Hva kan vi hjelpe med?

Før du begynner

Bruk en e-postadresse du har tilgang til. Clearslot sender en bekreftelsesmelding under registreringen og bruker adressen til kontovarsler.

Arbeidsområdet kan representere én person eller et team. Kontoer krever en virksomhet etablert i EØS, men det kreves ikke noe mva.-nummer. Teammedlemskap og bestillingskapasitet kan endres senere.

Sjekk kontoopplysningene

1. Logg inn og åpne Innstillinger.
2. Under Konto skriver du inn navnet som skal vises til kolleger og kunder.
3. Velg tidssonen for timeplanen din.
4. Lagre kontoinnstillingene.

Koble til kontoen

1. Åpne Innstillinger og finn Integrasjoner.
2. Velg Koble til Google.
3. Velg Google-kontoen og godkjenn den forespurte tilgangen.
4. Gå tilbake til Clearslot og sjekk at Google Kalender er merket som tilkoblet.

Slik fungerer synkroniseringen

Opptatte hendelser i din primære Google Kalender blokkerer overlappende tider i Clearslot. Bekreftede Clearslot-bestillinger legges til i den kalenderen, og støttede endringer holdes synkronisert.

Eksterne endringer hentes når du åpner Kalender, og automatisk i bakgrunnen. En tilkoblet kalender erstatter ikke de ukentlige tidene eller planleggingsreglene dine i Clearslot.

Koble fra Google Kalender

Åpne Innstillinger og finn Integrasjoner. Velg Koble fra under Google Kalender. Clearslots tilgang trekkes tilbake, opptatte tider fra Google Kalender blokkerer ikke lenger tider, og nye bestillinger legges ikke lenger til der. Eksisterende bestillinger blir værende i Clearslot.

Opprett siden

1. Åpne Bestillingslenker fra oversikten.
2. Velg Ny bestillingslenke og deretter Møte.
3. Skriv inn en tydelig tittel og varighet.
4. Velg tilgjengelighetsplanen som bestemmer ledige tidspunkt.
5. Velg minst én møtemåte, og legg til eventuelle stedsopplysninger.
6. Lagre bestillingslenken.

Del den

Listen Bestillingslenker har handlingen Kopier lenke for hver side. Personer med nettadressen kan åpne den offentlige bestillingssiden fra et tillatt sted, med mindre du har gjort den privat.

Åpne lenken selv før du sender den. Sjekk tittel, ledige tidspunkt, møtemåte, betalingsvalg og bekreftelsesmelding.

Rediger en plan

1. Åpne Tilgjengelighet.
2. Velg planen du vil redigere.
3. Under Ukentlige åpningstider slår du arbeidsdager av eller på og angir én eller flere tidsblokker for hver åpen dag.
4. Vent på bekreftelsen av automatisk lagring før du forlater siden.

Bruk mer enn én plan

Opprett en ny plan når forskjellige bestillingslenker trenger forskjellige åpningstider. For eksempel kan konsultasjoner bruke én plan og kurs en annen.

Standardplanen gjelder for lenker som ikke angir en annen plan. Hvis du sletter en plan, går lenkene som bruker den, tilbake til standardplanen.

Legg til et datounntak

1. Åpne Tilgjengelighet og velg Datounntak.
2. Velg Legg til unntak.
3. Velg én eller flere datoer.
4. Merk dem som utilgjengelige eller angi egendefinerte åpningstider.
5. Velg om endringen gjelder én plan eller alle planer.

Gå gjennom helligdagene

Clearslot bruker landet i innstillingene dine til å liste offentlige helligdager. Helligdager blokkerer tilgjengeligheten med mindre du slår av en bestemt helligdag.

Teamadministratorer kan også administrere virksomhetens helligdagsinnstillinger og egne bedriftsdatoer.

Tilgjengelige regler

• Buffer før holder av tid før en bestilling.
• Buffer etter holder av tid etter en bestilling.
• Minste bestillingsfrist hindrer bestillinger i siste liten.
• Bestillingsvindu begrenser hvor langt frem i tid en person kan bestille.
• Daglige og ukentlige grenser begrenser antall bestillinger i disse periodene.

