Miten voimme auttaa?

Ennen aloittamista

Käytä sähköpostiosoitetta, johon pääset käsiksi. Clearslot lähettää vahvistusviestin rekisteröitymisen aikana ja käyttää osoitetta tiliä koskeviin ilmoituksiin.

Työtilasi voi olla yhden henkilön tai tiimin käytössä. Tiimin jäseniä ja varauskapasiteettia voi muuttaa myöhemmin.

Tarkista tilin tiedot

1. Kirjaudu sisään ja avaa Asetukset.
2. Kirjoita Tili-kohdassa nimi, jonka kollegat ja asiakkaat näkevät.
3. Valitse aikataulussasi käytettävä aikavyöhyke.
4. Tallenna tiliasetukset.

Yhdistä tili

1. Avaa Asetukset ja etsi Integraatiot.
2. Valitse Yhdistä Google.
3. Valitse Google-tili ja hyväksy pyydetyt käyttöoikeudet.
4. Palaa Clearslotiin ja varmista, että Google Kalenteri näkyy yhdistettynä.

Näin synkronointi toimii

Ensisijaisen Google Kalenterisi varatut tapahtumat estävät päällekkäiset ajat Clearslotissa. Vahvistetut Clearslot-varaukset lisätään tähän kalenteriin, ja tuetut muutokset pysyvät synkronoituina.

Ulkoiset muutokset haetaan, kun avaat Kalenterin, ja automaattisesti taustalla. Yhdistetty kalenteri ei korvaa Clearslotin viikoittaisia varausaikoja tai ajanvaraussääntöjä.

Yhteyden katkaiseminen

Avaa Asetukset ja etsi Integraatiot. Valitse Google Kalenterin kohdalta Katkaise yhteys. Clearslotin käyttöoikeus perutaan, Google Kalenterin varatut ajat eivät enää estä aikoja, eikä uusia varauksia enää lisätä siihen. Nykyiset varaukset säilyvät Clearslotissa.

Luo sivu

1. Avaa hallintapaneelista Varauslinkit.
2. Valitse Uusi varauslinkki ja sitten Tapaaminen.
3. Anna selkeä otsikko ja kesto.
4. Valitse saatavuusaikataulu, joka määrittää avoimet ajat.
5. Valitse vähintään yksi tapaamistapa ja lisää tarvittavat sijaintitiedot.
6. Tallenna varauslinkki.

Jaa linkki

Varauslinkit-luettelossa on jokaiselle sivulle Kopioi linkki -toiminto. Kuka tahansa verkko-osoitteen saanut voi avata julkisen varaussivun, ellet ole muuttanut sen näkyvyyttä yksityiseksi.

Avaa linkki itse ennen sen lähettämistä. Tarkista otsikko, vapaat ajat, tapaamistapa, maksutapa ja vahvistusviesti.

Muokkaa aikataulua

1. Avaa Saatavuus.
2. Valitse muokattava aikataulu.
3. Ota työpäivät käyttöön tai pois käytöstä Viikoittaiset varausajat -kohdassa ja määritä kullekin avoimelle päivälle yksi tai useampi ajanjakso.
4. Odota automaattisen tallennuksen vahvistusta ennen kuin poistut sivulta.

Käytä useampaa aikataulua

Luo uusi aikataulu, kun eri varauslinkit tarvitsevat eri aikoja. Esimerkiksi konsultaatioilla voi olla oma aikataulunsa ja tunneilla omansa.

Oletusaikataulua käytetään linkeissä, joille ei ole valittu muuta aikataulua. Jos poistat aikataulun, sitä käyttävät linkit siirtyvät oletusaikatauluun.

Lisää päiväkohtainen poikkeus

1. Avaa Saatavuus ja valitse Päiväkohtaiset poikkeukset.
2. Valitse Lisää poikkeus.
3. Valitse yksi tai useampi päivä.
4. Merkitse päivät suljetuiksi tai anna poikkeavat ajat.
5. Valitse, koskeeko muutos yhtä aikataulua vai kaikkia aikatauluja.

