføje egne buffertider, minimumsvarsler, grænser og bookingperioder.

Opret formularen

1. Åbn Routingformularer, og vælg Ny formular.
2. Tilføj en titel, beskrivelse og URL-slug.
3. Tilføj felter og valgmuligheder, hvor det er nødvendigt.
4. Markér de nødvendige felter som påkrævede.
5. Aktiver formularen, og kopier dens offentlige link.

Feltrækkefølge

Flyt felter op eller ned for at styre den rækkefølge, de vises i. Brug enkle, tydelige etiketter, så det forventede svar fremgår uden en pladsholdertekst.

Tilføj en regel

1. Vælg et felt og en operator for den første betingelse.
2. Indtast eller vælg den værdi, der skal matches.
3. Tilføj flere betingelser, hvis det er nødvendigt, og vælg, om alle eller nogen skal matche.
4. Vælg bookinglinket, den eksterne URL eller den tilpassede meddelelse, der bruges til det resultat.
5. Indstil en standarddestination for hvert umatchede svar.

Test forløbene

Åbn den offentlige formular, og indsend et sæt svar til hver regel samt ét, der ender på standarddestinationen. En routingformular kvalificerer og videresender besøgende. Den opretter først en booking, når den besøgende gennemfører bookingen på destinationssiden.

Fuldfør forbindelsen

1. Åbn Indstillinger og gå til Stripe betalinger.
2. Vælg Tilknyt Stripe eller Fuldfør opsætning.
3. Angiv de forretnings- og udbetalingsoplysninger, Stripe anmoder om.
4. Vend tilbage til Clearslot og bekræft, at kontoen er aktiv.

Hvad forbindelsen gør

En aktiv forbindelse lader relevante bookinglinks modtage onlinebetaling. Stripe håndterer betalings- og udbetalingskontoen. Clearslot registrerer bookingens betalingsstatus og anmoder om understøttede refusioner, når bookingreglerne kræver det.

Stripes transaktionsgebyrer er adskilt fra Clearslots priser. Clearslot opkræver ikke bookingprovision.

Betalingsformer

• Ingen betaling lader kunden booke uden et betalingsbeløb.
• Betal online kræver betaling via Stripe, før bookingen bekræftes.
• Betal på stedet registrerer det beløb, der skal betales ved aftalen.
• Kundens valg lader kunden vælge mellem onlinebetaling og betaling på stedet.

Pris og valuta

Indstil beløbet og den understøttede valuta, som kunden skal se, på bookinglinket. Tjek den offentlige side, når du har gemt, så pris og betalingsvalg er tydelige, før kunden vælger et tidsrum.

Gratis og betalt kapacitet

Den gratis plan omfatter ét aktivt bookinglink. Betalt kapacitet er baseret på personer og aktive objekter, der kan bookes i arbejdsområdet. Den offentlige prisberegner kan anslå månedsprisen, før du ændrer planen. Google Kalender, Google Meet og onlinebetalinger via Stripe kræver et betalt abonnement. Det gratis abonnement omfatter intern kalender, e-mailnotifikationer og betaling på stedet.

Faktureringsportal

Når arbejdsområdet har en Stripe-faktureringskunde, kan du åbne den Stripe-hostede portal for at administrere understøttede betalingsformer, fakturaer og abonnementer. Clearslot viser en advarsel under Indstillinger, når en abonnementsbetaling kræver handling.

Skift e-mailadressen

1. Åbn Indstillinger, og find login-e-mail-sektionen.
2. Indtast den nye e-mailadresse og anmod om en bekræftelseskode.
3. Indtast den sekscifrede kode sendt til den nye adresse.
4. Brug den nye adresse, næste gang du logger ind.

Skift adgangskoden

Indtast den nuværende og den nye adgangskode under Adgangskode og sikkerhed. Når du ændrer adgangskoden, logges andre aktive sessioner ud. Hvis en ekstern identitetsudbyder administrerer kontoen, skal nogle loginoplysninger muligvis ændres hos den pågældende udbyder.

Hold den offentlige side genkendelig

Brug det virksomhedsnavn og visuelle udtryk, som kunderne allerede kender. Se en forhåndsvisning af flere bookinglinks, fordi titler, tjenester, hold og oplysninger om stedet kan ændre mængden af indhold omkring brandelementerne.

Indstillingerne for branding afhænger af den aktuelle plan. Under Indstillinger kan du se, hvilke funktioner der kræver betalt branding.