Slik virker reglene sammen

Et tidspunkt vises bare når det passer med ukentlige åpningstider, datounntak, helligdagsinnstillinger, planleggingsregler, konflikter i tilkoblede kalendere, vertenes tilgjengelighet og tilgjengeligheten til eventuelle nødvendige ressurser.

Endringene gjelder nye beregninger av tilgjengelighet. Eksisterende bestillinger blir stående i kalenderen med mindre du håndterer dem separat.

Endre hva du ser

Kalenderarbeidsområdet kan vise bestillingene dine sammen med beregnet tilgjengelighet og eksterne kalenderhendelser. I teamarbeidsområder kan du også bytte personen som vises, og virksomheter med ressurser kan filtrere etter ressurs.

Kalenderlagene forklarer hvorfor en periode er åpen eller blokkert. De endrer ikke den underliggende planen. Bruk Tilgjengelighet til å redigere reglene.

Åpne en bestilling

Velg en bestilling for å se gjest, tidspunkt, vert, sted, svar, betalingsstatus og tilgjengelige handlinger. Videobestillinger viser en handling for å bli med når det finnes en møtelenke.

Tilgjengelige sidetyper

• Hurtiginvitasjon oppretter en engangslenke for én person og utløper etter bruk.
• Møte støtter en-til-en-møter, jevn fordeling, felles møter og gruppemøter.
• Tjeneste lar en kunde velge en tjeneste og en aktuell tilbyder.
• Gruppetime publiserer planlagte økter med kapasitet og en valgfri venteliste.
• Anlegg bestiller en bestemt gjenstand eller en ledig gjenstand av en bestemt type.

Endre typen

Velg sidetypen når du oppretter bestillingslenken. Innstillingene og bestillingsflyten avhenger av typen, så opprett en ny lenke hvis du trenger en annen bestillingsmodell.

Møtemåter

En lenke kan tilby Google Meet, telefonsamtale eller møte på stedet. Hvis du tilbyr flere alternativer, velger gjesten under bestillingen. Koble til Google i Innstillinger før du bruker automatisk oppretting av videomøter.

For møter på stedet legger du til adresse, rom eller lokale og instruksjoner ved ankomst. Telefonsamtale krever gjestens telefonnummer.

Verter og tildeling

Legg til medlemmer av arbeidsområdet som kan bestilles, som verter. Lenker med jevn fordeling tildeler én ledig vert etter den valgte fordelingsmetoden. Felles møter krever at de valgte vertene er ledige samtidig. Gruppemøter lar flere gjester ta samme tidspunkt opp til den angitte grensen.

Andre innstillinger

Du kan kreve bekreftelse fra verten, aktivere gjentakende bestilling, angi regler for avbestilling og flytting, planlegge påminnelser, samle inn egne svar og tilpasse bekreftelsesmeldingen. Enkelte innstillinger avhenger av det gjeldende abonnementet.

Lag tjenestelisten

1. Opprett eller rediger en bestillingslenke av typen Tjeneste.
2. Legg til hver tjeneste med navnet som skal vises til kunden, varighet og prisinnstillinger.
3. Velg teammedlemmene som kan tilby den.
4. Hvis tjenesten trenger et rom, en stol eller en annen felles gjenstand, velger du den nødvendige ressurstypen.
5. Gå gjennom den offentlige siden før du deler den.

Slik finnes et tidspunkt

Clearslot kombinerer tjenestens varighet med tilbyderens tilgjengelighet, eksterne kalenderkonflikter, pauser, grenser og ressurstilgjengelighet. Hvis flere ressurser av den nødvendige typen er ledige, kan Clearslot tildele én ved bestilling.

Sett opp kurset

Siden for gruppetimer inneholder felles tittel, beskrivelse, betalingsinnstillinger, instruktører og eventuelt rom eller ressurs. Øktene angir datoene, tidspunktene og kapasiteten folk kan bestille.

Gjentakende kurs

En gjentakende kursmal oppretter fremtidige økter fra ukedag, tidspunkt, startdato og eventuell sluttdato. Du kan også legge til en enkeltøkt. Hvis du avlyser en økt, merkes denne forekomsten som avlyst, samtidig som eksisterende bestillingsopplysninger beholdes.