Tarkista pyhäpäivät

Clearslot näyttää julkiset pyhäpäivät asetuksissasi valitun maan perusteella. Pyhäpäivät estävät varaamisen, ellet ota yksittäistä pyhäpäivää pois käytöstä.

Tiimin ylläpitäjät voivat hallita myös organisaation pyhäpäiväasetuksia ja omia sulkupäiviä.

Käytettävissä olevat säännöt

• Siirtymäaika ennen varausta pitää aikaa vapaana ennen varauksen alkua.
• Siirtymäaika varauksen jälkeen pitää aikaa vapaana varauksen päätyttyä.
• Vähimmäisennakko estää viime hetken varaukset.
• Varausikkuna rajoittaa, kuinka pitkälle tulevaisuuteen voi varata.
• Päivä- ja viikkorajat rajoittavat kyseisten ajanjaksojen varausten määrää.

Miten säännöt toimivat yhdessä

Vapaa aika näkyy vain, jos se sopii viikoittaisiin varausaikoihin, päiväkohtaisiin poikkeuksiin, pyhäpäiväasetuksiin ja ajanvaraussääntöihin eikä ole ristiriidassa yhdistetyn kalenterin, järjestäjän saatavuuden tai tarvittavan resurssin saatavuuden kanssa.

Muutokset vaikuttavat uusiin saatavuuslaskelmiin. Olemassa olevat varaukset pysyvät kalenterissa, ellet käsittele niitä erikseen.

Muuta näkymän sisältöä

Kalenteri-työtila voi näyttää varaukset yhdessä lasketun saatavuuden ja ulkoisten kalenteritapahtumien kanssa. Tiimityötiloissa voi vaihtaa tarkasteltavaa henkilöä, ja resursseja käyttävä yritys voi suodattaa näkymää resurssin mukaan.

Kalenteritasot auttavat selvittämään, miksi ajanjakso on avoin tai varattu. Ne eivät muuta taustalla olevaa aikataulua. Muokkaa sääntöjä Saatavuus-kohdassa.

Avaa varaus

Valitse varaus ja tarkista osallistuja, aika, järjestäjä, sijainti, vastaukset, maksun tila ja käytettävissä olevat hallintatoimet. Videovarauksessa näkyy liittymistoiminto, kun tapaamiselle on verkko-osoite.

Käytettävissä olevat sivutyypit

• Pikakutsu luo yhdelle henkilölle kertakäyttöisen linkin, joka vanhenee käytön jälkeen.
• Tapaaminen tukee kahdenkeskisiä, vuorottelevia, yhteisiä ja ryhmätapaamisia.
• Palvelussa asiakas valitsee palvelun ja siihen sopivan palveluntarjoajan.
• Tunti julkaisee aikataulutettuja tuntikertoja, joilla on kapasiteetti ja haluttaessa jonotuslista.
• Kohde varaa tietyn kohteen tai jonkin tyypin vapaana olevan kohteen.

Tyypin vaihtaminen

Valitse sivutyyppi, kun luot varauslinkin. Asetukset ja varausprosessi määräytyvät tyypin mukaan, joten luo uusi linkki, jos tarvitset toisenlaisen varausmallin.

Tapaamistavat

Linkki voi tarjota Google Meetin, puhelun tai tapaamisen paikan päällä. Jos vaihtoehtoja on useita, osallistuja valitsee niistä varauksen aikana. Yhdistä Google Asetuksissa ennen kuin luotat videolinkkien automaattiseen luomiseen.

Lisää paikan päällä pidettävään tapaamiseen osoite, huone tai tila sekä saapumisohjeet. Puhelu edellyttää osallistujan puhelinnumeroa.

