Ako vám môžeme pomôcť?

Skôr než začnete

Použite e-mailovú adresu, ku ktorej máte prístup. Clearslot počas registrácie pošle overovaciu správu a túto adresu používa aj na oznámenia o účte.

Pracovný priestor môže patriť jednej osobe alebo tímu. Členstvo v tíme aj rezervačnú kapacitu môžete neskôr zmeniť.

Skontrolujte údaje účtu

1. Prihláste sa a otvorte Nastavenia.
2. V časti Účet zadajte meno, ktoré sa bude zobrazovať kolegom a zákazníkom.
3. Vyberte časové pásmo svojho rozvrhu.
4. Uložte nastavenia účtu.

Pripojte účet

1. Otvorte Nastavenia a nájdite Integrácie.
2. Vyberte Pripojiť Google.
3. Vyberte účet Google a povoľte požadovaný prístup.
4. Vráťte sa do aplikácie Clearslot a overte, že Google Calendar je označený ako pripojený.

Ako funguje synchronizácia

Obsadené udalosti vo vašom hlavnom Google Calendar blokujú prekrývajúce sa termíny v Clearslote. Potvrdené rezervácie z Clearslotu sa pridávajú do tohto kalendára a podporované zmeny zostávajú synchronizované.

Externé zmeny sa načítajú, keď otvoríte Kalendár, a automaticky na pozadí. Pripojený kalendár nenahrádza vaše týždenné hodiny ani pravidlá plánovania v Clearslote.

Odpojenie

Otvorte Nastavenia a nájdite Integrácie. Pri Google Calendar vyberte Odpojiť. Prístup Clearslotu sa odvolá, obsadené časy z Google Calendar prestanú blokovať termíny a nové rezervácie sa doň už nepridávajú. Existujúce rezervácie v Clearslote zostanú.

Vytvorte stránku

1. Na hlavnom paneli otvorte Rezervačné odkazy.
2. Vyberte Nový rezervačný odkaz a potom Stretnutie.
3. Zadajte zrozumiteľný názov a trvanie.
4. Vyberte plán dostupnosti, ktorý určuje voľné termíny.
5. Vyberte aspoň jeden spôsob stretnutia a pridajte údaje o mieste.
6. Uložte rezervačný odkaz.

Zdieľajte odkaz

V zozname Rezervačné odkazy je pri každej stránke akcia Kopírovať odkaz. Verejnú rezervačnú stránku môže otvoriť každý, kto má jej URL adresu, ak ste jej viditeľnosť nezmenili na súkromnú.

Pred odoslaním odkaz sami otvorte. Skontrolujte názov, dostupné termíny, spôsob stretnutia, spôsob platby a potvrdzovaciu správu.

Upravte plán

1. Otvorte Dostupnosť.
2. Vyberte plán, ktorý chcete upraviť.
3. V časti Týždenná dostupnosť zapnite alebo vypnite pracovné dni a pre každý otvorený deň nastavte jeden alebo viac časových blokov.
4. Pred odchodom zo stránky počkajte na potvrdenie automatického uloženia.

Použite viac plánov

Ďalší plán vytvorte vtedy, keď rezervačné odkazy potrebujú odlišné hodiny. Konzultácie môžu napríklad používať jeden plán a lekcie iný.

Predvolený plán sa použije pri odkazoch, ktoré nemajú zvolený iný plán. Ak plán odstránite, odkazy, ktoré ho používali, prejdú na predvolený plán.

Pridajte výnimku pre konkrétny dátum

1. Otvorte Dostupnosť a vyberte Výnimky pre konkrétny dátum.
2. Vyberte Pridať výnimku.
3. Vyberte jeden alebo viac dátumov.
4. Označte ich ako nedostupné alebo zadajte vlastné hodiny.
5. Vyberte, či sa zmena použije na jeden plán alebo na všetky plány.

Skontrolujte sviatky

Clearslot zobrazí sviatky podľa krajiny uvedenej v nastaveniach. Sviatky blokujú dostupnosť, kým konkrétny sviatok nevypnete.

Správcovia tímu môžu spravovať aj nastavenia sviatkov organizácie a vlastné firemné dátumy.

Dostupné pravidlá

• Časová rezerva pred rezerváciou ponechá voľný čas pred jej začiatkom.
• Časová rezerva po rezervácii ponechá voľný čas po jej skončení.
• Minimálny predstih zabráni rezerváciám na poslednú chvíľu.
• Rezervačné obdobie určuje, ako ďaleko do budúcnosti si možno rezervovať termín.
• Denné a týždenné limity obmedzujú počet rezervácií v danom období.