Del nettadressen

Bruk Kopier lenke fra listen Bestillingslenker eller fra redigeringssiden. Test den offentlige nettadressen i et privat nettleservindu hvis du vil se den samme tilstanden som en ny besøkende.

Bygg inn på et nettsted

Redigeringssiden gir deg opplysningene du trenger for å bygge inn en bestillingsside på et annet nettsted. Innbyggingen viser den offentlige bestillingsopplevelsen. Den gir ikke tilgang til Clearslot-oversikten.

Spor en kanal

Aktiver kanalsporing i Innstillinger, og opprett deretter globale eller hendelsesspesifikke kanallenker. Bruk en egen kanaladresse for hver kilde du vil identifisere, for eksempel et nyhetsbrev eller en profil i sosiale medier.

Velg riktig visning

• Bestillinger lister opp opplysninger og kan filtrere etter kommende, tidligere og ulike statuser.
• I dag viser nylig bestillings-, betalings- og systemaktivitet sammen med det som skjer videre.
• Kalender plasserer bestillinger i en måneds-, uke- eller dagsvisning.
• Analyse oppsummerer bestillingsaktivitet for abonnementer som inkluderer dette.

Søk

Søket i Bestillinger støtter gjest, e-post og hendelsestekst. Tøm søket eller filtrene når en kjent bestilling ikke vises.

Tilgjengelige handlinger

En bestilling som krever bekreftelse, kan godkjennes eller avslås. Bekreftede bestillinger kan avbestilles eller flyttes gjennom flyttingsprosessen. Gjennomførte timer kan merkes som fullført eller uteblitt der disse handlingene er tilgjengelige.

For betaling på stedet kan en ansvarlig merke beløpet som betalt eller ubetalt. Status for nettbetaling og refusjon kommer fra Stripe.

Hva skjer etter en endring?

Clearslot registrerer endringen og sender den aktuelle transaksjonsmeldingen på e-post. Når kalenderskriving er aktivert, legges støttede endringer også inn i leverandørens hendelse. Betalt avbestilling følger reglene for bestillingen og refusjon.

Gjestetilgang

Administrasjonssiden inneholder bestillings- og kontaktopplysninger, så nettadressen skal behandles som privat. En gjest trenger ikke en Clearslot-konto for å bruke den fra et tillatt sted.

Hvis reglene tillater det, kan gjesten avbestille eller velge et nytt tidspunkt. En bestilling som venter på vertens bekreftelse, viser denne statusen til verten svarer.

Kontaktopplysninger

Kontakter-siden lister navn, e-post, telefonnummer når det er samlet inn, antall bestillinger og siste bestilling. Søk avgrenser listen etter kontaktopplysninger.

Notater om en kontakt er for arbeidsområdet ditt. De vises ikke på den offentlige bestillingssiden og sendes ikke til gjesten.

Eksport

Eksporter CSV laster ned de gjeldende kontaktdataene for bruk utenfor Clearslot. Funksjonen er tilgjengelig for eiere og administratorer fordi filen inneholder private notater. Behandle eksporterte filer som kundedata, og oppbevar dem deretter.

Før du begynner

Kontroller at forespørselen kommer fra personen dataene gjelder, for eksempel ved å svare til e-postadressen vedkommende bestilte med. En forespørsel skal normalt besvares innen én måned.

Hver forespørsel gjelder én e-postadresse. Hvis kunden har bestilt med flere adresser, gjentar du trinnene for hver av dem. Dataforespørsler finner også personer som ikke er i kundelisten din, for eksempel kunder som har betalt på nett.

Send en kopi av dataene

Last ned kundens data lager en JSON-fil med kundens bestillinger, skjemasvar, notater, betalingssammendrag og e-postene som er sendt til kunden. Les filen før du sender den, og fjern opplysninger om andre personer. Fakturaer for nettbetalinger finner du i Stripe-kontoen din.