Järjestäjät ja kohdistus

Lisää varattavia työtilan jäseniä järjestäjiksi. Vuorottelua käyttävä linkki valitsee yhden vapaan järjestäjän valitulla kiertotavalla. Yhteistapaaminen edellyttää kaikkien valittujen järjestäjien olevan vapaita yhtä aikaa. Ryhmätapaamiseen voi tulla samaan aikaan useita osallistujia määritettyyn rajaan asti.

Muut asetukset

Voit edellyttää järjestäjän vahvistusta, sallia toistuvat varaukset, määrittää peruutus- ja ajanmuutossäännöt, ajastaa muistutuksia, kerätä mukautettuja vastauksia ja muokata vahvistusviestiä. Osa asetuksista riippuu nykyisestä tilauksesta.

Luo palveluluettelo

1. Luo Palvelu-varauslinkki tai muokkaa sitä.
2. Lisää jokainen palvelu asiakkaalle näkyvällä nimellä, kestolla ja hinta-asetuksilla.
3. Valitse tiimin jäsenet, jotka voivat tarjota palvelun.
4. Jos palvelu tarvitsee huoneen, tuolin tai muun yhteisen kohteen, valitse tarvittava resurssityyppi.
5. Tarkista julkinen sivu ennen sen jakamista.

Miten vapaa aika löydetään

Clearslot yhdistää palvelun keston palveluntarjoajan saatavuuteen, ulkoisten kalentereiden ristiriitoihin, siirtymäaikoihin, rajoihin ja resurssien saatavuuteen. Jos sopivaa resurssityyppiä on vapaana useita, Clearslot voi valita yhden varauksen yhteydessä.

Määritä tunti

Tuntisivu sisältää yhteisen otsikon, kuvauksen, maksuasetukset, ohjaajat ja valinnaisen tilan tai resurssin. Tuntikerrat määrittävät varattavat päivät, ajat ja kapasiteetin.

Toistuvat tunnit

Toistuvan tunnin malli luo tulevat tuntikerrat viikonpäivän, kellonajan, aloituspäivän ja valinnaisen lopetuspäivän perusteella. Voit lisätä myös yksittäisen tuntikerran. Tuntikerran peruuttaminen merkitsee kyseisen kerran peruutetuksi mutta säilyttää olemassa olevat varaustiedot.

Jaa verkko-osoite

Käytä Kopioi linkki -toimintoa Varauslinkit-luettelossa tai muokkaussivulla. Testaa julkinen verkko-osoite yksityisessä selainikkunassa, jos haluat nähdä saman tilanteen kuin uusi kävijä.

Upota verkkosivustolle

Muokkaussivu sisältää tiedot, joilla varaussivun voi upottaa toiselle verkkosivustolle. Upotus näyttää julkisen varausprosessin, ei Clearslotin hallintapaneelia.

Seuraa kanavaa

Ota kanavaseuranta käyttöön Asetuksissa ja luo sitten yleisiä tai tapahtumakohtaisia kanavalinkkejä. Käytä omaa kanavan verkko-osoitetta kullekin tunnistettavalle lähteelle, kuten uutiskirjeelle tai sosiaalisen median profiilille.

Valitse sopiva näkymä

• Varaukset luettelee varaukset ja voi suodattaa niitä tuleviin, menneisiin ja tilaryhmiin.
• Tänään näyttää viimeisimmät varaus-, maksu- ja järjestelmätapahtumat sekä seuraavaksi tulevat työt.
• Kalenteri sijoittaa varaukset kuukausi-, viikko- tai päivänäkymään.
• Analytiikka tekee yhteenvedon varaustoiminnasta tilauksissa, joihin se sisältyy.

Haku

Varausten haku löytää osallistujan, sähköpostiosoitteen ja tapahtuman tekstin perusteella. Tyhjennä haku tai suodattimet, jos tunnettu varaus ei näy.

Käytettävissä olevat toiminnot

Vahvistusta odottavan varauksen voi hyväksyä tai hylätä. Vahvistetun varauksen voi peruuttaa tai siirtää ajanmuutoksen kautta. Päättyneen tapaamisen voi merkitä valmiiksi tai poissaoloksi, jos nämä toiminnot ovat käytettävissä.