Ako sa pravidlá kombinujú

Termín sa zobrazí iba vtedy, keď vyhovuje týždennej dostupnosti, výnimkám pre konkrétny dátum, nastaveniam sviatkov, pravidlám plánovania, konfliktom v pripojenom kalendári, dostupnosti organizátora a dostupnosti všetkých potrebných zdrojov.

Zmeny sa použijú pri nových výpočtoch dostupnosti. Existujúce rezervácie zostanú v kalendári, ak ich samostatne nezmeníte.

Zmeňte zobrazené údaje

Pracovný priestor Kalendár môže zobraziť rezervácie spolu s vypočítanou dostupnosťou a udalosťami z externých kalendárov. Tímové pracovné priestory umožňujú prepnúť zobrazenú osobu a firmy pracujúce so zdrojmi môžu filtrovať podľa zdroja.

Vrstvy kalendára pomáhajú zistiť, prečo je obdobie voľné alebo zablokované. Samotný plán nemenia. Pravidlá upravíte v časti Dostupnosť.

Otvorte rezerváciu

Výberom rezervácie skontrolujete účastníka, čas, organizátora, miesto, odpovede, stav platby a dostupné akcie správy. Pri videohovore sa zobrazí možnosť pripojenia, ak existuje URL adresa stretnutia.

Dostupné typy stránok

• Rýchla pozvánka vytvorí odkaz na jedno použitie pre jednu osobu a po použití vyprší.
• Stretnutie podporuje stretnutie dvoch osôb, rotačné priraďovanie, spoločné stretnutie a skupinové stretnutie.
• Služba umožní zákazníkovi vybrať si službu a oprávneného poskytovateľa služby.
• Skupinová lekcia zverejní naplánované termíny lekcie s kapacitou a voliteľnou čakacou listinou.
• Priestor umožní rezervovať konkrétny objekt alebo dostupný objekt daného typu.

Zmena typu

Typ stránky vyberáte pri vytváraní rezervačného odkazu. Nastavenia a priebeh rezervácie závisia od zvoleného typu. Ak potrebujete iný model rezervácie, vytvorte nový odkaz.

Spôsoby stretnutia

Odkaz môže ponúkať Google Meet, Telefonický hovor alebo Osobne. Ak ponúknete viac možností, účastník si vyberie pri rezervácii. Pred automatickým vytváraním videohovorov pripojte Google v Nastaveniach.

Pri osobných stretnutiach pridajte adresu, miestnosť alebo číslo kancelárie a pokyny k príchodu. Telefonický hovor vyžaduje telefónne číslo účastníka.

Organizátori a priraďovanie

Ako organizátorov pridajte rezervovateľné osoby z pracovného priestoru. Odkazy s rotačným priraďovaním priradia jedného dostupného organizátora podľa vybraného spôsobu rotácie. Spoločné stretnutie vyžaduje súčasnú dostupnosť vybraných organizátorov. Skupinové stretnutie umožní rezervovať rovnaký termín viacerým účastníkom až do nastaveného limitu.

Ďalšie nastavenia

Môžete vyžadovať potvrdenie organizátorom, povoliť opakované rezervácie, nastaviť pravidlá zrušenia a zmeny termínu, naplánovať pripomienky, zbierať vlastné odpovede a upraviť potvrdzovaciu správu. Niektoré nastavenia závisia od aktuálneho programu.

Vytvorte zoznam služieb

1. Vytvorte alebo upravte rezervačný odkaz typu Služba.
2. Pridajte každú službu s názvom pre zákazníkov, trvaním a nastaveniami ceny.
3. Vyberte členov tímu, ktorí ju môžu poskytovať.
4. Ak služba potrebuje miestnosť, kreslo alebo iný spoločný zdroj, vyberte požadovaný typ zdroja.
5. Pred zdieľaním skontrolujte verejnú stránku.

Ako sa nájde termín

Clearslot spojí trvanie služby s dostupnosťou poskytovateľa služby, konfliktmi v externom kalendári, časovými rezervami, limitmi a dostupnosťou zdroja. Ak je voľných viac vhodných zdrojov, Clearslot môže jeden z nich priradiť pri rezervácii.

Nastavte skupinovú lekciu

Stránka skupinovej lekcie obsahuje spoločný názov, opis, nastavenia platby, inštruktorov a voliteľnú miestnosť alebo zdroj. Termíny lekcie určujú dátumy, časy a kapacitu, ktorú si ľudia môžu rezervovať.