Slett en kunde

• Velg Slett denne kunden… for å se hva som endres før noe fjernes.
• Bestillinger blir værende i rapportene og kapasitetstellingene dine, men vises som Slettet kunde, uten kontaktopplysninger, svar eller notater.
• Kundeoppføringen, skjemasvar, notater, påminnelser og kalenderhendelsene og videomøtene som Clearslot opprettet, fjernes.
• Betalingsopplysninger beholdes for regnskapet. Fakturaer og kvitteringer blir værende i Stripe-kontoen din.
• Kommende bestillinger må avbestilles først, og åpne betalinger eller refusjoner må være fullført.
• Skriv inn e-postadressen for å bekrefte. Slettingen kan ikke angres.

Hvis en kalender er frakoblet

Når et teammedlem har koblet fra kalender- eller videokontoen sin, kan Clearslot ikke nå disse hendelsene. Resultatet viser dem, slik at du kan slette dem selv.

Send en invitasjon

1. Åpne Organisasjon og velg Medlemmer.
2. Skriv inn personens e-postadresse.
3. Velg Administrator eller Medlem.
4. Send invitasjonen.
5. Send den på nytt eller trekk den tilbake fra Ventende invitasjoner ved behov.

Roller

Eieren styrer arbeidsområdet og kan overføre eierskap. Administratorer kan administrere organisasjonens innstillinger og medlemmer. Medlemmer bruker planleggingsfunksjonene som arbeidsområdets tillatelser åpner for. Ansatte trenger ikke bo i EØS for å bli med i en kvalifisert virksomhet, men stedlige tilgangsbegrensninger gjelder fortsatt.

Ikke fjern eller nedgrader den siste administratoren før et annet medlem kan overta ansvaret.

Arbeidsområdets størrelse

Grensen inkluderer alle aktive medlemmer og alle ventende invitasjoner som ikke har utløpt. Trekk tilbake invitasjoner du ikke lenger trenger, for å frigjøre plass. Hvis skolen eller organisasjonen din trenger mer enn 500 medlemmer, kontakter du brukerstøtte for å diskutere en høyere grense.

Grupper

Opprett en gruppe for en avdeling, region eller annen driftsenhet. Legg deretter til medlemmer og velg eventuelle gruppeadministratorer. Grupper avgrenser administrasjonen; de oppretter ikke bestillingstilgjengelighet på egen hånd.

Administrerte hendelser

En mal for administrerte hendelser gir de tildelte medlemmene samme oppsett for bestillingslenker. Medlemmene kan ikke endre låste felt. Bruk dette når et team trenger like titler, varigheter, møtemåter eller regler.

Opprett oversikten

1. Åpne Lokaler og ressurser.
2. Opprett typer som Behandlingsrom eller Tennisbane.
3. Legg til hver faktiske ressurs og tildel typen.
4. Merk ressursen som aktiv, og legg til en beskrivelse hvis de ansatte trenger det.
5. Velg alltid tilgjengelig eller legg til egne ukentlige åpningstider og unntak.

Slik fungerer bestillingen

Når en tjeneste krever en ressurstype, er tidspunktet tilgjengelig bare hvis minst én aktiv ressurs av den typen er ledig. Lavere sorteringsnumre foretrekkes når flere egnede ressurser er ledige.

Ressursens planleggingsregler kan legge til egne pauser, frister, grenser og bestillingsvindu.

Lag skjemaet

1. Åpne Fordelingsskjemaer og velg Nytt skjema.
2. Legg til tittel, beskrivelse og nettadressekode.
3. Legg til felt og svaralternativer ved behov.
4. Merk de nødvendige feltene som obligatoriske.
5. Aktiver skjemaet og kopier den offentlige lenken.

Rekkefølge på felt

Flytt felt opp eller ned for å styre rekkefølgen de besøkende ser. Bruk enkle etiketter som gjør det forventede svaret tydelig uten å være avhengig av plassholdertekst.

Legg til en regel

1. Velg et felt og en operator for den første betingelsen.
2. Skriv inn eller velg verdien som skal samsvare.
3. Legg til flere betingelser ved behov, og velg om alle eller noen må samsvare.
4. Velg bestillingslenken, den eksterne nettadressen eller den egendefinerte meldingen som brukes for dette resultatet.
5. Angi et standardmål for hvert svar som ikke passer noen regel.