Esihenkilö voi merkitä paikan päällä maksettavan saldon maksetuksi tai maksamattomaksi. Verkkomaksun ja hyvityksen tila tulee Stripestä.

Mitä muutoksen jälkeen tapahtuu

Clearslot tallentaa muutoksen ja lähettää siihen liittyvän tapahtumasähköpostin. Kun kalenteriin kirjoittaminen on käytössä, tuetut muutokset päivitetään myös palveluntarjoajan kalenteritapahtumaan. Maksullisen varauksen peruutuksessa noudatetaan varaus- ja hyvityssääntöjä.

Osallistujan pääsy

Hallintasivu sisältää varaus- ja yhteystietoja, joten sen verkko-osoite on pidettävä yksityisenä. Osallistuja ei tarvitse Clearslot-tiliä sivun käyttämiseen.

Jos käytäntö sallii, osallistuja voi peruuttaa varauksen tai valita uuden ajan. Järjestäjän vahvistusta odottava varaus näyttää tämän tilan, kunnes järjestäjä vastaa.

Yhteystietueet

Yhteystiedot-sivu luettelee nimen, sähköpostiosoitteen, mahdollisesti kerätyn puhelinnumeron, varausten määrän ja viimeisimmän varauksen. Haku rajaa luetteloa yhteystietojen perusteella.

Yhteystiedon muistiinpanot ovat vain työtilaasi varten. Niitä ei näytetä julkisella varaussivulla eikä lähetetä osallistujalle.

Viennit

Vie CSV lataa nykyiset yhteystiedot Clearslotin ulkopuoliseen käyttöön. Se on vain omistajien ja ylläpitäjien käytettävissä, koska tiedosto sisältää yksityiset muistiinpanot. Käsittele vietyjä tiedostoja asiakastietoina ja säilytä ne asianmukaisesti.

Ennen kuin aloitat

Varmista, että pyyntö tulee henkilöltä, jota tiedot koskevat, esimerkiksi vastaamalla sähköpostiosoitteeseen, jolla hän teki varauksen. Pyyntöön on yleensä vastattava kuukauden kuluessa.

Kukin pyyntö koskee yhtä sähköpostiosoitetta. Jos asiakas on varannut usealla osoitteella, toista vaiheet jokaiselle. Tietopyynnöt löytää myös henkilöt, jotka eivät ole asiakaslistallasi, kuten verkossa maksaneet asiakkaat.

Lähetä kopio tiedoista

Lataa asiakkaan tiedot luo JSON-tiedoston, jossa ovat asiakkaan varaukset, lomakevastaukset, muistiinpanot, maksujen yhteenvedot ja hänelle lähetetyt sähköpostit. Lue tiedosto ennen lähettämistä ja poista muita henkilöitä koskevat tiedot. Verkkomaksujen laskut ovat Stripe-tililläsi.

Poista asiakas

• Valitse Poista tämä asiakas… nähdäksesi, mitä muuttuu, ennen kuin mitään poistetaan.
• Varaukset säilyvät raporteissasi ja kapasiteettilaskennassa, mutta ne näkyvät muodossa Poistettu asiakas ilman yhteystietoja, vastauksia tai muistiinpanoja.
• Asiakastietue, lomakevastaukset, muistiinpanot, muistutukset sekä Clearslotin luomat kalenteritapahtumat ja videotapaamiset poistetaan.
• Maksutiedot säilytetään kirjanpitoa varten. Laskut ja kuitit säilyvät Stripe-tililläsi.
• Tulevat varaukset on peruttava ensin, ja avoimien maksujen tai hyvitysten on oltava valmiita.
• Vahvista kirjoittamalla sähköpostiosoite. Poistamista ei voi perua.