Opakované skupinové lekcie

Šablóna opakovanej skupinovej lekcie vytvára budúce termíny podľa dňa v týždni, času, dátumu začiatku a voliteľného dátumu ukončenia. Môžete pridať aj jednorazový termín lekcie. Zrušením termínu označíte daný výskyt ako zrušený, no existujúce záznamy rezervácií zostanú zachované.

Zdieľajte URL adresu

Použite možnosť Kopírovať odkaz v zozname Rezervačné odkazy alebo na stránke úprav. Ak chcete vidieť rovnaký stav ako nový návštevník, otestujte verejnú URL adresu v súkromnom okne prehliadača.

Vložte stránku na web

Na stránke úprav nájdete informácie na vloženie rezervačnej stránky na iný web. Vložený prvok zobrazuje verejný priebeh rezervácie, no nesprístupňuje hlavný panel Clearslot.

Sledujte kanál

V Nastaveniach zapnite sledovanie kanálov a potom vytvorte globálne odkazy alebo odkazy pre konkrétnu udalosť. Pre každý zdroj, ktorý chcete rozlíšiť, napríklad newsletter alebo profil na sociálnej sieti, použite samostatnú kanálovú URL adresu.

Vyberte správne zobrazenie

• Rezervácie zobrazujú zoznam záznamov a umožňujú filtrovať nadchádzajúce a minulé rezervácie aj podľa stavu.
• Dnes zobrazuje nedávnu aktivitu rezervácií, platieb a systému spolu s tým, čo nasleduje.
• Kalendár umiestni rezervácie do mesačného, týždenného alebo denného zobrazenia.
• Analytika sumarizuje aktivitu rezervácií v programoch, ktoré ju obsahujú.

Vyhľadávanie

Vyhľadávanie v časti Rezervácie prijíma meno účastníka, e-mail a text udalosti. Ak sa známa rezervácia nezobrazuje, vymažte vyhľadávanie alebo filtre.

Dostupné akcie

Rezerváciu, ktorá vyžaduje potvrdenie, možno schváliť alebo zamietnuť. Potvrdenej rezervácii možno zmeniť termín alebo ju zrušiť. Dokončený termín možno označiť ako dokončený alebo ako neúčasť, ak sú tieto možnosti dostupné.

Pri platbe na mieste môže správca označiť zostatok ako zaplatený alebo nezaplatený. Stav platby online a jej vrátenia pochádza zo Stripe.

Čo sa stane po zmene

Clearslot zaznamená zmenu a odošle príslušný transakčný e-mail. Keď je zapnutý zápis do kalendára, podporované zmeny sa použijú aj na udalosť u poskytovateľa kalendára. Zrušenie zaplatenej rezervácie sa riadi pravidlami rezervácie a vrátenia platby.

Prístup účastníka

Stránka správy obsahuje údaje rezervácie a kontaktné údaje, preto jej URL adresu považujte za súkromnú. Účastník na jej použitie nepotrebuje účet Clearslot.

Ak to pravidlá povoľujú, účastník môže rezerváciu zrušiť alebo si vybrať nový termín. Rezervácia čakajúca na potvrdenie organizátorom zobrazuje tento stav, kým organizátor neodpovie.

Záznamy kontaktov

Na stránke Kontakty sa zobrazuje meno, e-mail, prípadne získané telefónne číslo, počet rezervácií a najnovšia rezervácia. Vyhľadávanie zúži zoznam podľa kontaktných údajov.

Poznámky pri kontakte sú určené pre váš pracovný priestor. Nezobrazujú sa na verejnej rezervačnej stránke ani sa neposielajú účastníkovi.

Exporty

Exportovať CSV stiahne aktuálne kontaktné údaje na použitie mimo Clearslot. Je k dispozícii vlastníkom a správcom, pretože súbor obsahuje súkromné poznámky. Exportované súbory obsahujú údaje zákazníkov, preto ich zodpovedajúcim spôsobom chráňte.

Skôr než začnete

Overte, či žiadosť pochádza od osoby, ktorej sa údaje týkajú, napríklad tak, že odpoviete na e-mailovú adresu, s ktorou rezervovala. Na žiadosť treba zvyčajne odpovedať do jedného mesiaca.

Každá žiadosť sa týka jednej e-mailovej adresy. Ak zákazník rezervoval s viacerými adresami, zopakujte kroky pre každú z nich. Žiadosti o údaje nájdu aj ľudí, ktorí nie sú vo vašom zozname zákazníkov, napríklad zákazníkov, ktorí platili online.