Test alternativene

Åpne det offentlige skjemaet og send inn ett sett med svar for hver regel, samt ett som går til standardvalget. Et fordelingsskjema kvalifiserer og videresender besøkende; det oppretter ingen bestilling før den besøkende fullfører den valgte bestillingssiden.

Fullfør tilkoblingen

1. Åpne Innstillinger og gå til Stripe-betalinger.
2. Velg Koble til Stripe eller Fullfør oppsett.
3. Oppgi virksomhets- og utbetalingsopplysningene Stripe ber om.
4. Gå tilbake til Clearslot og bekreft at kontoen er aktiv.

Hva tilkoblingen gjør

En aktiv tilkobling lar aktuelle bestillingslenker innhente nettbetaling. Stripe håndterer betalingen og utbetalingskontoen. Clearslot registrerer bestillingens betalingsstatus og ber om støttede refusjoner når bestillingsreglene krever det.

Stripes behandlingsgebyrer kommer i tillegg til Clearslots priser. Clearslot legger ikke til bestillingsprovisjon.

Betalingsmåter

• Ingen betaling lar kunden bestille uten et utestående betalingsbeløp.
• Betal på nett krever Stripe-betaling før bestillingen bekreftes.
• Betal på stedet holder oversikt over beløpet som skal innhentes ved timen.
• Kunden velger lar kunden velge betaling på nett eller på stedet.

Pris og valuta

Angi beløpet og en støttet betalingsvaluta på bestillingslenken. Sjekk den offentlige siden etter lagring, slik at prisen og betalingsvalgene er tydelige før kunden velger et tidspunkt. Dette er virksomhetens kundepriser, og de følger ikke Clearslots regler for abonnementsavgifter.

Gratis og betalt kapasitet

Gratisabonnementet inkluderer én aktiv bestillingslenke. Betalt kapasitet beregnes fra personer og fysiske ressurser som kan bestilles i arbeidsområdet. Den offentlige priskalkulatoren kan anslå månedskostnaden før du endrer abonnementet. Prisene vises med + mva. Finsk merverdiavgift (25,5 %) gjelder foreløpig for aktuelle kjøp i EU. Kvalifiserende bedriftskjøp på tvers av EU-land bruker omvendt avgiftsplikt. Kjøp i Norge, Island og Liechtenstein kan foreløpig være uten tillegg av merverdiavgift; Checkout viser avgiften som skal betales. Google Kalender, Google Meet og nettbetalinger med Stripe krever et betalt abonnement. Gratisabonnementet inkluderer lokal kalender, e-postvarsler og betaling på stedet.

Faktureringsportal

Når arbeidsområdet har en faktureringskunde hos Stripe, kan faktureringsvalgene åpne den eksterne portalen for støttede handlinger knyttet til betalingsmåte, faktura og abonnement. Clearslot viser en advarsel i Innstillinger når en abonnementsbetaling trenger oppfølging. Virksomhetens etableringsland bestemmer abonnementsprisen og låses etter oppsettet. Kontakt brukerstøtte for en gjennomgått rettelse eller flytting; ikke endre faktureringslandet for å velge en annen pris.

Endre e-postadressen

1. Åpne Innstillinger og finn delen for innloggingsadresse.
2. Skriv inn den nye e-postadressen og be om en bekreftelseskode.
3. Skriv inn den sekssifrede koden som sendes til den nye adressen.
4. Bruk den nye adressen neste gang du logger inn.

Endre passordet

Skriv inn gjeldende passord og et nytt passord under Passord og sikkerhet. Når du endrer passordet, logges andre aktive økter ut. Hvis en ekstern identitetsleverandør administrerer kontoen, må enkelte endringer av innloggingsopplysninger gjøres hos den leverandøren.

Gjør den offentlige siden gjenkjennelig

Bruk virksomhetsnavnet og de visuelle innstillingene kundene allerede kjenner. Forhåndsvis mer enn én bestillingslenke, siden titler, tjenester, gruppetimer og stedsopplysninger kan endre innholdsmengden rundt profileringselementene.

Profileringsinnstillingene avhenger av det gjeldende abonnementet. Innstillinger-siden merker valgene som krever betalt profilering.