Jos kalenterin yhteys on katkaistu

Kun tiimin jäsen on katkaissut kalenteri- tai videotilinsä yhteyden, Clearslot ei tavoita näitä tapahtumia. Tulos luettelee ne, jotta voit poistaa ne itse.

Lähetä kutsu

1. Avaa Organisaatio ja valitse Jäsenet.
2. Anna henkilön sähköpostiosoite.
3. Valitse Ylläpitäjä tai Jäsen.
4. Lähetä kutsu.
5. Lähetä kutsu tarvittaessa uudelleen tai peruuta se Odottavat kutsut -kohdassa.

Roolit

Omistaja hallitsee työtilaa ja voi siirtää omistajuuden. Ylläpitäjät voivat hallita organisaation asetuksia ja jäseniä. Jäsenet käyttävät työtilan oikeuksien sallimia ajanvaraustoimintoja.

Älä poista viimeistä ylläpitäjää tai alenna hänen rooliaan ennen kuin toinen jäsen voi ottaa vastuun.

Työtilan koko

Rajaan lasketaan kaikki aktiiviset jäsenet ja voimassa olevat odottavat kutsut. Peru kutsut, joita et enää tarvitse. Jos koulusi tai organisaatiosi tarvitsee yli 500 jäsentä, ota yhteyttä tukeen suuremman rajan sopimiseksi.

Ryhmät

Luo ryhmä osastolle, alueelle tai muulle toimintayksikölle, lisää siihen jäsenet ja valitse ryhmän ylläpitäjät. Ryhmät rajaavat hallintaa, mutta eivät itsessään luo varattavaa saatavuutta.

Hallinnoidut tapahtumat

Hallinnoidun tapahtuman malli antaa osoitetuille jäsenille saman varauslinkin määrityksen. Nämä jäsenet eivät voi muuttaa lukittuja kenttiä. Käytä mallia, kun tiimi tarvitsee yhdenmukaiset otsikot, kestot, tapaamistavat tai käytännöt.

Luo resurssiluettelo

1. Avaa Tilat ja resurssit.
2. Luo tyyppejä, kuten Hoitohuone tai Tenniskenttä.
3. Lisää jokainen todellinen resurssi ja valitse sen tyyppi.
4. Ota resurssi käyttöön ja lisää kuvaus, jos henkilöstö tarvitsee sitä.
5. Valitse aina käytettävissä tai lisää omat viikoittaiset varausajat ja poikkeukset.

Varauskäyttäytyminen

Kun palvelu vaatii resurssityypin, aika on varattavissa vain, jos vähintään yksi kyseisen tyypin aktiivinen resurssi on vapaana. Pienemmän järjestysnumeron resurssi valitaan ensin, kun sopivia vapaita resursseja on useita.

Resurssin ajanvaraussäännöt voivat määrittää omat siirtymäajat, vähimmäisennakon, rajat ja varausikkunan.

Rakenna lomake

1. Avaa Ohjauslomakkeet ja valitse Uusi lomake.
2. Lisää otsikko, kuvaus ja verkko-osoitteen tunniste.
3. Lisää kentät ja tarvittavat valintavaihtoehdot.
4. Merkitse tarvittavat kentät pakollisiksi.
5. Ota lomake käyttöön ja kopioi sen julkinen linkki.

Kenttien järjestys

Siirrä kenttiä ylös tai alas määrittääksesi järjestyksen, jossa kävijät näkevät ne. Käytä selkeitä nimiä, joista odotettu vastaus käy ilmi ilman esimerkkitekstiä.

Lisää sääntö

1. Valitse ensimmäisen ehdon kenttä ja operaattori.
2. Kirjoita tai valitse täsmättävä arvo.
3. Lisää tarvittaessa ehtoja ja valitse, pitääkö kaikkien vai jonkin niistä täsmätä.
4. Valitse tuloksessa käytettävä varauslinkki, ulkoinen verkko-osoite tai mukautettu viesti.
5. Määritä oletuskohde jokaiselle vastaukselle, joka ei täsmää sääntöihin.