Odoslanie kópie údajov

Stiahnuť údaje zákazníka vytvorí súbor JSON s rezerváciami, odpoveďami z formulárov, poznámkami a prehľadmi platieb zákazníka a s e-mailmi, ktoré mu boli odoslané. Pred odoslaním si ho prečítajte a odstráňte informácie o iných ľuďoch. Faktúry za online platby nájdete vo svojom účte Stripe.

Vymazanie zákazníka

• Zvoľte Vymazať tohto zákazníka…, aby ste videli, čo sa zmení, skôr než sa čokoľvek odstráni.
• Rezervácie zostanú vo vašich prehľadoch a výpočtoch kapacity, ale zobrazia sa ako Vymazaný zákazník, bez kontaktných údajov, odpovedí a poznámok.
• Odstráni sa záznam zákazníka, odpovede z formulárov, poznámky, pripomienky a udalosti v kalendári a videostretnutia, ktoré vytvoril Clearslot.
• Platobné záznamy sa ponechávajú pre účtovníctvo. Faktúry a potvrdenia zostávajú vo vašom účte Stripe.
• Nadchádzajúce rezervácie treba najprv zrušiť a otvorené platby alebo vrátenia platieb musia byť dokončené.
• Na potvrdenie zadajte e-mailovú adresu. Vymazanie sa nedá vrátiť späť.

Ak je kalendár odpojený

Ak člen tímu odpojil svoj kalendárový alebo video účet, Clearslot sa k týmto udalostiam nedostane. Výsledok ich vypíše, aby ste ich mohli odstrániť sami.

Odošlite pozvánku

1. Otvorte Organizáciu a vyberte Členovia.
2. Zadajte e-mailovú adresu osoby.
3. Vyberte Správca alebo Člen.
4. Odošlite pozvánku.
5. V prípade potreby ju znova odošlite alebo odvolajte v časti Čakajúce pozvánky.

Roly

Vlastník riadi pracovný priestor a môže previesť vlastníctvo. Správcovia môžu spravovať nastavenia organizácie a členov. Členovia používajú funkcie plánovania povolené oprávneniami pracovného priestoru.

Posledného správcu neodstraňujte ani mu neznižujte rolu, kým túto zodpovednosť nemôže prevziať iný člen.

Limit členov

Organizácia môže mať najviac 500 aktívnych členov vrátane vlastníka. Nevypršané pozvánky tiež zaberajú miesta. Spolupracovníci s prístupom iba do pracovného priestoru sa započítavajú do limitu, ale nezvyšujú platenú kapacitu rezervovateľných osôb. Nepotrebné pozvánky odvolajte alebo kontaktujte podporu, ak potrebujete viac ako 500 miest.

Skupiny

Vytvorte skupinu pre oddelenie, región alebo inú prevádzkovú jednotku, pridajte členov a vyberte správcov skupiny. Skupiny vymedzujú správu, no samy nevytvárajú dostupnosť rezervácií.

Spravované udalosti

Šablóna spravovanej udalosti poskytne priradeným členom rovnaké nastavenie rezervačného odkazu. Títo členovia nemôžu meniť zamknuté polia. Použite ju, keď tím potrebuje jednotné názvy, trvanie, spôsoby stretnutia alebo pravidlá.

Vytvorte inventár

1. Otvorte Priestory a zdroje.
2. Vytvorte typy, napríklad Ošetrovňa alebo Tenisový kurt.
3. Pridajte každý konkrétny zdroj a priraďte mu typ zdroja.
4. Nastavte zdroj ako aktívny a pridajte opis, ak ho personál potrebuje.
5. Vyberte možnosť Vždy dostupné alebo pridajte vlastnú týždennú dostupnosť a výnimky.

Správanie pri rezervácii

Ak služba vyžaduje typ zdroja, termín je dostupný iba vtedy, keď je voľný aspoň jeden aktívny zdroj daného typu. Ak je voľných viac vhodných zdrojov, prednosť majú zdroje s nižším číslom poradia.

Pravidlá plánovania zdroja môžu mať vlastné časové rezervy, predstih, limity a rezervačné obdobie.

Vytvorte formulár

1. Otvorte Smerovacie formuláre a vyberte Nový formulár.
2. Pridajte názov, opis a identifikátor URL adresy.
3. Pridajte polia a podľa potreby možnosti výberu.
4. Potrebné polia označte ako povinné.
5. Zapnite formulár a skopírujte jeho verejný odkaz.