Testaa reitit

Avaa julkinen lomake ja lähetä yksi vastaussarja jokaiselle säännölle sekä yksi, joka päätyy oletusreitille. Ohjauslomake luokittelee ja ohjaa kävijän, mutta varaus syntyy vasta, kun kävijä viimeistelee kohteena olevan varaussivun.

Viimeistele yhteys

1. Avaa Asetukset ja siirry Stripe-maksuihin.
2. Valitse Yhdistä Stripe tai Viimeistele määritys.
3. Anna Stripen pyytämät yritys- ja tilitystiedot.
4. Palaa Clearslotiin ja varmista, että tili on aktiivinen.

Mitä yhteys tekee

Aktiivinen yhteys antaa sopivien varauslinkkien kerätä verkkomaksuja. Stripe käsittelee maksun ja tilitystilin. Clearslot tallentaa varauksen maksutilan ja pyytää tuettuja hyvityksiä, kun varaussäännöt sitä edellyttävät.

Stripen käsittelymaksut ovat erillisiä Clearslotin hinnoittelusta. Clearslot ei lisää varausprovisiota.

Maksutavat

• Ei maksua antaa asiakkaan varata ilman maksettavaa saldoa.
• Maksa verkossa edellyttää Stripe-maksua ennen varauksen vahvistamista.
• Maksa paikan päällä seuraa tapaamisen yhteydessä perittävää summaa.
• Asiakas valitsee antaa asiakkaan valita verkkomaksun tai maksun paikan päällä.

Hinta ja valuutta

Määritä summa ja tuettu maksuvaluutta varauslinkissä. Tarkista julkinen sivu tallentamisen jälkeen, jotta hinta ja maksuvaihtoehdot ovat selvät ennen kuin asiakas valitsee ajan.

Maksuton ja maksullinen kapasiteetti

Maksuttomaan tilaukseen kuuluu yksi aktiivinen varauslinkki. Maksullinen kapasiteetti perustuu työtilan varattaviin henkilöihin ja kohteisiin. Julkisella hintalaskurilla voit arvioida kuukausihinnan ennen tilauksen muuttamista. Google Kalenteri, Google Meet ja Stripen verkkomaksut edellyttävät maksullista tilausta. Maksuton tilaus sisältää sisäisen kalenterin, sähköposti-ilmoitukset ja maksun paikan päällä.

Laskutusportaali

Kun työtilalla on Stripen laskutusasiakas, laskutustoiminnot voivat avata Stripen portaalin tuettuja maksutapa-, lasku- ja tilaustoimia varten. Clearslot näyttää Asetuksissa varoituksen, kun tilausmaksu vaatii huomiota.

Vaihda sähköpostiosoite

1. Avaa Asetukset ja etsi kirjautumissähköpostin osio.
2. Anna uusi sähköpostiosoite ja pyydä vahvistuskoodi.
3. Anna uuteen osoitteeseen lähetetty kuusinumeroinen koodi.
4. Käytä uutta osoitetta, kun kirjaudut seuraavan kerran.

Vaihda salasana

Anna nykyinen ja uusi salasana Salasana ja turvallisuus -kohdassa. Salasanan vaihtaminen kirjaa muut aktiiviset istunnot ulos. Jos ulkoinen tunnistautumispalvelu hallitsee tiliä, osa kirjautumistietojen muutoksista täytyy ehkä tehdä siinä palvelussa.

Pidä julkinen sivu tunnistettavana

Käytä yritysnimeä ja visuaalisia asetuksia, jotka asiakkaasi jo tuntevat. Esikatsele useampaa kuin yhtä varauslinkkiä, sillä otsikot, palvelut, tunnit ja sijaintitiedot vaikuttavat brändielementtien ympärillä olevan sisällön määrään.

Brändiasetukset riippuvat nykyisestä tilauksesta. Asetukset-sivu merkitsee toiminnot, jotka vaativat maksullisen ilmeen.