Poradie polí

Presúvaním polí nahor alebo nadol určíte poradie pre návštevníkov. Použite jasné názvy, z ktorých je očakávaná odpoveď zrejmá aj bez zástupného textu.

Pridajte pravidlo

1. Vyberte pole a operátor prvej podmienky.
2. Zadajte alebo vyberte porovnávanú hodnotu.
3. Podľa potreby pridajte ďalšie podmienky a vyberte, či sa musia zhodovať všetky alebo aspoň jedna.
4. Vyberte rezervačný odkaz, externú URL adresu alebo vlastnú správu pre daný výsledok.
5. Nastavte predvolený cieľ pre každú odpoveď bez zhody.

Otestujte všetky cesty

Otvorte verejný formulár a odošlite jednu sadu odpovedí pre každé pravidlo aj jednu, ktorá dosiahne predvolený cieľ. Smerovací formulár kvalifikuje a presmeruje návštevníkov. Rezerváciu vytvorí až návštevník, keď dokončí cieľovú rezervačnú stránku.

Dokončite pripojenie

1. Otvorte Nastavenia a prejdite na Platby cez Stripe.
2. Vyberte Pripojiť Stripe alebo Dokončiť nastavenie.
3. Poskytnite údaje o firme a vyplácaní, ktoré Stripe vyžaduje.
4. Vráťte sa do aplikácie Clearslot a overte, že účet je aktívny.

Čo pripojenie umožňuje

Aktívne pripojenie umožní oprávneným rezervačným odkazom prijímať platby online. Stripe spracúva platbu a vyplácanie prostriedkov. Clearslot zaznamenáva stav platby rezervácie a iniciuje podporované vrátenia platieb, keď to vyžadujú pravidlá rezervácie.

Poplatky za spracovanie v Stripe sú oddelené od cien Clearslot. Clearslot si neúčtuje províziu z rezervácie.

Spôsoby platby

• Bez platby umožní zákazníkovi vytvoriť rezerváciu bez zostatku na úhradu.
• Platba online vyžaduje platbu cez Stripe pred potvrdením rezervácie.
• Platba na mieste eviduje sumu, ktorú treba uhradiť pri návšteve.
• Zákazník si vyberá umožní zákazníkovi zvoliť platbu online alebo na mieste.

Cena a mena

Na rezervačnom odkaze nastavte sumu a podporovanú menu platby. Po uložení skontrolujte verejnú stránku, aby boli cena a možnosti platby jasné ešte pred výberom termínu zákazníkom.

Bezplatná a platená kapacita

Bezplatný program obsahuje jeden aktívny rezervačný odkaz. Cenotvorba podľa kapacity vychádza z počtu rezervovateľných osôb a rezervovateľných objektov v pracovnom priestore. Verejná cenová kalkulačka dokáže pred zmenou programu odhadnúť mesačnú sumu. Google Kalendár, Google Meet a online platby cez Stripe vyžadujú platený program. Bezplatný plán zahŕňa interný kalendár, e-mailové upozornenia a platbu na mieste.

Fakturačný portál

Keď má pracovný priestor zákaznícky účet pre fakturáciu v Stripe, ovládacie prvky fakturácie môžu otvoriť portál prevádzkovaný službou Stripe na podporované úkony so spôsobom platby, faktúrami a predplatným. Ak platba predplatného vyžaduje pozornosť, Clearslot zobrazí upozornenie v Nastaveniach.

Zmeňte e-mailovú adresu

1. Otvorte Nastavenia a nájdite časť s prihlasovacím e-mailom.
2. Zadajte novú e-mailovú adresu a požiadajte o potvrdzovací kód.
3. Zadajte šesťmiestny kód odoslaný na novú adresu.
4. Pri ďalšom prihlásení použite novú adresu.

Zmeňte heslo

V časti Heslo a zabezpečenie zadajte aktuálne a nové heslo. Zmena hesla odhlási ostatné aktívne relácie. Ak účet spravuje externý poskytovateľ identity, niektoré prihlasovacie údaje možno budete musieť zmeniť u neho.

Zachovajte rozpoznateľnosť verejnej stránky

Použite názov firmy a vizuálne nastavenia, ktoré zákazníci poznajú. Zobrazte náhľad viacerých rezervačných odkazov, pretože názvy, služby, skupinové lekcie a údaje o mieste môžu meniť množstvo obsahu okolo prvkov značky.

Ovládacie prvky vizuálnej identity závisia od aktuálneho programu. Stránka Nastavenia označuje možnosti, ktoré vyžadujú platené nastavenia vizuálnej identity.